30.09.2019

Llevar registros de las horas de trabajo de los empleados. Casos seleccionados de tabulación. Contabilidad resumida: características de cálculo

1. DISPOSICIONES GENERALES

1.1. Este Reglamento se introduce para sistematizar el proceso de recopilación y procesamiento de información sobre el tiempo de trabajo de los empleados de la empresa.

El registro del tiempo de trabajo utilizado se organiza para los siguientes fines:

asegurar el control sobre la asistencia oportuna de los trabajadores y empleados al trabajo, identificando retrasos y ausencias;
monitorear la presencia de personal en los lugares de trabajo durante el horario laboral, así como la salida y llegada oportuna de los empleados durante la pausa del almuerzo;
registrar la salida oportuna de los empleados del trabajo al final de la jornada laboral;
contabilizar el tiempo realmente trabajado, el tiempo de inactividad, las enfermedades, las vacaciones y otras formas de uso del tiempo de trabajo;
registro de ausentismo.
- Para referencia hoja de tiempo Se asignan horas de trabajo en los sitios y divisiones de la empresa. personas responsables de entre los empleados de estas áreas y divisiones.
- EN responsabilidades laborales Para los empleados responsables del cronometraje, se introducen las siguientes funciones: monitorear el tiempo real dedicado por los trabajadores del sitio o los empleados del departamento en el trabajo y mantener hojas de horas con la responsabilidad de reflejar correctamente el tiempo de trabajo de los empleados en la hoja de horas y la presentación oportuna de la hoja de horas para cálculo al departamento de contabilidad.
- El empleado responsable de los registros de tiempo debe mantener registros del tiempo realmente trabajado por cada empleado del sitio o división. Un empleado está incluido en la hoja de tiempo y excluido de ella sobre la base de los documentos de registros de personal primarios (pedido, contrato). A cada empleado se le asigna un número de personal, que se ingresa en todos los documentos contables laborales y salariales y que el empleado conserva durante cualquier movimiento dentro de la organización. Si un empleado es despedido, su número de personal, por regla general, no se asigna a otro empleado durante tres años.
- Los jefes de departamento deben notificar al empleado que lleva la hoja de horas sobre la ausencia de los empleados debido a una enfermedad en el momento de completar y enviar la hoja de horas al departamento de contabilidad.
- Para realizar las funciones de registrar las horas de trabajo y mantener las hojas de tiempo, el empleado:
  - mantiene registros del personal del sitio o división;
  - basado en documentos (órdenes de personal y asuntos Generales) realiza cambios en la lista relacionados con contratación, despido, reubicación, cambio de horarios de trabajo, calificaciones, concesión de vacaciones, etc.;
  - ejerce control sobre la asistencia puntual al trabajo y salidas del trabajo, presencia en el lugar de trabajo de los empleados (con notificación al jefe del departamento sobre ausencias, tardanzas, salidas prematuras de los empleados y los motivos que las provocaron);
  - controla la puntualidad en la presentación y correcta ejecución de los documentos que confirman el derecho de los empleados a ausentarse del lugar de trabajo: certificados de incapacidad laboral temporal, certificados de cuidados de enfermería, pago de vacaciones, despido y otros documentos firmados por el gerente;
  - prepara listas de empleados para emitir órdenes de trabajo los fines de semana y feriados no laborables.
- Si es imposible para un empleado designado realizar temporalmente las funciones de llevar registros de tiempo, el jefe de la unidad, mediante su orden para este período, nombra un ejecutor responsable y notifica al jefe de régimen y gestión de personal (inspector de recursos humanos - secretario) .
- Todos los empleados cuyas funciones son responsables de mantener registros de tiempo deben familiarizarse con este Reglamento al momento de su firma.

REGISTROS DE AUSENCIAS DE EMPLEADOS.
- Libro de registro de licencias por enfermedad, Libro de registro de licencias (regular, por cuenta propia, educativo): documentos que reflejan el apellido, nombre, patronímico, puesto, departamento, período de tiempo, motivo de la ausencia del lugar de trabajo, motivo del empleado.
- La fecha y hora de la ausencia del empleado son registradas en diarios por el inspector de recursos humanos (secretario), basándose en declaraciones certificadas, certificados de citación de Instituciones educacionales y baja por enfermedad.
- Cada mes, la información del diario es verificada por empleados de los departamentos responsables del registro de tiempos, quienes verifican los datos del diario con los documentos disponibles y, si es necesario, averiguan razones reales Ausencia de empleados del lugar de trabajo.
- En caso de no presentar los documentos justificativos en la forma prescrita, el motivo de la ausencia se considera salida no autorizada del lugar de trabajo.
- Si un empleado está ausente del lugar de trabajo durante más de 4 horas seguidas y los documentos que confirman su derecho a ausencia no se proporcionan de la manera prescrita, el empleado recibe ausentismo y no está sujeto a pago por la jornada laboral. El ausentismo se emite en la forma establecida. legislación laboral.
- El inspector de personal (secretario) desarrolla los formularios para llevar registros de los empleados ausentes.

NORMAS PARA COMPLETAR EL HORARIO
- Las hojas de horas se mantienen en versiones electrónicas o impresas.
- La versión electrónica de la hoja de horas la ingresa el contador que calcula salarios, responsable de los registros de tiempo, en la base de datos 1C, teniendo en cuenta los siguientes requisitos:
  - En la hoja de horas los datos se introducen desglosados por día.
  - Todos los tipos de tiempo de trabajo (total de horas trabajadas, horas nocturnas trabajadas, horas extras) se indican en una única hoja de tiempo para cada departamento.
  - Las horas de trabajo los fines de semana y festivos no laborables se indican en una hoja de tiempo adicional para cada departamento por separado.
  - El nombre del departamento en la hoja de horas se indica en la columna "comentario".
  - En la columna "fecha de compilación" de la hoja de tiempo de trabajo, se indica el último día del mes del informe.
- La hoja de horas ingresada en la base de datos electrónica 1C la realiza directamente el contador que ingresó los datos.
- Además, los empleados responsables de las hojas de horas pueden completar hojas de horas tanto en papel como en formato Excel según el Apéndice 2 e imprimirlas en papel. La hoja de horas firmada se transfiere al departamento de contabilidad para su almacenamiento.
- La hoja de horas contiene la firma del contador responsable de la nómina (en la esquina inferior derecha), la visa del jefe inmediato del departamento (en la esquina inferior izquierda) debajo de la firma del empleado responsable de mantener la hoja de horas. La firma del empleado responsable y la visa del gerente contienen: cargo, nombre completo, firma, fecha de la firma.
- A El contenido de la boleta de calificaciones está sujeto a los siguientes requisitos: :
  - Los datos sobre los empleados se ingresan en la hoja de tiempo en estricta conformidad con la implementación de la plantilla del departamento.
  - Si el lugar de trabajo real del empleado está en otro departamento, la entrada en la hoja de horas la realiza la persona responsable de mantener la hoja de horas del departamento en el que está incluido este empleado, pero por recomendación del gerente bajo cuya subordinación directa. él trabaja. En este caso, el supervisor inmediato, con su firma (debajo de la firma del responsable de mantener la hoja de tiempo con transcripción y fecha), certifica que la hoja de tiempo está correctamente completada para sus subordinados.
  - Por ejemplo:
El lugar de trabajo del inspector de control de calidad es el Taller No. 1. La hoja de tiempo la elabora el cronometrador por recomendación del capataz del turno en el que trabaja este inspector. El capitán firma la hoja de horas debajo de la firma del cronometrador.
El verdadero lugar de trabajo del limpiador de la zona de preparación de pedidos es el almacén de preparación de pedidos. La boleta de calificaciones la presenta el área de recolección de común acuerdo con el gerente del almacén de recolección.

PROCEDIMIENTO DE FORMACIÓN Y PRESENTACIÓN DE MESAS.
- Al menos una vez a la semana, el empleado responsable del cronometraje recopila datos sobre el uso del tiempo de trabajo de su departamento. ¿Hay ausencias, motivos de la ausencia de los trabajadores?
- Todas las ausencias del trabajo son registradas en registros por el inspector de recursos humanos.
- Como excepción, para empleados individuales, a solicitud del empleado y a petición del supervisor inmediato, se podrá cambiar la hora de inicio del turno de trabajo. En este caso, la solicitud del empleado, aprobada por el jefe del departamento correspondiente, se envía al inspector de personal para que procese la orden.
- Los jefes de servicio envían los datos sobre los casos de salidas no autorizadas del trabajo al inspector de personal a más tardar el primer día del mes siguiente al mes del informe.
- Los empleados de los departamentos responsables de los registros de tiempo ingresan los datos sobre el uso del tiempo de trabajo en la base de datos electrónica 1C antes de las 17:00 horas del tercer día del mes siguiente al mes del informe.
- Los empleados de los departamentos responsables de las hojas de tiempo, antes de las 17:00 del primer día del mes siguiente al mes del informe, completan el formulario de hoja de tiempo de acuerdo con el Apéndice y, después de la verificación y firma de los funcionarios pertinentes, lo envían para su almacenamiento al Departamento de contabilidad.
- Se adjuntan formularios de hojas de contabilidad y cálculo.

Anexo 1 Convenciones utilizadas al completar una hoja de horas.
Apéndice 2 Hoja de tiempo.
Apéndice 3 hoja de tiempo

1.1. Este Reglamento se introduce para sistematizar el proceso de recopilación y procesamiento de información sobre el tiempo de trabajo de los empleados de la empresa.

1.2. Para mantener las hojas de tiempo de trabajo en las divisiones de la empresa, por orden del director, se nombran personas responsables entre los empleados de estas divisiones.

1.3. Las responsabilidades laborales de los empleados responsables de los registros de tiempo incluyen las siguientes funciones: monitorear el tiempo real dedicado por los empleados del departamento en el trabajo y mantener registros de tiempo con la responsabilidad de reflejar correctamente el tiempo de trabajo de los empleados en la hoja de tiempo y la presentación oportuna del tiempo. hoja para el cálculo.

1.4. Para el desempeño de sus funciones, el empleado responsable del cronometraje:

1.4.1. mantiene registros del personal del departamento;

1.4.2. sobre la base de documentos (órdenes de personal y cuestiones generales), realiza cambios en la lista relacionados con contratación, despido, reubicación, cambio de horarios de trabajo, calificaciones, concesión de vacaciones, etc .;

1.4.3. monitorea la puntualidad en la llegada y salida del trabajo, la presencia de los empleados en el lugar de trabajo, notificando al jefe del departamento sobre ausencias, tardanzas, salidas prematuras y los motivos que las provocaron;

1.4.4. controla la puntualidad en la presentación y correcta ejecución de los documentos que confirman el derecho de los empleados a ausentarse del lugar de trabajo: certificados de incapacidad laboral temporal, certificados de atención a pacientes, notas de despido firmadas por el gerente y otros;

1.4.5. prepara listas de empleados para emitir órdenes de trabajo los fines de semana y feriados no laborables.

1.5. Si es imposible para un empleado designado realizar temporalmente las funciones de mantenimiento de hojas de tiempo, el jefe de la unidad, mediante su orden para este período, nombra un ejecutor responsable y notifica al Departamento de Gestión y Régimen de Personal.

1.6. Todos los empleados cuyas funciones son responsables de mantener registros de tiempo deben familiarizarse con este Reglamento al momento de su firma.

2. Definiciones

2.1. Trabajadores de categoría A– empleados que, por la naturaleza de su trabajo, necesitan viajar fuera de la empresa más de una vez al día. Los trabajadores de la categoría A tienen derecho a salir (entrar) libremente fuera de la empresa durante el horario laboral. La lista de puestos pertenecientes a la categoría A está determinada por el Apéndice 1 de este Reglamento (desarrollado por el Departamento de Gestión y Régimen de Personal y aprobado por el director de la empresa de acuerdo con el Consejo de Administración).

2.2. Trabajadores de categoría B– los empleados que tienen derecho a abandonar el territorio de la empresa durante un turno de trabajo únicamente presentando documentos justificativos (carta de despido, citación, declaración firmada por el director, etc.). Las solicitudes de licencia administrativa y despido de los empleados son visadas por los jefes de departamento, taller y servicios.

2.3. registro de ausentismo– un documento que refleje el apellido, nombre, patronímico del empleado, su cargo, división, afiliación a la LLC, fecha, tiempo actual (de ___ a ___) y total (en horas), motivo de la ausencia del lugar de trabajo. La información personal del empleado, así como la fecha y hora de su ausencia, son registradas por el personal de seguridad en el puesto de control. Cada mes, la información del registro es verificada por los empleados de los departamentos responsables de los registros de tiempo, quienes verifican los datos del registro con los documentos disponibles y, si es necesario, descubren los verdaderos motivos de la ausencia de los empleados del lugar de trabajo. En caso de no proporcionar los documentos de respaldo en la forma prescrita, el motivo de la ausencia se considera salida no autorizada del lugar de trabajo (retraso, al comienzo del turno). Si un empleado ha estado ausente durante más de 4 horas seguidas y no se han proporcionado los documentos que confirmen su derecho a ausentarse de la manera prescrita, se le imputará al empleado ausentismo y no se le pagará la jornada laboral. El ausentismo se documenta de acuerdo con el procedimiento establecido por la legislación laboral. Las reglas para llevar un registro de empleados ausentes las desarrolla el Departamento de Recursos Humanos junto con el servicio de seguridad y las aprueba el director de la empresa.

3. Reglas para completar la hoja de horas

3.1. Las hojas de tiempo se conservan en versiones electrónica y en papel.

3.2. La versión electrónica de la hoja de horas la ingresan los empleados responsables de las hojas de horas en la base de datos 1C, teniendo en cuenta los siguientes requisitos:

3.2.1. En la hoja de horas los datos se introducen desglosados por día.

3.2.2. Todos los tipos de tiempo de trabajo (total de horas trabajadas, horas nocturnas trabajadas, horas extras) se indican en una única hoja de tiempo para cada departamento.

3.2.3. El nombre del departamento en la hoja de horas se indica en la columna "comentario".

3.2.4. La columna "fecha" de la hoja de horas indica el último día del mes del informe.

3.2.5. La hoja de tiempo ingresada en la base de datos electrónica 1C es procesada directamente por el empleado que ingresó los datos.

3.3. Además, los empleados responsables de las hojas de horas completan la hoja de horas en formato Excel según el Apéndice 2 y la imprimen en papel. La hoja de horas firmada se transfiere al departamento de contabilidad para su almacenamiento.

3.4. La hoja de tiempo contiene la firma del empleado responsable de su mantenimiento (en la esquina inferior izquierda), la visa del supervisor inmediato de este empleado (en la esquina inferior derecha) y la visa del jefe del departamento, servicio correspondiente. taller (debajo de la firma del empleado responsable de mantener la hoja de horas). La firma del empleado responsable y las visas de los gerentes contienen: cargo, nombre completo, firma, fecha de firma, número de teléfono y correo electrónico del firmante.

3.5.1. Los datos sobre los empleados se ingresan en la hoja de tiempo en estricta conformidad con la implementación de la plantilla del departamento.

3.5.2. Si el lugar de trabajo real del empleado está en otro departamento, la entrada en la hoja de horas la realiza la persona responsable de mantener la hoja de horas del departamento en el que está incluido este empleado, pero por recomendación del gerente bajo cuya subordinación directa. él trabaja. En este caso, el supervisor inmediato, con su firma (debajo de la firma del responsable de mantener la hoja de tiempo con transcripción y fecha), certifica que la hoja de tiempo está correctamente completada para sus subordinados. Por ejemplo:

El lugar de trabajo del inspector de control de calidad es el Taller No. 1. La hoja de tiempo la elabora el cronometrador del DCC por recomendación del capataz de turno en el que trabaja este inspector. El capitán firma la hoja de tiempos debajo de la firma del cronometrador del DCC.

El verdadero lugar de trabajo del limpiador del departamento de limpieza es el almacén de suministros. La boleta de calificaciones la presenta el departamento económico de acuerdo con el jefe del almacén de recolección.

3.5.3. Si un empleado es transferido (trasladado) a otro departamento durante un mes calendario (después del primer día), se le emite una hoja de tiempo separada para las horas trabajadas, que se presenta simultáneamente con la solicitud de transferencia. La hoja de tiempo muestra las horas de trabajo hasta el último día hábil inclusive en este departamento, y desde la fecha de transferencia (reubicación) se ingresa una “X”. Este empleado no está incluido en la boleta de calificaciones final del mes del departamento. En la nueva unidad, la boleta de calificaciones se emite a partir del día del traslado real, pero después de que se emite la orden. En días anteriores se ingresa una “X”.

3.5.4. En caso de despido, se presenta al empleado una boleta de calificaciones por separado, simultáneamente con la solicitud de despido (con una nota, en caso de despido por iniciativa del empleador). Las horas de trabajo hasta el último día hábil inclusive se ingresan en la hoja de horas y se ingresa una “X” después del día del despido. Este empleado no está incluido en la boleta de calificaciones final del mes del departamento.

3.5.5. Los empleados en baja parental para cuidar a un niño menor de 1,5 o 3 años no están incluidos en la hoja de tiempo.

3.5.6. La lista de empleados se compila en orden alfabetico(según las primeras letras del apellido).

3.5.7. En la esquina superior derecha de la hoja de tiempo se indica el estándar mensual de tiempo de trabajo según el calendario de producción.

3.5.8. La numeración ordinal en la columna 1 se realiza según las tarifas de los empleados incluidos en la hoja de horas (y no por apellido). Si un empleado de un departamento determinado trabaja a diferentes tarifas, se le asignan tantos números de serie como tarifas ocupa.

3.5.9. En la columna 2, los números arábigos (1, 2, 3) indican el grupo de discapacidad del empleado. Para trabajadores sanos, se indica un guión.

3.5.10. El apellido, el nombre y el patronímico se anotan en su totalidad en la columna 3. Al mismo tiempo, se comprueba cuidadosamente la ortografía del apellido, nombre y patronímico en caso de discrepancia entre el nombre aceptado del empleado y sus documentos. En caso de un cambio de apellido, nombre, patronímico, los nuevos datos se ingresan en la hoja de tiempo solo después de que el departamento de recursos humanos emita la orden correspondiente para el personal de la empresa.

3.5.11. La columna 4 (puesto) indica el puesto del empleado en estricta conformidad con la plantilla. La misma columna indica el número de apuestas (1, 0,5, 0,25, etc.).

3.5.12. La columna 6 indica la KTU (tasa de participación laboral), determinada por el gerente de acuerdo con las reglas adoptadas en la empresa.

3.5.13. Las apariciones (no apariciones) se indican en las columnas 7 a 22. En las columnas 7 a 22 hay 4 líneas, dos para cada mitad del mes. La primera y tercera líneas se utilizan para marcar los símbolos (códigos) de los costos del tiempo de trabajo, y la segunda y cuarta, para registrar la duración del tiempo trabajado o no trabajado (en horas, con una precisión de décimas de hora) de acuerdo con los códigos correspondientes. de los costes del tiempo de trabajo para cada fecha.

3.5.14. Las columnas 23 y 24 indican, respectivamente, el número total de días y horas trabajadas por el empleado en la primera y segunda mitad del mes. Para ello, se resaltan dos líneas en las columnas indicadas. La línea superior indica el número de días (columna 23) y horas (columna 24) trabajadas por el empleado del 1 al 15 del mes inclusive. La línea inferior indica el número de días y horas trabajadas por el empleado desde el día 16 hasta el último día del mes inclusive.

3.5.15. La columna 25 indica el número total de días (turnos) trabajados por el empleado durante el mes. El número de días ingresados en la columna 25 debe ser igual a la suma de los valores en las líneas superior e inferior de la columna 23.

3.5.16. La columna 26 indica el número total de horas trabajadas por el empleado durante el mes. La cantidad de horas en la columna 26 debe ser igual a la suma de los valores en las líneas superior e inferior de la columna 24.

3.5.17. Las columnas 27 y 28 indican las horas extraordinarias trabajadas por el empleado, respectivamente, pagadas a tarifa y media y doble. Si un empleado no trabaja el tiempo de trabajo mensual estándar sin una buena razón, no se le asignan horas extras.

3.5.18. La columna 29 indica el número de horas trabajadas por el empleado en horario nocturno. De acuerdo con el Código del Trabajo de la Federación de Rusia, se considera noche el tiempo trabajado de 22:00 a 6:00.

3.5.19. La columna 30 indica el número de horas trabajadas al mes por el empleado los fines de semana y festivos no laborables según las órdenes del director.

3.5.20. La columna 31 indica el número de turnos nocturnos trabajados por el empleado durante el mes.

3.5.21. Las columnas 32 a 40 indican el número de días de ausencia del trabajo por tipo.

3.5.22. La columna 41 indica el número total de días de ausencia del empleado. El valor de la columna 41 debe ser igual a la suma de los valores de las columnas 32-40.

3.5.23. La jornada laboral de los empleados cuyo salario está fijado se fija estrictamente de acuerdo con el horario de trabajo (8 horas, 4, 2, 24, 12, 1,5, etc.). A los empleados que tienen una tarifa por hora se les informa el tiempo real trabajado, con una precisión de décimas de hora.

3.5.24. En los días previos a las vacaciones, la duración de la jornada de trabajo de los empleados a tiempo completo se reduce en 1 hora. Para los empleados que tienen una jornada laboral reducida (7 horas por turno o menos), la duración del turno en un día previo al feriado no se reduce. Para los empleados que tengan una jornada laboral reducida de más de siete horas, la duración de la jornada de trabajo en un día previo al festivo se reduce a 7 horas.

3.5.25. Si es necesario trabajar un turno de trabajo completo (8 horas) en un día previo a las vacaciones, se emite una orden para organizar las horas extraordinarias. En este caso, los empleados están marcados en la hoja de horas con el tiempo trabajado según el pedido. El departamento de organización y remuneración prepara una orden sobre la organización del trabajo durante las horas extraordinarias siguiendo instrucciones del director de la empresa y la envía a los departamentos pertinentes a más tardar un día hábil antes del turno especificado en la orden.

3.5.26. Si es necesario organizar el trabajo en día libre o festivo no laborable, se emite la orden correspondiente. El tiempo trabajado en día festivo o día libre no laborable se indica en la hoja de tiempo en estricta conformidad con el pedido. La orden sobre la organización del trabajo los fines de semana (días festivos no laborables) la prepara el departamento de organización y remuneración siguiendo instrucciones del director de la empresa.

3.5.27. El trabajo en un día libre (feriado no laborable) se realiza de acuerdo con las normas sobre remuneración de los empleados de XXXXX LLC al doble de la tarifa. A petición de un empleado que trabajó en día libre o feriado no laborable, se le podrá conceder otro día de descanso. En este caso, el trabajo en día inhábil se retribuye en una única cantidad, y el día de descanso no está sujeto a pago.

3.5.28. Si coinciden un día festivo y un fin de semana, el día libre se traslada al siguiente día hábil después del día festivo de conformidad con el Código del Trabajo de la Federación de Rusia.

3.5.29. La participación de los empleados en horas extraordinarias, así como el trabajo en un día libre (día festivo no laborable), se permite únicamente con el consentimiento por escrito del empleado en los casos previstos por el Código del Trabajo de la Federación de Rusia y se formaliza mediante orden. El trabajo que no se completa correctamente no se refleja en la hoja de horas y no está sujeto a pago.

3.5.30. El período de informe para el registro en la hoja de horas de trabajo es de un mes calendario (desde el primer hasta el último día inclusive).

3.5.31. Si un empleado realiza funciones laborales en el territorio de la empresa (independientemente del lugar de producción), el número de horas trabajadas de acuerdo con este Reglamento se ingresa en la hoja de tiempo por cada día trabajado.

3.5.32. Si un empleado no se encuentra en el territorio de los sitios de producción de la empresa o no realiza funciones laborales, se ingresa una letra que indica el uso del tiempo en la hoja de tiempo de acuerdo con el Apéndice 3.

3.5.33. Si se utilizan varios tipos de tiempo en un día (por ejemplo, 6 horas de trabajo y 2 horas de tiempo libre), la hoja de horas se guarda para un empleado en dos líneas.

3.5.34. Las vacaciones (anuales y administrativas) y la baja por enfermedad se emiten para todos los días naturales, incluidos los fines de semana (excepto festivos).

3.6. El departamento de contabilidad de la empresa calcula los salarios de los empleados sobre la base de las hojas de tiempo ingresadas en la base de datos electrónica 1C por los empleados de los departamentos responsables de las hojas de tiempo.

3.7. Los datos sobre horas de trabajo ingresados en la base de datos electrónica 1C deben corresponder a los datos de las hojas de tiempo completadas de acuerdo con el Apéndice 2.

3.8. No se permiten correcciones ni notas adicionales en la boleta de calificaciones.

4. El procedimiento para generar y enviar hojas de horas

4.1. Al menos una vez a la semana, el empleado responsable del cronometraje recopila datos sobre el uso del tiempo de trabajo de su departamento.

4.2. Cuando los trabajadores salen durante un turno de trabajo, el servicio de seguridad registra la hora de salida y regreso. Si el empleado no se fue por motivos laborales (no hay despido y el empleado no pertenece a la categoría A), el tiempo de ausencia se deduce del saldo de horas trabajadas.

4.3. Todas las llegadas tarde y salidas anticipadas del trabajo son registradas por el servicio de seguridad y deducidas del saldo del tiempo de trabajo. Se hace una excepción para los empleados que llegan más tarde a trabajar o se van antes por despido, así como para los empleados que pertenecen a la categoría A.

4.4. Como excepción, ciertos empleados que vienen a trabajar por transporte público tráfico suburbano o interurbano, a solicitud del empleado y petición del jefe inmediato, se podrá cambiar la hora de inicio del turno de trabajo. En este caso, la solicitud del empleado, visada por el jefe de la unidad correspondiente (Departamento, Servicio, Taller), se envía al Subdirector del Departamento de Gestión de Personal, Régimen y Control Interno, y se envía copia a la seguridad. servicio.

4.5. Los datos sobre casos de tardanzas y salidas no autorizadas del trabajo son enviados por el servicio de seguridad al Subdirector del Departamento de Gestión de Personal, Régimen y Control Interno a más tardar el primer día del mes siguiente al mes del informe. El Subdirector del Departamento de Gestión, Régimen y Control Interno de Personal elabora notas analíticas sobre las infracciones al régimen de trabajo y descanso por parte de los empleados y, a más tardar el quinto día del mes siguiente al mes del informe, las envía a los titulares de las correspondientes. departamentos, talleres y servicios.

4.6. Los empleados de los departamentos responsables de los registros de tiempo ingresan los datos sobre el uso del tiempo de trabajo en la base de datos electrónica 1C antes de las 17:00 horas del tercer día del mes siguiente al mes del informe.

4.7. Los empleados de los departamentos responsables de las hojas de tiempo, antes de las 17:00 horas del primer día del mes siguiente al mes de informe, completan el formulario de hoja de tiempo de acuerdo con el Apéndice 2, los imprimen y, después de verificarlos y firmarlos por los funcionarios pertinentes, transferirlos para su almacenamiento al departamento de contabilidad.

Cualquier empresa paga salarios en función de las horas o días efectivamente trabajados. Estos datos para la contabilidad y pago de salarios según el tiempo trabajado requieren un formulario especial para la contabilidad primaria. Este formulario se considera una hoja de horas.

A continuación se muestra información sobre este documento, sus instrucciones de cumplimentación según la jornada laboral trabajada en la empresa.

¿Por qué es necesario este documento y por qué debería redactarse?

Debemos comenzar con el hecho de que una hoja de tiempo es un documento que todo empleador o su representante autorizado en la empresa debe mantener, independientemente del número de empleados y la forma de propiedad en la plantilla.

Si este documento no está presente en la empresa, esto dará lugar a responsabilidad de la dirección en forma de multas durante la inspección por parte de la autoridad de protección laboral.

En el caso de que los salarios ocupen un lugar muy importante en los costos de una empresa, los documentos durante una auditoría fiscal pueden dar lugar a una hipótesis sobre la acumulación infundada de salarios y su exclusión de la lista de gastos de la empresa. En este caso, se producirán consecuencias desagradables.

Formularios T-12 y T-13: reglas y etapas de llenado

La hoja de contabilidad se mantiene todos los días hábiles del mes, y el último día se elabora un informe sobre el número total de días/horas trabajadas. El documento completo se envía al departamento de contabilidad.

Demos un ejemplo de instrucciones para completar una hoja de tiempo y calcular los salarios, utilizando los formularios T-12 y T-13 como base. No son significativamente diferentes.

En la parte superior se debe indicar el nombre de la organización de acuerdo con los documentos constitutivos y el nombre de la unidad estructural, si la hubiera.
Se completan las celdas "fecha de compilación" (último día del mes laboral) y "número de documento".
El "período de informe" indica el intervalo de tiempo a partir del cual se calcula el salario de acuerdo con el plan.
La primera columna de la hoja de horas indica el número de serie de los empleados.
Las columnas 2-3 se completan sobre la base de las tarjetas personales de los empleados de acuerdo con el formulario T-2, establecido sobre la base de una orden de admisión a la empresa.
Las columnas 4 y 6 están destinadas a códigos de costo del tiempo de trabajo e información sobre la cantidad de horas trabajadas en el último mes.
Las columnas 5 y 7 están destinadas a marcar resultados intermedios durante dos mitades del mes.
Las columnas 8 a 17 se completan al final del mes del informe.
El cómputo final de días no incluye los días de ausencia del empleado (bajas por enfermedad, viajes de negocios, ausentismo, fines de semana).
Las columnas 14 y 16 se completan con el número de días y horas.
15 – código de motivo de ausencia del trabajo
17: el número total de días festivos y libres de los empleados durante el mes del informe.

El documento está firmado por un empleado del departamento de RR.HH., unidad estructural, director o cualquier persona autorizada por él.

Elaboración de hojas de tiempos para el trabajo por turnos y otros matices.

Según el artículo 91 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia. El empleador debe mantener registros del tiempo real trabajado por cada empleado.. Las horas de trabajo se pagan según la ubicación física en el lugar de trabajo. Se calculan registrando la asistencia y ausencia al trabajo.

El trabajo por turnos es una condición del convenio colectivo y debe documentarse. El trabajo por turnos se puede realizar exclusivamente según el horario de turnos de conformidad con el artículo 103 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia. Tiene en cuenta las horas de trabajo diarias y la frecuencia de los turnos. El horario de turnos en este caso actúa como un acto regulatorio local independiente.

Para aprobar el trabajo en turnos de noche, se requiere que el trabajo esté incluido en la lista determinada por el contrato o acto del empleador en virtud del artículo 97 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia.

En la práctica, el horario más utilizado es trabajo diario"régimen de servicio". En la modalidad de hoja de horas se tienen en cuenta los turnos trabajados por mes, y su duración debe ser la misma durante todo el período. El trabajo realizado en exceso de la duración no puede compensarse faltando al trabajo otro día o tomando tiempo libre.

Si las condiciones de la empresa no permiten el cumplimiento de las condiciones de trabajo de conformidad con el artículo 94 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, se introduce un registro resumido del tiempo de trabajo. El trabajo por turnos se puede combinar con la introducción del seguimiento del tiempo. El procedimiento para introducir la contabilidad resumida en una empresa está regulado exclusivamente por normas internas. regulaciones laborales. El artículo 104 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia sólo exige que no se supere el número nominal de unidades de trabajo por mes.

En siguiente vídeo El procedimiento para mantener las hojas de horas se analiza en detalle:

Sanciones por completar incorrectamente la hoja de horas

Durante las auditorías fiscales y financieras, los auditores pueden encontrar los siguientes tipos de infracciones al completar la hoja contable:

los datos salariales no corresponden a los indicados en los documentos de informes primarios y en las hojas de tiempo;
los datos salariales no corresponden a los indicados en los documentos y hojas de tiempo de pago y liquidación;
el uso de códigos y designaciones es incorrecto;
no se tienen en cuenta las horas extraordinarias o las horas extraordinarias;
cálculo del monto de los beneficios en un certificado de incapacidad temporal.

Las infracciones pueden dar lugar a la imposición de sanciones al contador o al empleador. hasta 5000 rublos. La falta de libreta de calificaciones o su ausencia en el lugar de trabajo durante una auditoría por parte de los auditores puede dar lugar a sanciones administrativas de conformidad con el artículo 5.27 y a la imposición de sanciones al jefe de la unidad por el monto hasta 50.000 rublos.

En la práctica, las reglas para mantener un documento como una hoja de tiempo hacen que muchos especialistas un gran número de preguntas. A menudo surgen dificultades con la preparación de este documento, especialmente si estamos hablando acerca de sobre trabajadores a tiempo parcial, empleados menores, etc.

información general

Toda empresa debe llevar registros de las horas de trabajo. Estas responsabilidades pueden asignarse a un oficial de personal, gerente, contador, etc. El registro se realiza mediante un formulario especial aprobado por Rosstat. Este es el formulario 0504421 o simplemente una hoja de tiempo, la cual es necesaria para registrar la asistencia o ausencia del empleado al trabajo.

Se requiere una hoja de horas (formulario 0504421) para lo siguiente:

Control de jornada laboral en toda la empresa o en un departamento independiente.
Contabilización de la jornada laboral de los empleados, así como bajas laborales, viajes de negocios, vacaciones, etc.
Registro de ausentismo.
Ingresar información sobre nuevos subordinados en la hoja de horas.

Cada empleado de la empresa recibe su propio código único, que se utiliza para completar una hoja de horas. Este número no cambia incluso cuando un empleado es transferido internamente.

formulario de boleta de calificaciones

Hay dos tipos de hojas contables: T-12 y T-13. Además, la ley no prohíbe el uso por parte de la dirección de la empresa de documentos de su propia elaboración. Hay dos tipos de hojas de horas diseñadas para diferentes necesidades:

T-12. Lo completa manualmente el oficial de personal. Hoy en día se utilizan con mucha más frecuencia.
T-13. Este formulario de documento está destinado únicamente al procesamiento automático de datos. Toda la información se ingresa usando una computadora, después de lo cual se debe imprimir y firmar la boleta de calificaciones.

Ayuda: si el gestor quiere utilizar sus propios formularios, puede tomar como ejemplo los estándar.

Reglas de llenado

Sabiendo rellenar correctamente un documento, es muy fácil minimizar el número de errores cometidos. Puede encontrar un formulario de muestra en Internet. Las reglas para mantener las hojas de horas son las siguientes:

La persona que diligencia el documento deberá indicar exactamente cuántos días y horas trabajó el subordinado.
La información en la hoja de horas la ingresa exclusivamente una persona autorizada.
Una vez cumplimentados los formularios, son firmados por el gerente y el responsable de personal.
Luego, todas las hojas de horas firmadas se transfieren al departamento de contabilidad.

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Esta orden nunca se viola. Las instrucciones para completar el documento son las siguientes:

La persona cuya autoridad incluye diligenciar este documento deberá indicar el nombre de la empresa, número de hoja de horas, plazos contables, etc.
A continuación se redacta el apartado nº 1.

En esta sección, el oficial de personal debe completar los campos correspondientes e indicar los códigos que posteriormente utilizará el departamento de contabilidad para calcular los salarios. Allí también se completará la Sección No. 2.

En cuanto a códigos, los más habituales son:

“I” y “01” – trabajan según el horario habitual;
“C” y “05” – procesamiento;
“P” y “14” – baja por maternidad, etc.

Los días libres se pueden indicar en la hoja de horas de dos formas, dependiendo del motivo por el que se conceden. Ejemplo: si el día libre se recibió adicionalmente y no se paga, se indica “B”, y si es un día libre pagado, se indica “OB”.

El trabajo en días festivos también se registra de forma diferente. Ejemplo: cuando un subordinado recibe un pago por trabajar en un día festivo, se utiliza “RV”. Pero si se toma un día libre adicional para este turno, entonces el oficial de personal le da “NV”.

En muchas empresas, a menudo surgen situaciones en las que la información de la hoja de tiempo puede ser errónea. Digamos que un empleado se enfermó y no lo reportó, pero el oficial de personal indicó que se desconoce el motivo de su ausencia. Después de la recuperación, la persona trae el derecho, pero la hoja de tiempo ya ha sido redactada y entregada al empleado para su pago. ¿Qué hacer?

Entonces el especialista debe utilizar una hoja de tiempo correctiva. Generalmente se emite una vez finalizado el período de facturación. Se debe ingresar la información correcta en el documento y memorándum de la persona que llena. La nota indica los motivos por los cuales la hoja de horas inicial se completó incorrectamente.

No existe un formulario especial para el documento, por lo que se puede redactar con el membrete de la organización. Normalmente, el documento a cumplimentar es de dos tipos:

Completamente idéntico a la forma original. La hoja de informe correctivo duplica toda la información del primer documento, salvo, por supuesto, información errónea.
Contiene sólo correcciones. Este tipo de documento es menos común, pero no está prohibido por ley.

Con base en la boleta de calificaciones correctiva, el departamento de contabilidad realizará el nuevo cálculo de pagos necesario.

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Plazos

En cuanto a los plazos de facturación, los jóvenes profesionales deben saber que dicho plazo es siempre de un mes natural. No puede completar una boleta de calificaciones durante un trimestre o un año. Y al final de cada mes laboral, el empleado autorizado está obligado a redactar los documentos para cada empleado y entregárselos a la persona que firma la hoja de horas.

No hubo cambios en este sentido ni en 2015 ni en 2016. Si el empleador realiza algún cambio, los empleados de RR.HH. serán los primeros en enterarse.

Responsabilidad

La correcta cumplimentación de la hoja de tiempos es responsabilidad de la persona autorizada para ello. Sin embargo, los inspectores suelen registrar varios tipos de infracciones:

discrepancia en la información sobre los ingresos de una persona;
uso incorrecto de códigos;
Cálculo incorrecto de pagos por baja por enfermedad.

Por estos errores ejecutivo puede ser sometido a responsabilidad administrativa, lo que implica una multa de hasta 5.000 rublos. Pero si la empresa no emite ningún documento sobre el tiempo de trabajo, el gerente puede recibir una multa de 50.000 rublos.

Funciones de llenado

Los cronometradores a menudo tienen que tomar notas en el documento que indiquen la desviación del modo de funcionamiento estándar. Es importante recordar que esto sólo se puede hacer sobre la base de documentos justificativos (certificado médico, etc.).

Pero la mayoría de las veces, surgen dificultades con la preparación de documentos si un subordinado se va de viaje de negocios. Para evitar errores, los oficiales de personal deben conocer algunos matices:

El empleado se encuentra de viaje de trabajo los días festivos y fines de semana, lo que significa que le pagan el doble. Se introduce "KM".
El subordinado está de vacaciones. Esto significa que “OT” se coloca en las celdas vacías correspondientes a los fines de semana. Si hay días festivos no laborables, deberán excluirse.
Aparece nuevo empleado. Por lo tanto, en todas las celdas vacías de las fechas anteriores a su empleo, debe escribir "XX". Estos símbolos deben usarse cuando el empleado ya se fue y la boleta de calificaciones mensual aún no se ha cerrado.

Antes de comenzar con las tareas de mantener las hojas de tiempo de los empleados, debe leer las instrucciones pertinentes y conocer todos los matices del registro. Después de todo, los errores cometidos en este caso afectan, en primer lugar, a los salarios del personal, el número de ausentismo y la duración de las vacaciones. Toda la documentación proporcionada por los empleados debe revisarse con mucho cuidado.

Hoja de horas: muestra de llenadopuede descargarlo (según un formulario unificado) en nuestro portal; debe ser mantenido por el empleador. Estudiemos las características de su estructura con más detalle.

Establecemos el procedimiento de registro de jornada: qué formularios utilizar

Para registrar el tiempo de trabajo de los empleados, este es un procedimiento obligatorio debido a las normas contenidas en el art. 91 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia: la empresa tiene derecho a utilizar:

1. Sistemas automatizados que:

registrar la asistencia de los especialistas y su jornada de trabajo en expedientes especiales;
dichos archivos reflejan los motivos conocidos (almacenados en la base de datos del programa) de la ausencia del especialista (por ejemplo, si está de vacaciones o de baja por enfermedad).

Cuando se utiliza una plataforma automatizada, el formulario T-13 se puede utilizar como formulario de documento en el que se registran las credenciales especificadas.

2. Documentos contables “manuales”.

A estos efectos se puede utilizar el formulario T-12.

3. También existen varios métodos de contabilidad "semiautomáticos": cuando el empleado responsable completa parcialmente la hoja de horas y el resto lo hace la computadora.

Puede obtener más información sobre las características estructurales de los formularios T-12 y T-13 en el artículo. .

Formularios contables: características de llenado.

La cumplimentación de estos formularios se puede realizar según 2 principios:

“continuo” - cuando en las tablas del formulario se registran todos los eventos relacionados con el registro de visitas: asistencia, ausencia, salidas de vacaciones y otros;
“por desviaciones”: cuando las tablas reflejan solo aquellos eventos que difieren de los típicos, por ejemplo, llegar tarde o no presentarse.

El procedimiento interno de contabilidad (mediante uno de los métodos especificados: automatizado o manual) está establecido por las regulaciones locales del empleador.

Los formularios especificados para registrar las visitas de los empleados eran de uso obligatorio hasta 2013, después de lo cual los empleadores tienen derecho a utilizar cualquier otro formulario. Sin embargo, los formularios T-12 y T-13 siguen siendo familiares para los especialistas en recursos humanos y todavía se utilizan activamente en la actualidad.

Cómo completar correctamente la boleta de calificaciones T-13

Si la empresa prefirió el primer método de contabilidad basado en archivos, al programar módulos automatizados para ingresar datos en el formulario T-13, será útil que los especialistas de la empresa presten atención a los siguientes matices:

1. En la columna "Número de documento", se ingresa automáticamente un indicador ordinal.

2. La columna “Fecha de compilación” refleja el último día del mes si el documento se elabora con base en los resultados del mes, u otra fecha de compilación si la hoja de horas se elabora para fines específicos.

3. La columna “Código de tipo de salario” puede reflejar valores determinados de acuerdo con las regulaciones locales. Una guía para los valores correspondientes aquí puede ser la tabla contenida en la orden del Servicio Federal de Impuestos de Rusia del 10 de septiembre de 2015 No. ММВ-7-11/387 (contiene los códigos indicados en el certificado 2-NDFL ).

4. Los códigos condicionales de la tabla (sobre apariciones, ausencias, vacaciones y otros eventos), que el programa completa en la hoja de tiempo, deben usarse de acuerdo con la lista proporcionada en el formulario T-12.

¿Dónde puedo descargar un ejemplo de cómo completar los formularios T-12 y T-13?

Puede descargar muestras de cómo completar las hojas de tiempo de los empleados utilizando los formularios que hemos revisado en nuestro sitio web:

Utilizando, por ejemplo, un modelo de formulario T-13 elaborado por nuestros especialistas, el empleado responsable de la empresa podrá:

1. Configurar el software incluido en la plataforma de contabilidad automatizada.

Para saber cómo cumplimentar una hoja de horas en la práctica, un especialista en software Para automatizar los registros de personal, simplemente es necesario configurar correctamente dicho software.

2. Utilice una muestra de cómo completar una hoja de horas como ejemplo de una terminada. documento personal al preparar una boleta de calificaciones basada en el formulario "manual" T-12 en su empresa.

Si su empresa desea utilizar un formulario contable propio, diferente a los formularios unificados, también puede descargar una muestra del mismo en nuestra web mediante el siguiente enlace:

Resultados

El Código del Trabajo de la Federación de Rusia exige que todos los empleadores lleven registros de indicadores que reflejen la asistencia de los empleados al trabajo y el número de horas de trabajo. Para estos fines, se utiliza una hoja de tiempo. El empleador puede realizarlo manualmente o mediante soluciones automatizadas. En el primer caso, se utiliza el formulario T-12, en el segundo, el formulario T-13. El formulario exacto que deben utilizar los responsables de recursos humanos se especifica en las normativas locales.

Puede obtener más información sobre el uso de documentos relacionados con registros de personal en una organización en los artículos:

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