Beneficios de la gestión profesional de proyectos. Aspectos metodológicos de la gestión de proyectos.

¿Qué director de proyecto no ha pensado que reinventar la rueda no es la actividad más interesante y productiva? Probablemente no haya ninguno. Y mucha gente también se pregunta si vale la pena introducir la gestión de proyectos (PM) en una empresa.

De hecho, esta herramienta se ha arraigado desde hace mucho tiempo en muchos negocios exitosos, y conviene pensar no en implementarlo, sino en cómo hacerlo, en función de la misión y valores de una empresa en particular.

¿Qué es la gestión de proyectos?

Gestión de proyectos, gestión de proyectos, gestión de proyectos, PM son los nombres del proceso para lograr un objetivo particular dentro de un marco determinado (tiempo, presupuesto, etc.). Al mismo tiempo, el concepto de PM también incluye un conjunto de herramientas, métodos, habilidades y técnicas que se utilizan para lograr el objetivo y pueden variar dependiendo de las condiciones cambiantes en las que se realiza el trabajo (la aparición tanto de riesgos como de oportunidades).

Un poco de historia del desarrollo de estándares de gestión de proyectos.

Esa gestión de proyectos en nuestra comprensión habitual apareció en los años 1950 del siglo XX. Pero también hay investigadores que creen que ya durante la construcción de las pirámides de Giza se utilizó un enfoque que recuerda al RM (una persona separada era responsable de la construcción de cada cara).

Especialistas involucrados, en particular, en la creación de un moderno sistema de gestión de proyectos:

La gestión de proyectos es un sentido común estructurado...
Mikhail Dubovik, grupo de empresas "Proyecto PRÁCTICA"

Cabe señalar que el espacio empresarial actual es completamente diferente al de hace unas décadas, cuando las empresas se crearon durante casi siglos, algo nuevo se percibía como una revolución y el consumidor simplemente no tenía tantas alternativas al producto. Y, lamentablemente, por alguna razón no todo el mundo entiende que Los viejos métodos de gestión son un callejón sin salida. Por tanto, muchas empresas siguen avanzando hacia ninguna parte por inercia.

En consecuencia, la tarea de la parte progresista de la humanidad es avanzar, arrastrando detrás de sí a quienes aún no han comprendido el vector correcto de movimiento.

El idioma de los negocios modernos no es el inglés, el alemán ni ningún otro idioma, es el idioma de la gestión de proyectos. EN negocio moderno se ha convertido en el principal método de gestión: si una empresa no tiene gestión de proyectos, entonces es una empresa moribunda. Todo lo que tiene como objetivo la creación de nuevos productos y servicios está de una forma u otra relacionado con la gestión de proyectos...
Oleg Gerasimov, "La vida del siglo XXI"

Gestión de proyectos y roles típicos de los participantes en el mismo*

*clasificación de R. Meredith Belbin

Por lo tanto, está claro que la gestión exitosa de proyectos es diseño complejo, imposible sin una persona que lo mantenga unido. Por regla general, se trata de un director de proyecto.

Globalmente, un director de proyecto es un integrador. Sabe escuchar y escuchar a los demás, comprende el significado y el lugar de cada “rol del proyecto” en el equipo, desarrolla la confianza entre sus miembros...
Lyudmila Nefedova, LEO Consulting

Beneficios de la gestión de proyectos

Entonces, la principal diferencia entre la gestión de proyectos y el enfoque tradicional es que primero se formula una tarea (se establece una meta) y luego los ejecutores crean un calendario claro y un plan financiero para lograr esta meta.

Este enfoque permite:

1. aumentar en un 20-30% nivel general eficiencia de la implementación del proyecto
2. aumentar la velocidad de la rotación financiera (alrededor del 50%)
3. mejorar las tasas de satisfacción del cliente (alrededor del 30%)
4. fortalecer la fidelidad de los empleados de la empresa y su satisfacción con sus actividades (alrededor del 30%).

Parece muy optimista. Pero está claro que no podemos prescindir de una mosca en el ungüento, así que veamos las ventajas frente a las desventajas:

En general podría verse así:

Metodologías de gestión de proyectos

Afortunadamente, hoy en día existen muchas metodologías. Para cada proyecto puedes elegir exactamente lo que necesitas.

Todas las opciones disponibles actualmente se pueden dividir en los siguientes grupos:

Herramientas para la gestión de proyectos

Para completar con éxito un proyecto, no sólo se necesitan empleados calificados y motivados, sino también herramientas adecuadas que le permitirán registrar los resultados obtenidos y cambiar las prioridades de manera oportuna.

La elección de las herramientas se produce una vez determinada la metodología más adecuada para el proyecto. Pero también existen soluciones universales adecuadas para gestionar casi cualquier proyecto. Al elegir uno de ellos, preste atención al hecho de que el producto puede crear diagramas de Gantt y distribuir poderes y tareas a actores con diferentes roles.

Gestión estratégica de proyectos simplificada: herramientas prácticas para líderes y equipos, Terry Schmidt

Que ha sido uno de los más populares durante varios años y le permite alejarse de patrones improductivos y construir planes de desarrollo para proyectos de la empresa basados ​​en la lógica, las acciones de la competencia y los indicadores de desempeño medibles.

Atrae por el formato inusual de presentación y le permite repensar su visión de las cosas familiares.

Principios de gestión de proyectos, Paul Newton

Útil para quienes trabajan en el campo de TI. Te permitirá entender paso a paso cómo gestionar diferentes tipos de proyectos. Lo importante es que la publicación se basa en la experiencia de una persona que trabajó con Microsoft, IBM, el Ministerio de Defensa del Reino Unido, etc.

Cómo gestionar personas. Cómo influir en los demás, Joe Owen

Basado en la experiencia práctica, que establece consistentemente los principios de una gestión eficaz de proyectos, principalmente con el personal.

Transición a la gestión de proyectos: ejemplos

La importancia de la gestión de proyectos ya ha sido apreciada por diversas empresas, y no sólo por las occidentales.

El 80% de los proyectos de las corporaciones transnacionales del mundo fracasaron total o parcialmente precisamente por la falta del componente gerencial de las competencias de sus directivos y ejecutores...
Alexandra Rolya, tutora principal de programas MBA en International Management Academy

En consecuencia, la necesidad de pasar a esta forma de gestión es cada vez más evidente. Y también para las empresas ucranianas.

Así, entre las empresas que utilizan este enfoque hay verdaderos líderes en diversas áreas:

• UKRSIBBANK BNP PARIBAS
• BANCO RAIFFEISEN AVAL
• GRUPO CORUM
• CABLE
• COMERCIO CÓMODO
• COMIDA DE TERRA
• NOTICIAS DE MEDIA HOLDING

Veredicto

Como muestra la práctica, las empresas que han elegido el método de gestión de proyectos gozan de una merecida consideración en el entorno empresarial:

1. utilizar sus recursos de la manera más eficiente posible
2. maniobrable, lo cual es especialmente importante en condiciones de inestabilidad
3. Calcular objetivos en función de oportunidades y riesgos.
4. Atractivo para las inversiones (incluidas las extranjeras).

Gestión de proyectos(gestión de proyectos) implica el desarrollo de un cronograma de trabajo, el nombramiento de un director de proyecto y un equipo de proyecto (es decir, la desviación de personas y recursos de la empresa del trabajo diario), ejecución y control de la ejecución del trabajo del proyecto. La gestión de proyectos siempre está asociada a la innovación y conlleva un elemento de prueba (de un nuevo mercado, de un nuevo producto). Implica la participación obligatoria de representantes de clientes, socios o clientes en el proyecto (al fabricar, por ejemplo, un nuevo producto). El objetivo de la gestión de proyectos es resolver un problema específico en poco tiempo con costos de transacción mínimos (asociados con malas comunicaciones, retrabajo, desvío de recursos, etc.).

Por tanto, la planificación es la condición principal para la gestión exitosa de un proyecto de calidad. El propio proyecto determina la necesidad de priorizar la planificación a corto plazo o la planificación a largo plazo. El cronograma de cada proyecto, dependiendo del resultado que se persiga, puede comenzar con una fecha límite o permitir flexibilidad cuando la prioridad de los objetivos se inclina hacia otros factores.

Ventajas de la gestión de proyectos: orientación a resultados, interacción constante con clientes y clientes, innovación, mensurabilidad de la implementación de una tarea específica.

Desventajas de la gestión de proyectos: este método de gestión es más caro, requiere mucho esfuerzo y tiempo, ya que requiere un desarrollo minucioso de un plan y el desvío de recursos de la empresa.

Tipos de proyectos

Las organizaciones siempre han utilizado los proyectos como formas creativas de implementar iniciativas que no se pueden implementar dentro de las operaciones normales. Hoy en día, la proporción de proyectos en las organizaciones aumenta a medida que se aceleran los procesos de cambio. Los proyectos pueden ser muy diferentes, los une el hecho de que en condiciones de recursos limitados (tiempo, dinero, especialistas) es necesario lograr un objetivo específico.

1. Proyectos de desarrollo de conceptos. Lo principal en ellos es crear todas las condiciones propicias para el surgimiento de nuevas ideas. Por ejemplo, durante un proyecto de este tipo, las compañías telefónicas encontraron una manera de proteger las cabinas telefónicas de los vándalos. De gran cantidad Como opciones se optó por la protección mediante dispositivos de acero inoxidable. Hoy en día se pueden ver en muchos edificios públicos.
2. Proyectos de planificación. Por ejemplo, durante un proyecto de este tipo se creó un plan maestro. sistema de transporte piedra amarilla parque Nacional y sus sistemas de mantenimiento.
3. Proyectos arquitectónicos. Para su éxito es fundamental la participación de todas las partes interesadas (los propios arquitectos, consumidores, técnicos, etc.). Por ejemplo, el famoso arquitecto e ingeniero estadounidense Buckminster Fuller atrajo a todos los interesados ​​y desarrolló el concepto de módulos de baño. Representan una opción económica, por lo que hoy en día se instalan masivamente durante la construcción de edificios residenciales.
4. Proyectos de construcción. En estos proyectos se hace especial hincapié en el cumplimiento de las especificaciones y el control. Sin control, un proyecto puede colapsar, introduciendo riesgos inaceptables o agotando recursos de tiempo y dinero.
5. Proyectos de desmantelamiento o remoción de estructuras. Estos proyectos se lanzan cuando algún producto, tecnología, etc. queda obsoleto y necesita ser retirado del servicio o del uso. Por ejemplo, el desmantelamiento de instalaciones nucleares requiere una desinfección obligatoria del terreno, para lo cual se reúnen equipos especialmente capacitados.

Antes de probar un enfoque desarrollado para otra industria, determine el propósito del proyecto. Si se trata del desarrollo de un producto o equipo médico, entonces el énfasis principal debe estar en la etapa de planificación. Si es necesario transferir el producto terminado de un entorno a otro (por ejemplo, la instalación de sistemas de calefacción y aire acondicionado en rascacielos modernos), lo principal en el proyecto es el control.

• Evaluación de la implementación del proyecto: cómo entender que tendrá éxito

¿Cuál es la esencia de la gestión de proyectos?

La misma actividad (por ejemplo, el desarrollo y lanzamiento de un nuevo producto) se puede llevar a cabo bajo gestión de proyectos y fuera de proyecto.

En el primer caso, el Gerente General utilizará una estructura de gestión matricial cuando designe un gerente de proyecto. Dependerá directamente del Director General y le reportará; su equipo estará integrado por empleados de diversos departamentos, relevados de sus funciones diarias por sus jefes inmediatos. Para lograrlo, el Director General realizará ajustes en las responsabilidades de los jefes de departamento. Y todos los empleados de la empresa comprenderán el propósito y los objetivos del proyecto. En consecuencia, los resultados y el calendario del proyecto serán mensurables.

En el segundo caso, el CEO encomendará esta tarea a uno de los jefes de departamento (por ejemplo, el director de marketing), sin relevarlo de otras responsabilidades. Los objetivos y metas del proyecto no estarán claramente claros para todos los participantes y, muy probablemente, lo tratarán como una responsabilidad adicional. El período de ejecución del proyecto se ampliará y los resultados serán inconmensurables.

5 secretos de gestión del fundador de la cadena McDonald's

Fundador marca famosa Ray Kroc prefería dedicarse a la estrategia, pero si era necesario estar detrás de la caja registradora o limpiar los baños, no rechazaba ese trabajo.

Los editores de la revista Director General hablaron sobre otros secretos de la gestión de McDonald's.

Gestión de proyectos y gestión tradicional: ¿cuál es la diferencia?

La implementación del método de gestión de proyectos hoy está adquiriendo nuevos límites. Si antes tradicionalmente se aplicaba sólo a determinadas industrias (construcción, energía, defensa), ahora, en un grado u otro, se está implementando un sistema de gestión de proyectos en una de cada cinco empresas. Así, su presencia en términos porcentuales se acerca paulatinamente al 50%. Esto incluye el sistema bancario, el comercio y los servicios. Si una empresa se especializa en un área particular, pero necesita mejorar continuamente sus productos en respuesta a las nuevas demandas de la población, entonces la gestión de proyectos se convierte en una solución relevante. Algunas empresas hoy existen sólo gracias a este enfoque.

CEO habla

Frank Müller, Director General del grupo internacional de empresas AsstrA, Zurich

La decisión de introducir la gestión de proyectos en el grupo de empresas AsstrA se tomó en 2006. Con su ayuda, planeamos lograr dos objetivos principales:

• aumentar la participación de la gama de servicios en las ventas totales de la empresa, servicio integral al cliente;
• mejorar la calidad de los servicios.

A principios de 2007 creé y dirigí el departamento de logística de contract dentro del grupo de empresas. Sus responsabilidades incluyen la gestión de proyectos en todo el grupo de empresas. El sistema de gestión de calidad de AsstrA está certificado según los requisitos de la norma ISO 9001:2000. En consecuencia, la implementación de la gestión de proyectos también se lleva a cabo mediante el desarrollo, adopción e implementación de cada nuevo proceso de negocio. Como consumidores potenciales de los servicios prestados por los equipos de proyecto del grupo AsstrA se han identificado empresas en las que la logística no es la actividad principal y todas las funciones logísticas están subcontratadas. La búsqueda de clientes potenciales la realiza el departamento de marketing entre consumidores nuevos y existentes del grupo de empresas. Si el cliente está interesado en el proyecto, a petición suya se crea un equipo de proyecto, que incluye:

• el iniciador del proyecto, que puede ser cualquier empleado de la empresa que propuso la implementación del proyecto;
• desarrollador de proyectos: un empleado con experiencia en el desarrollo de conceptos logísticos y su oferta a los consumidores;
• director de proyecto: empleado de la empresa con competencia en gestión de proyectos;
• empleados de departamentos operativos para el desarrollo e implementación del proyecto;
• Empleado del departamento de finanzas (cualificaciones requeridas).

La composición y el número de miembros del equipo del proyecto se determinan individualmente para cada proyecto, dependiendo de su escala y servicios, cuya implementación está planificada dentro del proyecto. Un empleado puede realizar varias funciones en un equipo de proyecto. Dependiendo de su función y empleo en cada caso individual, el nivel y la proporción de motivación se determinan en forma de porcentaje de los beneficios del proyecto.

Para trabajar con éxito con los clientes en el marco de la gestión de proyectos, se mejoraron determinados módulos del sistema CRM corporativo y se capacitó a los empleados del departamento de marketing que buscan y trabajan con clientes. Actualmente se están desarrollando activamente nueve grandes proyectos, centrados principalmente en optimizar y garantizar la logística para el suministro de productos y bienes a los países de la CEI.

Un practicante dice

Serguéi Vratenkov, jefe de competencia "gestión de proyectos" del grupo de empresas Intalev, Moscú

El costo de implementar la gestión de proyectos con la ayuda de consultores, incluido el software y la capacitación de especialistas, puede oscilar entre 30 mil dólares estadounidenses (por pequeña empresa) hasta 300 mil (para los grandes). Se cree que la gestión de proyectos proporciona un ahorro de costes de una media del 10 por ciento.

Antes de implementar la gestión de proyectos, es necesario calcular los costos de las actividades del proyecto que ya se llevan a cabo en su empresa. Si no ha implementado la gestión de proyectos antes y gasta, por ejemplo, alrededor de un millón de dólares estadounidenses al año en el desarrollo de nuevos productos, al implementar la gestión de proyectos (que cuesta 50 mil), ahorrará alrededor de 100 mil dólares cada año.

Cómo entender que el proyecto tendrá éxito

Los grandes proyectos suelen terminar en fracaso. Ejemplos vívidos: Lockheed, que sufrió un fiasco con el avión L-1011, o el proyecto Deep Tunnel de Chicago, que supuso una importante ampliación del sistema de alcantarillado de la ciudad. Al intentar salvar estos proyectos fallidos, las empresas sufrieron enormes pérdidas.

Es mejor no seguir el ejemplo de quienes apoyan iniciativas que se desvanecen. Una de las principales razones por las que esto fracasa es que las empresas quedan demasiado atrapadas en apoyar un proyecto, especialmente uno que está arraigado en la organización, y simplemente dejan de darse cuenta de cuánto les cuesta. El libro ofrece recetas que ayudarán a los directores generales y altos directivos a evitar este tipo de problemas.

Mire el proyecto desde fuera. Una forma es evaluar ocasionalmente un proyecto como si no tuvieras nada que ver con él. Al mismo tiempo, vale la pena hacerse la pregunta: “Si hoy fuera a trabajar por primera vez y me asignaran este proyecto, ¿lo apoyaría o intentaría deshacerme de él?”

Compartir la responsabilidad de tomar decisiones. Al colocar a diferentes personas a cargo de las decisiones sobre financiación y desarrollo de nuevos productos, así como de la contratación y las promociones, aumentará la imparcialidad de la percepción del proyecto. Esto significa que la eficiencia de su implementación aumentará significativamente.

Proporcionar opciones de respaldo. Incluso antes de comenzar a trabajar en el proyecto, indíqueles que piensen en las opciones de respaldo, divida el proyecto en tareas pequeñas y fáciles de resolver y analice el costo de salir del mismo.

Lo más importante: debes ser siempre objetivo. Para hacer esto, responda las siguientes preguntas con frecuencia:

• ¿El fracaso de un proyecto cambiará mi opinión sobre mí mismo como líder o como persona? ¿Por qué apuesto todo a su éxito, por el bien de mi carrera o por mi propia satisfacción?
• ¿Reacciono dolorosamente a los comentarios críticos sobre el proyecto? ¿Considero competentes sólo a aquellas personas que apoyan el proyecto?
• ¿Tengo la costumbre de pensar primero en cómo ciertos eventos y acciones afectarán al proyecto y no en otras áreas de la organización o en la empresa en su conjunto?
• ¿Tengo a veces la sensación de que si el proyecto termina mañana, la vida perderá su sentido?

Si responde afirmativamente a una o más de estas preguntas, lo más probable es que esté demasiado comprometido con el proyecto.

¿A quién confiar el proyecto?

Encontrar una persona en la que se pueda confiar para gestionar un proyecto en una empresa y que lo lleve a un nuevo nivel cumpliendo con requisitos de alta calidad para los resultados es una empresa arriesgada. Sin embargo, esta cuestión no debería permanecer en el limbo. Conociendo las cualidades específicas que requiere un futuro director de proyecto, será mucho más fácil para el propietario de la empresa tomar una resolución. Todo director siente la necesidad de contar con un gerente o un adjunto ambicioso, responsable y talentoso. Analicemos a quién no se recomienda asignar esta tarea y a qué se debe prestar atención cuando hay candidatos.

Un empleado exitoso no significa necesariamente que su éxito se extenderá a sus habilidades de liderazgo. Un alto nivel de especialista no indica un nivel adecuado de responsabilidad en el contexto de la gestión de equipos. Al mismo tiempo, no lo excluye. El consentimiento de dicho empleado puede estar dictado no tanto por la comprensión de la responsabilidad asignada, sino por la incapacidad de negarse a un ascenso y a la solicitud del director. Al mismo tiempo, la autonominación independiente juega a su favor y enfatiza la capacidad de tomar decisiones serias rápidamente. Si el empleado da claramente la impresión de ser un director de proyecto, entonces vale la pena realizar una nueva evaluación objetiva de sus cualidades, habilidades y capacidades. La eficacia de la gestión de proyectos depende directamente del cumplimiento de determinadas cualidades por parte del candidato.

Entonces, ¿qué cualidades le permiten objetivamente calificar para el puesto de director de proyecto? Aquí hay una lista de los más importantes.

Capacidad para trabajar en situaciones estresantes.

Un gerente necesita resistencia al estrés, en primer lugar, para pedidos equilibrados en condiciones en las que el resultado del trabajo es invisible e intangible, pero es extremadamente importante para el destino futuro de toda la empresa o de una parte importante de la existencia del proyecto. La falta de tiempo para pensar y la voluntad de cometer un error es un factor grave en la aparición del estrés. Estará presente durante todo el trabajo del proyecto. Por lo tanto, la capacidad de autocontrol y centrarse en las acciones de todo el sistema de gestión de proyectos, y no en las emociones, requiere, en primer lugar, resistencia al estrés. Por supuesto, el profesional más despiadado y calculador no estará inmune a los errores, pero el quid de la cuestión es que los fallos no deberían afectar los pedidos posteriores en el mismo estado del gerente. Además, la incertidumbre y los miedos en la gestión se acumulan instantáneamente en el comportamiento de todo el equipo. Ésta es la psicología de las masas.

Hay dos métodos para evaluar esta cualidad en un candidato. El primero se reduce a la observación pasiva de su trabajo y al análisis del comportamiento cuando surgen imprevistos, un conflicto con un colega, dificultades en el proceso de trabajo, críticas del exterior, etc. El segundo método consiste en observar a un empleado en las mismas circunstancias. , pero creado artificialmente. Esto le permite comprobar la eficacia del método en un período de tiempo más corto, pero debe respetar límites estrictos, ya que de lo contrario un empleado valioso pero desinformado puede decidir cambiar de trabajo.

Capacidad para resolver simultáneamente varios problemas.

Es posible que necesite resolver no dos o tres problemas de este tipo al mismo tiempo, sino muchos. Cada uno exigirá atención. El destino del proyecto en un futuro próximo puede depender de cualquier detalle, incluso de la interrupción de todo el evento. Evitar riesgos en la planificación del proyecto depende principalmente de esta cualidad del candidato.

Para evaluar esta capacidad, al candidato se le deben asignar un par de tareas que requerirán esfuerzos de diferente naturaleza por su parte. Esta será la esencia de la prueba. Es necesario prestar atención a la velocidad de su implementación, la atención al detalle, la capacidad de delegar el trabajo a colegas y la calidad de los resultados de los pedidos completados.

Capacidad para entrar en detalles.

Esta cualidad de un empleado elimina o minimiza errores en el futuro. Se requiere asignar una tarea para trabajar sin Descripción detallada el resultado requerido. Grado de implicación y apoyo del trabajo realizado. Materiales adicionales Le permitirá comprender qué tan bien el candidato es capaz de realizar un trabajo en profundidad. Lo principal es comprender la diferencia entre perfeccionismo patológico y saludable.

Conocimiento de la industria, profesionalismo y cualidades personales.

El proyecto, como objeto de trabajo, es nuevo y tiene plena relevancia para el área de negocio en la que se implementa. Es decir, a pesar de su carácter innovador, el proyecto requerirá por parte del director un excelente conocimiento de la industria. Y para tal cualidad de candidato, lo primero en importancia serán sus cualidades personales. Así, se dará prioridad no tanto a la educación especializada como a la experiencia de la persona.

La capacidad de iluminar a los demás.

La necesidad de esta cualidad viene dictada por la naturaleza innovadora del proyecto. Cada miembro del proyecto es parte todo el sistema, de cuyo trabajo depende el resultado general. Nos guste o no, las personas proyectan entre sí interés en su negocio o falta del mismo. Existe una creencia: cualquier empresa está formada por las personas que trabajan en ella. Si los especialistas ordinarios no influyen intencionalmente en el éxito del proyecto, entonces el organizador de la gestión del proyecto influye de alguna manera en el espíritu de su equipo y, por tanto, en el éxito del proyecto en el que trabaja su equipo. Por supuesto, no estamos hablando de una agitación constante para trabajar duro con el fin de lograr una gran tarea. El propio futuro líder debe estar “en llamas” con la idea detrás del proyecto.

• Formación de un equipo de proyecto: principios fundamentales.

Un practicante dice

Sergey Gorbunov, director general de la Asociación Internacional de Restaurantes del Centro Vesta, Moscú

Hace unos 15 años, un joven de 24 años trabajaba en nuestra empresa como transitario. No sólo cumplía perfectamente con sus responsabilidades directas, sino que también en su tiempo libre ayudaba desinteresadamente a otros en su trabajo. Al mismo tiempo, nunca empezó a hablar de ascenso.

Un día, la gerente de un restaurante me dijo que se mudaba a otra ciudad y que renunciaba en tres días. Por lo tanto, casi no tuve tiempo de buscar un nuevo gerente. Entonces me acordé del transitario y, a pesar de su evidente falta de formación profesional, le ofrecí ser director de restaurante. Estuvo de acuerdo y al principio incluso combinó dos puestos hasta que encontré un nuevo transportista. En los días no laborables, el nuevo gerente realizaba capacitaciones con empleados experimentados. Además, ingresó a la universidad y asistió repetidamente a cursos de formación avanzada. Luego nuestros caminos se separaron y recientemente nos conocimos en uno de los foros profesionales, donde hizo una presentación. Me sorprendió gratamente saber que nuestro antiguo transportista ahora dirige una pequeña cadena de restaurantes.

¿Cuáles son los métodos (sistemas) de gestión de proyectos?

Hoy en día, los principios de la gestión de proyectos se dividen en dos métodos significativamente diferentes:

1. Método de planificación y gestión de la red. El principio del método es adherirse a una secuencia natural de actividades y procesos de trabajo, que se representa en diagramas gráficos, teniendo en cuenta todos los posibles contactos mutuos de las etapas. proceso general. Cubre todos los procesos involucrados representándolos con cuadros, gráficos, tablas y otras herramientas de planificación. Le permite rastrear la más mínima discrepancia de la trayectoria planificada del proyecto en términos de tiempo, calidad e indicadores productivos.

2. Método del gráfico de líneas. A diferencia del primer método, ha quedado algo abolido. El plan de ejecución del proyecto se expresa mediante un cronograma en dos dimensiones: tipos de obra (vertical) e intervalos de tiempo (horizontal). Este método no demuestra la relación entre las etapas individuales del proyecto, pero representa claramente el cumplimiento de los plazos y estructura las etapas en una secuencia lógica.

También existen cinco tipos de grupos de procesos, que se distinguen por los diferentes objetivos a los que se enfrentan:

1. Iniciación. Lo primero que se hace para formar un nuevo proyecto o formar una nueva etapa de uno existente. La iniciación es necesaria para la aprobación del inicio por parte del gerente antes de que comiencen los trabajos en el proyecto o su siguiente fase.
2. Planificación. En el marco de este grupo de procesos se determina el plan del proyecto, su contenido, listado de obras, su volumen, gradación de actividades y sus objetivos. Es decir, se gestiona el desarrollo de las etapas del proyecto.
3. Ejecución. Todo lo que se requiere para implementar la etapa actual del proyecto está contenido en este grupo de procesos.
4. Seguimiento y gestión. Parte del proceso que se reduce a la observación, estudio y posterior trabajo con los datos obtenidos. Necesario para cumplir con los indicadores de calidad y aumentar la eficiencia del trabajo. Influye en los grupos de proceso de iniciación, planificación y ejecución. En esta etapa se evalúa la gestión del proyecto.
5. Terminación. Este es un grupo de actividades que completa todo el trabajo antes de prepararse para una nueva fase del proyecto o completar actividades dentro del proyecto general.

La esencia principal de la gestión de proyectos es organizar y gestionar eficazmente las personas y los recursos disponibles, analizar y minimizar los costos y utilizar el tiempo con cuidado con el fin de completar lógicamente los proyectos.

Análisis de gestión de proyectos

El análisis de la gestión de proyectos consta de dos componentes críticos:

• análisis del propio plan;
• análisis de la implementación de este plan.

El análisis del plan es necesario para responder a la pregunta de si el proyecto puede satisfacer las metas y deseos de los participantes en este proyecto. Todos los participantes involucrados en el proyecto deben evaluar los indicadores, planes, metas y resultados planificados. Esta es la primera etapa del proyecto o etapa de planificación. En esta etapa se toma la decisión de cambiar el proyecto, ajustarlo, cambiar metas y resultados. Después de completar el análisis del plan, todos los procesos de análisis posteriores se entienden como procesos de análisis de ejecución.

En la etapa de planificación, se desarrollan estimaciones y pronósticos. El proceso de revisión del desempeño es necesario para monitorear los esfuerzos para lograr pronósticos y resultados.

Para la mayoría de los proyectos, los métodos de gestión de proyectos incluyen el análisis de los criterios para lograr el objetivo. Los criterios para el éxito del proyecto incluyen el cumplimiento de los plazos, la calidad del trabajo y el costo del trabajo realizado para el proyecto. Si alguno de estos criterios falla y produce resultados negativos, se toma una decisión sobre un ajuste menor, un cambio cualitativo o eliminación completa proyecto.

Los procesos de análisis de la gestión de proyectos se pueden dividir en principales y auxiliares.

Los principales incluyen los procesos de análisis de los criterios del proyecto, de los que dependen directamente los objetivos de la gestión del proyecto. Estos criterios incluyen:

• términos - cumplimiento de lo planificado con lo real;
• costo: cumplimiento de los costos previstos con los reales. Esto puede incluir análisis de costos con el fin de optimizar posteriormente el proyecto;
• calidad: seguimiento del cumplimiento de los estándares de calidad planificados con los implementados. En caso de un resultado negativo de este análisis, es necesario esbozar soluciones para restablecer los estándares previstos;
• Confirmación de goles. Resumir los resultados de todos los participantes del proyecto y analizar la conformidad de los resultados planificados con los alcanzados.

Los procesos de análisis de apoyo asociados con la evaluación de factores que influyen en los criterios y objetivos de éxito del proyecto incluyen:

• análisis de recursos: cumplimiento de la carga prevista y real con la planificada, así como análisis de la relación entre los gastos reales y los valores planificados.
• evaluación del desempeño: evaluación del resultado del trabajo, transmitiendo información sobre el proyecto a los participantes sobre cómo se utilizan los recursos para lograr el objetivo del proyecto.

Esto no incluyó análisis de interacciones para optimizar el procesamiento de información, análisis de ejecución de contratos para ingresar información para prevenir disputas y otros procesos que no son productivos.

Con base en los resultados del análisis, se toma una decisión sobre la continuación del proyecto según lo planeado o se realizan ajustes al avance del trabajo.

Dificultades de implementación

Mejorar la gestión de proyectos en las organizaciones suele implicar las siguientes actividades:

• desarrollo de metodología de gestión de proyectos en la empresa;
• implementación sistema de informacion gestión de proyectos;
• Capacitar a los empleados para que cumplan sus funciones en la gestión de proyectos.

La experiencia muestra que en casi todos los casos de implementaciones fallidas de gestión de proyectos, la principal fuente de problemas fue la atención insuficiente al desarrollo de los procesos organizacionales de gestión de proyectos. Como ejemplo, consideremos el proceso de desarrollo y aprobación de un plan de proyecto. Los procesos para desarrollar un plan de proyecto se describen en detalle en los estándares de gestión de proyectos, están respaldados por software especializado y no requieren mucho esfuerzo adicional para mejorarlos. Los procesos de coordinación y aprobación de planes de proyectos no están descritos en ninguna norma; son muy específicos y el proceso de organización de ellos es muy difícil de establecer. El desarrollo de un plan es una parte interna del proyecto, mientras que su aprobación es un momento organizativo externo que no requiere la participación de empleados de otros departamentos. Pero cualquier organización necesita no sólo un plan de proyecto bellamente elaborado, sino, sobre todo, un plan coordinado. Lo difícil de mejorar el gobierno corporativo es precisamente procesos organizacionales. Su desarrollo lleva mucho tiempo y requiere el esfuerzo de un gran número de empleados y altos directivos; Además, los procesos organizacionales necesitan un seguimiento y una mejora constantes. Sobre su base, se crean reglas uniformes para la ejecución de todos los proyectos de la organización, lo que permite construir un sistema uniforme de control, informes consolidados y también garantizar el éxito del proyecto, independientemente del nivel de competencia de los gerentes. . Es aconsejable automatizar los procesos organizacionales clave para que no se puedan ejecutar “mal”.

Los aspectos característicos de una gestión de proyectos ineficaz son la falta de un sistema de planificación y control, el lanzamiento de muchos proyectos sin tener en cuenta la disponibilidad de recursos, las "guerras de recursos" entre los directores de proyectos y los jefes de departamento, la falta de una imagen completa del estado de los proyectos y una fuerte dependencia de las cualificaciones de su director principal.

• 5 razones principales por las que los proyectos fracasan

10 condiciones para un trabajo exitoso

1. Misión del proyecto, establecimiento de objetivos claros. La gestión eficaz de la implementación del proyecto se expresa principalmente en garantizar el objetivo principal del proyecto: lanzarlo a tiempo con las menores pérdidas financieras. Es necesario un equilibrio de tres cosas: tiempo empleado racionalmente, presupuesto optimizado con ausencia de gastos innecesarios e ineficaces, calidad aceptable, cuyos criterios se establecen en el proyecto. La gestión del desarrollo de proyectos debe basarse en estos factores.

La definición clara del proyecto es uno de los indicadores de calidad. La incertidumbre mata cualquier esfuerzo. Muchos proyectos viables nunca despegan debido a la incertidumbre y la mala planificación. Es necesario eliminar cualquier manifestación de incertidumbre. Cada paso, cada acción del proyecto debe seguir un camino claramente planificado. Naturalmente, algunas situaciones pueden ajustar mucho el proyecto, pero esto no es motivo de falta de planificación. Una comprensión clara del objetivo y el cálculo de todos los pasos es la clave principal del éxito de cualquier proyecto.

La primera regla de eficiencia al desarrollar un proyecto es un líder talentoso y gerentes experimentados. Por ejemplo, si pregunta a dos gerentes de proyecto cuál consideran que es su tarea, el gerente experimentado siempre agregará “a tiempo”. Pero además de personal competente, la eficiencia en Últimamente influenciados por enfoques científicos. Las opiniones y juicios ya son cosa del pasado. Pasan a primer plano la investigación empírica y teórica, el análisis cualitativo de los predecesores, la consideración de sus errores y deficiencias y la gestión de riesgos del proyecto.

2. Apoyo de los altos directivos. La esencia de la gestión de proyectos es crear un equipo competente y profesional. La delegación de poder y responsabilidades clave conduce al logro de metas y altos resultados. En la concepción del proyecto es necesario crear un sistema de gestión temporal, que, junto con uno permanente, profundizará en el proyecto y lo gestionará. Por supuesto, esto introduce algunos malentendidos y confusión en la división de competencias entre temporales y gestión constante, pero le permite concentrarse completamente en el proyecto, toda la documentación de informes, preparar mejor los materiales para su aprobación, realizar un análisis de efectividad y ajustar el trabajo del proyecto. El equipo de gestión temporal idealmente debería incluir al jefe de la organización, el director del proyecto, gerentes de cada área de gestión de proyectos responsables de un área de trabajo específica, así como todos aquellos que están indirectamente involucrados y ayudando al proyecto.

3. Tener planes bien pensados. Para implementar proyectos efectivos, se debe tener en cuenta cada detalle. Hay muchos ejemplos en los que se cerraron grandes proyectos debido a la omisión de un detalle aparentemente insignificante. El desconocimiento por parte del gerente incluso de los pequeños matices conduce a una pérdida de autoridad y aumentará la desconfianza, lo que en última instancia tendrá un impacto negativo en el proyecto.

4. Teniendo en cuenta los requisitos del cliente del proyecto. Ninguna promesa puede garantizar la implementación de los proyectos. Pero, a pesar de ello, un gestor competente debe tener capacidad de comunicación y, en el momento adecuado, contactar con las partes interesadas y los actores del proyecto (inversores, participantes, subcontratistas, etc.). Cualquier ajuste, incluso un pequeño cambio en un detalle que no parece afectar el proyecto en su conjunto, debe ser discutido, analizado y aprobado por todos los participantes. De lo contrario, esto conducirá a la pérdida de confianza, autoridad y la posibilidad de cerrar el proyecto en cualquier etapa.

5. Teniendo en cuenta los requisitos del usuario. La regla principal es que el proyecto debe beneficiar al público objetivo. Por tanto, tener en cuenta las opiniones de los usuarios, sus necesidades y deseos deben influir. papel vital en la implementación del proyecto.

6. Disponibilidad de las tecnologías necesarias. Las tecnologías modernas hoy en día son punto importante para cualquier proyecto. Aunque esta cuestión no pertenece a la categoría de gestión, no se puede ignorar. Sin el equipo necesario, el proyecto simplemente no puede existir, sin importar cuáles sean los objetivos.

7. Disponibilidad de artistas calificados. La composición cuantitativa y cualitativa exacta de los artistas calificados depende del campo de actividad, del proyecto específico, del volumen y de las tareas asignadas. Por ejemplo, para grandes proyectos. empresas constructoras Deberán incluirse el ingeniero de proyecto, el capataz responsable de la composición profesional de los participantes en el proyecto y el ingeniero de seguridad.

En proyectos grandes puede haber puestos como el de controlador de proyecto, responsable de recopilar y analizar información, regular costos y salarios. También existen responsables del servicio de soporte que se encargan del servicio de soporte de información y de la oficina de proyectos, donde fluye toda la información sobre el proyecto.

8. Sistema de control eficaz. La falta de control puede provocar la parada total del proyecto, por lo que, además de los planes, es imperativo crear un sistema de control bien pensado.

9. Interacción productiva entre todos los participantes del proyecto. La apertura es lo primero en dicha interacción. Las personas creerán y se comprometerán al 100% con un proyecto cuando se sientan abiertas.

En la etapa actual de desarrollo, la gestión de proyectos es reconocida como la forma más herramienta eficaz conduciendo negocios. El número de problemas (energéticos, ambientales, de recursos, sociales) crece constantemente y solo pueden resolverse mediante el uso de tecnologías y soluciones de gestión innovadoras. La organización del trabajo según planes específicos es característica de la mayoría de las empresas extranjeras y se aplica cada vez más en Rusia, no sólo en las empresas, sino también en las agencias gubernamentales.

Para responder a la pregunta de qué es la gestión de proyectos, es necesario comprender las características distintivas de la implementación de proyectos de otros métodos de actividad. Se caracteriza por las siguientes características:

• Centrarse en resultados específicos. Todas las acciones realizadas durante la implementación de una idea están interconectadas y dirigidas a lograr un objetivo predeterminado. Lo importante es la integridad; si algunos procesos se llevan a cabo sin un resultado tangible, entonces esto no es un proyecto.
• Recursos limitados disponibles. Como regla general, cualquier iniciativa se implementa teniendo en cuenta los recursos disponibles, principalmente financieros, humanos y de tiempo. Siempre se establece un plazo exacto o aproximado para la finalización de todos los trabajos, así como se elabora un presupuesto y un calendario de ejecución.
• Unicidad. Esto significa que se pretende lanzar un producto por primera vez o introducir un nuevo servicio.

El diseño es el proceso de elaboración y desarrollo de un emprendimiento desde el surgimiento de un concepto hasta su implementación en la realidad. Para hacer realidad una idea se elabora un plan, que representa un escenario de todas las acciones posteriores, desglosado por periodos de tiempo y procesos llevados a cabo. Los procesos pueden llevarse a cabo en paralelo, independientemente unos de otros o en estrecha interconexión. Los desarrollos innovadores requieren conocimientos profundos en diversos campos. actividad humana: economía, construcción, finanzas, trabajo con personas. La implementación de una idea siempre conlleva ciertos cambios, y para gestionarlos de manera eficiente se nombra a una persona con conocimientos específicos: el director del proyecto.

Podemos decir que la gestión de proyectos es actividad profesional persona, cuya esencia es utilizar lo más posible conocimiento moderno, métodos, medios, tecnologías para influir en las personas para lograr el resultado requerido. La gestión operativa tradicional no puede cambiar e integrarse rápidamente en condiciones ambientales que cambian y se desarrollan rápidamente.

La gestión de proyectos se realiza en base a etapas. ciclo vital principios:

• Iniciación(evaluación previa de plazos, recursos necesarios, fijación de tareas y análisis de riesgos).
• Planificación(búsqueda de inversor, cálculo del presupuesto, objetivos, riesgos y cronograma de actuación).
• Implementación(seguimiento de la implementación del plan y logro de resultados intermedios, financiamiento por etapas, realización de los cambios necesarios al plan).
• Clausura(evaluar el grado de cumplimiento de las tareas asignadas, tiempo empleado, rentabilidad del plan, trabajar los errores).

El uso de la gestión de proyectos en la práctica internacional es una herramienta para implementar ideas innovadoras y una tecnología de gestión altamente eficaz en sistemas inestables e inciertos que se están desarrollando y cambiando rápidamente. Esto se aplica principalmente a los sistemas tributario, legislativo y de recursos. Utilizando un sistema de control de este tipo, es posible resolver problemas complejos carácter productivo, científico y social.

Algunos directivos de empresas utilizan la gestión de proyectos en determinadas áreas de sus actividades que requieren la promoción de nuevas tecnologías y productos, o con su ayuda resuelven problemas aplicados individuales con un componente creativo. Se crea una especie de “empresa dentro de una empresa”, que no proporciona influencia negativa para las principales tareas de producción. Además, un ejemplo clásico de este enfoque es la producción de productos grandes y complejos (aeroespacial, construcción naval, complejo militar-industrial).

Sin embargo, también existen las llamadas empresas orientadas a proyectos, cuya forma de existencia consiste precisamente en actividades únicas durante un período de tiempo determinado, encaminadas al resultado final. Sus características distintivas son:

• acercamiento estratégico;
• trabajo en equipo;
• autoorganización;
• apertura en las comunicaciones;
• Orientación hacia el exterior.

La gestión de proyectos surgió y se desarrolló inicialmente en industrias altamente especializadas. Sin embargo, después de algunas décadas, en constante desarrollo y demostrando su eficacia, cubrió Varias áreas negocio. Su influencia es especialmente notable en áreas como:

• Sector TI y desarrollo de nuevo software;
• desarrollo de nuevos tipos de productos industriales y su implementación;
• reconstrucción y construcción;
• realizando trabajos de diseño, investigación y científicos.

Tanto en el sector empresarial como en el gobierno, los planes suelen organizarse en carteras o programas. Se pueden combinar en un programa varias iniciativas interrelacionadas destinadas a lograr un resultado común. Por ejemplo, un programa para mejorar la prestación de atención médica a los ciudadanos puede incluir proyectos para mejorar la formación del personal médico, modernizar y desarrollar nuevos estándares de tratamiento y producir medicamentos modernos y eficaces para determinadas enfermedades. Si hablamos de cartera, se supone que existen iniciativas de diferentes direcciones, que están unidas por una única fuente de financiación.

En la literatura especializada, a veces se pueden ver diferencias en la comprensión de los términos "gestión de proyectos" y "gestión de proyectos". Esto se debe a un enfoque diferente de los conceptos básicos, el tipo de diseño y otros factores. Según ISO 9000 un proyecto es un proceso, mientras que según ICB IMPA es una acción o esfuerzo. En consecuencia, en esta materia, la gestión a menudo se entiende como una determinada cultura y actividad profesional en sistemas sociales, y bajo control – influencia en la implementación de ciertos procesos. Sin embargo, en la mayoría de las fuentes estos conceptos se reconocen como idénticos, ajustados a las características específicas de las relaciones de mercado.

Funciones principales de la gestión de proyectos.

La gestión de proyectos es una disciplina sintética que combina conocimientos tanto profesionales como especializados. Estos últimos ilustran las características del ámbito al que pertenece la empresa (construcción, ecología, investigación, educación). Sin embargo gran importancia Tiene el estudio y análisis de patrones inherentes a ideas realizadas en diferentes áreas de la actividad humana.

Las funciones tradicionales de gestión de proyectos incluyen:

• establecimiento de objetivos (formación de un plan, su inicio y desarrollo de un concepto);
• planificación (creación de una estructura y secuencia clara de procesos, relaciones entre ellos, programación de trabajos, contratos, suministro de recursos);
• organización (implementación del plan aprobado, creación de una oficina y formación de un equipo, intercambio de información, celebración y mantenimiento de contratos, realización de pedidos de bienes y servicios);
• motivación (desarrollo e implementación de un sistema de incentivos para todos los participantes en el trabajo);
• control (elaboración y presentación de informes sobre el avance de los trabajos, seguimiento de costes y plazos, control de calidad, estudio de medidas para reducir riesgos, ejecución de contratos).

Existen grandes diferencias entre la gestión funcional y la de proyectos. Cada sistema tiene sus propias fortalezas y debilidades, pero se reconoce que el trabajo en planes específicos es más flexible, progresivo y capaz de transformarse bajo la influencia de nuevas condiciones.

Las funciones de la gestión general (tradicional) incluyen:

• estabilización de la condición existente;
• una gama claramente limitada de tareas a realizar;
• los poderes son aprobados por la estructura de gestión;
• el trabajo se lleva a cabo en estructuras organizativas estables;
• La responsabilidad está determinada por funciones prescritas.
• definición de éxito: lograr ciertos resultados intermedios;
• Bajo nivel de variabilidad de las condiciones de trabajo.

Con base en los factores anteriores, podemos concluir que las principales características de la gestión funcional son la estabilidad y la previsibilidad.

Los principios de la gestión de proyectos difieren de los de la gestión funcional:

• las actividades se caracterizan por la incertidumbre, hay un trabajo constante con los cambios;
• los poderes pueden no estar claramente distribuidos;
• la gama de tareas puede variar dependiendo de varios factores impacto;
• las tareas pueden ser multifuncionales, pero dentro del ciclo del proyecto;
• las actividades están orientadas a la innovación;
• la resolución de conflictos es una de las tareas más importantes;
• La efectividad está determinada por el logro del objetivo final.

En consecuencia, una gestión de este tipo tiene como objetivo lograr el resultado requerido en un período de tiempo determinado con un recurso limitado en condiciones inestables. Para ello es necesario seleccionar y organizar el trabajo de personal altamente cualificado, así como introducir nuevas tecnologías y soluciones de gestión.

Al mismo tiempo, estos dos sistemas de gestión no pueden ser completamente opuestos. Pueden cruzarse y complementarse entre sí. Por ejemplo, en gestión general hay una serie de conceptos fundamentales que todo director de proyecto competente debería conocer.

Gerente de proyecto y requisitos para él.

Una característica distintiva de la gestión de proyectos es que los derechos básicos, así como la responsabilidad por el resultado obtenido, se concentran en manos de un pequeño grupo de personas o incluso de una sola persona: el director del proyecto. Esto no implica que el director del proyecto sea capaz de conocer todas las características específicas de cada proceso; su trabajo consiste en utilizar sus habilidades para seleccionar y distribuir de la manera más eficaz a los especialistas, así como la división del trabajo entre ellos.

La función principal del gerente es monitorear la implementación de tres parámetros principales:

• Calidad de trabajo. Existen métodos probados para gestionar recursos materiales y humanos, como diagramas de carga de recursos y matrices de responsabilidad del ejecutante. El problema aquí puede ser que no es fácil formular tareas y luego controlarlas usted mismo. En tales casos, se utilizan métodos desarrollados de control de calidad.
• Tiempo. Para ayudar al gerente, se han desarrollado varios programas para la formación y seguimiento de horarios de trabajo.
• Presupuesto. El especialista crea un plan financiero y se asegura de que no haya gastos excesivos.

La competencia del gerente para implementar una nueva idea se evalúa de acuerdo con los siguientes componentes: experiencia, conocimientos, habilidades, profesionalismo, ética, mentalidad (pensamiento profesional). Los requisitos para la competencia de los especialistas se especifican en el Conjunto de conocimientos, que cuenta con el respaldo de asociaciones profesionales nacionales o internacionales. Más de 125 países han aprobado dichos Códigos (PM BoK) y sus propios sistemas de certificación.

La mayor organización de certificación de gestión es IPMA, que cuenta con 55 miembros. Sus estándares se desarrollan, aprueban y ajustan con base en el principal documento normativo de la organización ICB IPMA. En Rusia, sobre esta base, la Asociación SOVNET ha desarrollado Requisitos Nacionales para la Competencia de los Especialistas (NTC), y de acuerdo con ellos se lleva a cabo la certificación de los gerentes. Los países que no son miembros de esta organización tienen sus propios sistemas de certificación. Por ejemplo, PMI en EE.UU., ENAA en Japón, AIPM en Australia.

A menudo, el director de proyecto adecuado determina el éxito de toda la empresa. Este especialista debe gestionar con precisión los factores externos e internos que influyen en la iniciativa que se está implementando:

1. Relativamente factores externos La gerencia está obligada a:
   • rápida adaptación de todos los procesos a las condiciones externas cambiantes;
   • gestión de la interacción sostenible con otras entidades relacionadas con el trabajo realizado.
2. La influencia del control sobre los factores internos consta de las siguientes acciones:
   • distribución racional y redistribución oportuna de los recursos asignados para la implementación de la iniciativa;
   • coordinación constante de la interacción entre los participantes del proyecto.

Además de los parámetros internos controlados y manejables, como los costos de desarrollo, la producción de productos, la comercialización, los volúmenes de producción, las inversiones de capital y los precios, existen una serie de parámetros externos incontrolables. Estos incluyen condiciones económicas, condiciones ambientales, competencia, gustos de los consumidores, marco legal, entorno social, acceso a los recursos. Es muy difícil influir en ellos, por lo que la estructura debe establecerse y cambiar rápidamente sus actividades teniendo en cuenta estos factores.

Ventajas del método de gestión de proyectos y sus desventajas.

Un número cada vez mayor de estructuras empresariales, organizaciones estatales y municipales están introduciendo en sus actividades diarias Elementos de la gestión de proyectos. Incluso el Presidente y el Gobierno de Rusia han estado promoviendo este enfoque en los últimos años. ¿Qué ventajas aporta este método de trabajo?

Investigación autorizada organizaciones internacionales demuestran que la introducción de metodologías de proyectos en la gestión puede mejorar significativamente los indicadores de eficiencia en los primeros años. Es muy posible ahorrar un 20% de costes, así como una reducción del 20-25%. Los costes directos de integración de nuevas técnicas en el trabajo ascienden a varios por ciento del importe total del plan completo y normalmente se amortizan en 1 o 2 años.

Un nuevo enfoque de gestión abre negocios y organizaciones gubernamentales tales perspectivas:

• definición clara de las prioridades de las actividades;
• formulación inequívoca de resultados y metas esperados;
• la práctica de plasmar las iniciativas en formas claras y estructuradas de proyectos o programas;
• consideración competente de los posibles riesgos y búsqueda de formas de mitigarlos;
• lograr criterios claros para un trabajo exitoso;
• optimización de los costos de recursos de la empresa;
• aumentar la motivación del personal.

Las desventajas de cambiar a una nueva técnica incluyen los siguientes factores:

• Periodo de transicion. Puede retrasarse debido al desconocimiento de la dirección de los conceptos básicos de la gestión de proyectos o debido al sabotaje de los directivos de nivel medio que pueden perder su influencia.
• Falta de recursos. Distribuir fondos entre diferentes planes puede afectar negativamente las actividades operativas principales de la empresa, especialmente si tiene capacidades financieras limitadas.
• Personal. Sin un director de proyecto cualificado, el proceso puede estancarse. A menudo hay que contratar a un directivo y a su equipo desde fuera.

Sin embargo, a pesar de todas las dificultades, la gestión de proyectos está ganando impulso en todo el mundo. No se detiene, se desarrolla rápidamente y corresponde constantemente a la situación que se ha desarrollado en el mundo. este momento tiempo.

Wikipedia describe la gestión de proyectos como "la disciplina de iniciar, planificar, ejecutar, controlar y completar el trabajo de un equipo para lograr objetivos específicos y alcanzar criterios de éxito específicos". La idea de gestión de proyectos existe desde finales del siglo XIX. Sin embargo, podemos rastrear nuestros conceptos actuales de gestión de proyectos hasta la década de 1950.

Como muchos de nosotros sabemos, Henry Gantt fue uno de los fundadores de la gestión de proyectos. Vea la historia completa de la gestión de proyectos en este artículo: . Todo comenzó con la creación del diagrama de Gantt, un popular diagrama de gestión de proyectos, cuyo nombre Gantt probablemente le haya parecido muy a menudo. Henri Fayol creó cinco funciones de gestión: éstas son las predecesoras de nuestras cinco etapas actuales de gestión de proyectos.

Otra herramienta para la gestión de proyectos apareció a mediados del siglo XX. La estructura de desglose del trabajo surgió desde el Departamento de Defensa de Estados Unidos como otro método más para gestionar proyectos.

Si bien las herramientas de gestión de proyectos están muy extendidas en los sectores espacial, gubernamental, tecnológico y militar, los empresarios privados apenas están comenzando a comprender los beneficios del trabajo organizado en torno a proyectos específicos. Había una forma clara de gestionar estos proyectos especiales y las empresas se dieron cuenta de que la coordinación y colaboración en todos los niveles, unidades de negocio y disciplinas era fundamental para el éxito general.

¿Qué es un proyecto?

El Business Dictionary define un proyecto como “un conjunto planificado de tareas interrelacionadas que se completarán durante un período específico, sujeto a costos específicos y otras restricciones”. Un proyecto puede ser algo externo o una adición a la jornada laboral típica de los empleados de una empresa. Quizás una necesidad financiera o la solicitud de un cliente pueda ser el catalizador para que surja un proyecto.

Los parámetros del proyecto incluyen el logro de un objetivo claro, por lo que, por naturaleza, los proyectos implican un comienzo y un final para lograr un resultado único y específico. Este compromiso a corto plazo requiere un marco de tiempo determinado, un alcance claro, un presupuesto designado y recursos humanos, que incluyen un equipo de proyecto y un gerente.

¿Qué es un director de proyecto?

Un director de proyecto es una persona que lidera un equipo de proyecto para lograr conjuntamente el objetivo del proyecto. Cualquier persona que ostente el título de “gerente” tiene responsabilidades continuas durante su permanencia en la empresa de acuerdo con código de Trabajo RF, pero el puesto de director de proyecto es temporal y sirve únicamente para lograr un objetivo específico. Para cualquier proyecto específico, se nombrará obligatoriamente un director de proyecto. Sin embargo, si usted es gerente de departamento u otro tipo de gerente y la gestión de proyectos no es parte de su cargo oficial responsabilidades laborales, agregue una línea a su currículum sobre conocimientos y habilidades básicos en la gestión de proyectos; esto solo será una ventaja para usted.

Después de completar con éxito las actividades planificadas por el proyecto, recibirá un buen impulso en el desarrollo de sus habilidades de comunicación y administración efectivas, que siempre le serán útiles en cualquier situación. No todas las empresas tienen directores de proyectos a tiempo completo, y podrías proponer a la dirección de la organización que puedas gestionar un proyecto especial. Prepárese para aceptar este nuevo tipo de responsabilidad, aumentando así su valor para la dirección de la empresa. Su equipo de proyecto puede incluir colegas invitados de otros departamentos. Para usted personalmente, este tipo de actividad puede aportar cierta popularidad dentro de su empresa, aumentando la probabilidad de recibir una bonificación o un ascenso. Además del crecimiento personal y profesional, obtendrá una buena experiencia en algo nuevo para usted. También obtienes ciertos beneficios al enfatizar que actividades del proyecto No sólo puede satisfacer su necesidad de desarrollo profesional, sino que también puede ayudar a incrementar los beneficios de la empresa (tanto financieros como intangibles).

Si su empresa tiene un sistema de capacitación interno, cursos en línea o reembolsos por cursos específicos, considere brindar alguna capacitación en gestión de proyectos. En la actualidad existen bastantes sitios web que ofrecen educación en línea gratuita. Si tiene la intención de desarrollarse en esta dirección, comience con los conceptos básicos de la planificación estratégica, la construcción de procesos comerciales, análisis financiero, marketing y gestión del cambio. Este educación adicional puede ayudarle a ser más inteligente cuando se ofrezca como voluntario para nuevos proyectos. Si las características gerenciales de un especialista incluyen principalmente conocimientos en el campo de la gestión del tiempo, las habilidades organizativas y de comunicación, entonces la gestión de proyectos requiere una atención especial a la gestión de recursos, los resultados y la comunicación administrativa. Afinando estos cualidades personales puede brindar oportunidades para el avance profesional.

¿Cómo elegir al mejor director de proyecto para evitar el fracaso?

Elegir al mejor director de proyecto para el trabajo puede significar el éxito o el fracaso de un proyecto. El director de proyecto desempeña un papel fundamental a la hora de hacer avanzar cualquier proyecto desde el concepto hasta su finalización. Debe tener tanto experiencia técnica como capacidad para organizar la ejecución de cada tarea que forma parte de la estrategia del proyecto. De lo contrario, el resultado serán sólo errores críticos en los faltantes. tareas clave, Una pérdida de tiempo y dinero.

El líder del equipo debe tener fuertes habilidades de pensamiento crítico para anticipar todos los riesgos y tener la capacidad de crear medidas preventivas para resolver las situaciones que surjan. El director del proyecto debe poder formular las tareas de cada miembro del equipo y establecer relaciones claras. Gerente exitoso líder de proyecto, tiene buenas habilidades de comunicación, es capaz de resolver conflictos de manera competente, tiene capacidad de gestión del tiempo y pensamiento crítico.

Cada vez más directores de proyectos buscan constantemente el software de gestión de proyectos perfecto. Esto tiene sentido porque, después de todo, los directores de proyectos son las personas que utilizarán el software a diario. Tienen sus propias opiniones sobre lo que debería hacer el software y cómo puede ayudarles a gestionar sus proyectos.

Si estás buscando una herramienta para la gestión de proyectos, estos artículos te ayudarán a decidir:

• El mejor software de gestión de proyectos

Puede utilizar los cinco pasos de la gestión de proyectos para implementar con éxito un proyecto.

Fase de iniciación– esta etapa incluye el inicio formal del proyecto y su descripción a gran escala. La documentación de la primera etapa incluirá: su visión para entregar el proyecto, una descripción del progreso del proyecto que incluye tareas basadas en los objetivos del proyecto y detalles del resultado deseado. Una vez que reciba la aprobación, prepare sus propuestas para todas las actividades, incluidas sus descripciones y cálculos de riesgo.

Fase de planeamiento– el director del proyecto formula la mejor estrategia para que el equipo logre el objetivo del cliente. Puede corresponder al director del proyecto seleccionar su equipo, además de retirar otros recursos. En esta etapa también se establece plazos, cronogramas y líneas de comunicación.

Fase de implementación (ejecución de obra)– el director del proyecto centra especialmente su atención en esta etapa. Él / ella implementará y supervisará todas las actividades que produzcan el resultado registrado en el plan del proyecto. La preparación para esta etapa consume la mayor parte de tiempo, recursos y energía.

Fase de control– la ejecución y el control ocurren simultáneamente. El director del proyecto monitorea y coordina el trabajo del equipo, asegurándose de que los indicadores proyectados en la fase de planificación se hagan realidad.

Fase de cierre- durante esto última etapa, el director del proyecto ayudará a desarrollar las tareas administrativas, generar informes, ajustar la documentación y presentar los resultados obtenidos a la dirección de la empresa. Lo más probable es que las principales prioridades de su cliente incluyan cuánto tiempo le llevará alcanzar sus objetivos y si su equipo se ajusta al presupuesto.

Las cinco etapas del proceso de gestión de proyectos se complementan con varias otras áreas de conocimiento con las que todo director de proyecto debería estar familiarizado. EN PMBOK(cuerpo de conocimientos de gestión de proyectos) hay 10 áreas de conocimiento. Y el hecho de que todo directivo deba tener conocimientos básicos en estos 10 temas es una necesidad vital. Sin embargo, los directores de proyectos deben prestar especial atención a cada proyecto específico, lo que implica objetivos únicos, plazos ajustados y recursos limitados.

Implementacion de proyecto es un área de conocimiento que contiene las 5 etapas del proyecto. Durante la implementación, desarrollará un plan, evaluará los riesgos y realizará los ajustes necesarios a medida que avance el proyecto, todo lo cual es necesario para garantizar la finalización exitosa de los objetivos asignados.

Requisitos– el contexto describe las expectativas de las partes interesadas. Definir cualitativamente el resultado real deseado de su proyecto es fundamental para su éxito como director de proyectos.

Tiempo– Dicen que el tiempo lo es todo y que mantener su proyecto dentro del plazo adecuado es de suma importancia. La experiencia en gestión lo ayudará a asignar tareas y establecer hitos apropiados del proyecto para cumplir con los plazos y utilizar los recursos con éxito.

Precio– Los procesos de gestión de costos ocurren a lo largo del proyecto. Estimar adecuadamente el costo total esperado de un proyecto y mantener el control de costos durante todo el proyecto lo ayudará a usted y a su equipo a mantenerse dentro del presupuesto.

Calidad– determinar que su PRP (producto/servicio/resultado) cumpla con las expectativas del cliente es su principal objetivo. Su proyecto siempre será exitoso si su resultado no es otro que lo que el cliente y/o las partes interesadas exigen.

Obtención– A menudo sucede que puede necesitar servicios que contribuyan al logro de los resultados de su proyecto que están más allá de la competencia de su equipo de proyecto. Debe saber cómo prepararse para tales situaciones, seleccionar un proveedor externo y celebrar un contrato rentable.

Recursos humanos– usted, como director de proyecto, tendrá que trabajar duro para formar un equipo de proyecto de alta calidad formado por todos los empleados de su empresa y, posiblemente, también atraer contratistas externos. No importa el tamaño del proyecto, debes saber coordinar y gestionar tu equipo.

Comunicaciones– no sólo informes, sino también el suministro de información importante y necesaria. Debe saber cómo y cuándo presentar la información del proyecto.

Gestión de riesgos– Incluso los mejores planes nunca se concretan sin problemas. Es necesario saber identificar y evaluar aquellas cosas que podrían descarrilar un proyecto. A través de una planificación, respuesta y seguimiento continuos, puede reducir retrasos y costos.

Gestión de los interesados. Las partes interesadas son las personas u organizaciones involucradas en el proyecto. Debe saber cómo crear interacciones y enfoques de gestión para involucrar a las partes interesadas en los resultados del proyecto.

resumiendo

Implementar el cambio de manera exitosa y efectiva es el trabajo del gerente de proyecto. Cada proyecto incluye un período de tiempo específico durante el cual su equipo completa numerosas actividades. Su objetivo es satisfacer las necesidades de los clientes, ya sean internos o externos, logrando objetivos e hitos clave a tiempo y sin salirse del presupuesto. La experiencia en planificación, seguimiento y apoyo a su equipo es clave para la ejecución exitosa del proyecto.

Acreditaciones en Gestión de Proyectos

Project Management Professional (PMP) es una designación profesional reconocida internacionalmente ofrecida por el Project Management Institute (PMI). Actualmente hay aproximadamente 700.000 profesionales certificados en gestión de proyectos activos en 210 países de todo el mundo. El examen se basa en el conocimiento de gestión de proyectos del PMBoK.

La guía PMBoK incluye las mejores prácticas y es el estándar de la industria para todas las áreas de la gestión de proyectos. El último PMBoK proporciona una buena base para todo profesional serio de la gestión de proyectos o para personas que trabajan en otros campos de la gestión y que ven la importancia y el significado de las prácticas de gestión de proyectos en su trabajo o carrera.

En la etapa actual de desarrollo, la gestión de proyectos se reconoce como la herramienta de gestión empresarial más eficaz. El número de problemas (energéticos, ambientales, de recursos, sociales) crece constantemente y solo pueden resolverse mediante el uso de tecnologías y soluciones de gestión innovadoras. La organización del trabajo según planes específicos es característica de la mayoría de las empresas extranjeras y se aplica cada vez más en Rusia, no sólo en las empresas, sino también en las agencias gubernamentales.

Para responder a la pregunta de qué es la gestión de proyectos, es necesario comprender las características distintivas de la implementación de proyectos de otros métodos de actividad. Se caracteriza por las siguientes características:

• Centrarse en resultados específicos. Todas las acciones realizadas durante la implementación de una idea están interconectadas y dirigidas a lograr un objetivo predeterminado. Lo importante es la integridad; si algunos procesos se llevan a cabo sin un resultado tangible, entonces esto no es un proyecto.
• Recursos limitados disponibles. Como regla general, cualquier iniciativa se implementa teniendo en cuenta los recursos disponibles, principalmente financieros, humanos y de tiempo. Siempre se establece un plazo exacto o aproximado para la finalización de todos los trabajos, así como se elabora un presupuesto y un calendario de ejecución.
• Unicidad. Esto significa que se pretende lanzar un producto por primera vez o introducir un nuevo servicio.

El diseño es el proceso de elaboración y desarrollo de un emprendimiento desde el surgimiento de un concepto hasta su implementación en la realidad. Para hacer realidad una idea se elabora un plan, que representa un escenario de todas las acciones posteriores, desglosado por periodos de tiempo y procesos llevados a cabo. Los procesos pueden llevarse a cabo en paralelo, independientemente unos de otros o en estrecha interconexión. Los desarrollos innovadores requieren un conocimiento profundo en diversas esferas de la actividad humana: economía, construcción, finanzas y trabajo con personas. La implementación de una idea siempre conlleva ciertos cambios, y para gestionarlos de manera eficiente se nombra a una persona con conocimientos específicos: el director del proyecto.

Podemos decir que la gestión de proyectos es una actividad humana profesional, cuya esencia es utilizar los conocimientos, métodos, herramientas y tecnologías más modernos para la asignación óptima de recursos y la influencia en las personas con el fin de lograr el resultado requerido. La gestión operativa tradicional no puede cambiar e integrarse rápidamente en condiciones ambientales que cambian y se desarrollan rápidamente.

La gestión de proyectos se realiza en función de las etapas del ciclo de vida de un emprendimiento:

• Iniciación(evaluación previa de plazos, recursos necesarios, fijación de tareas y análisis de riesgos).
• Planificación(búsqueda de inversor, cálculo del presupuesto, objetivos, riesgos y cronograma de actuación).
• Implementación(seguimiento de la implementación del plan y logro de resultados intermedios, financiamiento por etapas, realización de los cambios necesarios al plan).
• Clausura(evaluar el grado de cumplimiento de las tareas asignadas, tiempo empleado, rentabilidad del plan, trabajar los errores).

El uso de la gestión de proyectos en la práctica internacional es una herramienta para implementar ideas innovadoras y una tecnología de gestión altamente eficaz en sistemas inestables e inciertos que se están desarrollando y cambiando rápidamente. Esto se aplica principalmente a los sistemas tributario, legislativo y de recursos. Con la ayuda de un sistema de gestión de este tipo, es posible resolver problemas complejos de carácter productivo, científico y social.

Algunos directivos de empresas utilizan la gestión de proyectos en determinadas áreas de sus actividades que requieren la promoción de nuevas tecnologías y productos, o con su ayuda resuelven problemas aplicados individuales con un componente creativo. Se crea una especie de “empresa dentro de una empresa”, que no tiene un impacto negativo en las principales tareas de producción. Además, un ejemplo clásico de este enfoque es la producción de productos grandes y complejos (aeroespacial, construcción naval, complejo militar-industrial).

Sin embargo, también existen las llamadas empresas orientadas a proyectos, cuya forma de existencia consiste precisamente en actividades únicas durante un período de tiempo determinado, encaminadas al resultado final. Sus características distintivas son:

• acercamiento estratégico;
• trabajo en equipo;
• autoorganización;
• apertura en las comunicaciones;
• Orientación hacia el exterior.

La gestión de proyectos surgió y se desarrolló inicialmente en industrias altamente especializadas. Sin embargo, después de unas pocas décadas, en constante desarrollo y demostrando su eficacia, abarcó diversas áreas de negocio. Su influencia es especialmente notable en áreas como:

• Sector TI y desarrollo de nuevo software;
• desarrollo de nuevos tipos de productos industriales y su implementación;
• reconstrucción y construcción;
• realizando trabajos de diseño, investigación y científicos.

Tanto en el sector empresarial como en el gobierno, los planes suelen organizarse en carteras o programas. Se pueden combinar en un programa varias iniciativas interrelacionadas destinadas a lograr un resultado común. Por ejemplo, un programa para mejorar la prestación de atención médica a los ciudadanos puede incluir proyectos para mejorar la formación del personal médico, modernizar y comprar equipos, desarrollar nuevos estándares de tratamiento y producir medicamentos modernos y eficaces para determinadas enfermedades. Si hablamos de cartera, se supone que existen iniciativas de diferentes direcciones, que están unidas por una única fuente de financiación.

En la literatura especializada, a veces se pueden ver diferencias en la comprensión de los términos "gestión de proyectos" y "gestión de proyectos". Esto se debe a un enfoque diferente de los conceptos básicos, el tipo de diseño y otros factores. Según ISO 9000 un proyecto es un proceso, mientras que según ICB IMPA es una acción o esfuerzo. En consecuencia, en esta materia, la gestión suele entenderse como una determinada cultura y actividad profesional en los sistemas sociales, y la gestión es la influencia en la implementación de determinados procesos. Sin embargo, en la mayoría de las fuentes estos conceptos se reconocen como idénticos, ajustados a las características específicas de las relaciones de mercado.

Funciones principales de la gestión de proyectos.

La gestión de proyectos es una disciplina sintética que combina conocimientos tanto profesionales como especializados. Estos últimos ilustran las características del ámbito al que pertenece la empresa (construcción, ecología, investigación, educación). Sin embargo, el estudio y análisis de los patrones inherentes a las ideas implementadas en diferentes áreas de la actividad humana es de gran importancia.

Las funciones tradicionales de gestión de proyectos incluyen:

• establecimiento de objetivos (formación de un plan, su inicio y desarrollo de un concepto);
• planificación (creación de una estructura y secuencia clara de procesos, relaciones entre ellos, programación de trabajos, contratos, suministro de recursos);
• organización (implementación del plan aprobado, creación de una oficina y formación de un equipo, intercambio de información, celebración y mantenimiento de contratos, realización de pedidos de bienes y servicios);
• motivación (desarrollo e implementación de un sistema de incentivos para todos los participantes en el trabajo);
• control (elaboración y presentación de informes sobre el avance de los trabajos, seguimiento de costes y plazos, control de calidad, estudio de medidas para reducir riesgos, ejecución de contratos).

Existen grandes diferencias entre la gestión funcional y la de proyectos. Cada sistema tiene sus propias fortalezas y debilidades, pero se reconoce que el trabajo en planes específicos es más flexible, progresivo y capaz de transformarse bajo la influencia de nuevas condiciones.

Las funciones de la gestión general (tradicional) incluyen:

• estabilización de la condición existente;
• una gama claramente limitada de tareas a realizar;
• los poderes son aprobados por la estructura de gestión;
• el trabajo se lleva a cabo en estructuras organizativas estables;
• La responsabilidad está determinada por funciones prescritas.
• definición de éxito: lograr ciertos resultados intermedios;
• Bajo nivel de variabilidad de las condiciones de trabajo.

Con base en los factores anteriores, podemos concluir que las principales características de la gestión funcional son la estabilidad y la previsibilidad.

Los principios de la gestión de proyectos difieren de los de la gestión funcional:

• las actividades se caracterizan por la incertidumbre, hay un trabajo constante con los cambios;
• los poderes pueden no estar claramente distribuidos;
• la gama de tareas puede variar según varios factores que influyen;
• las tareas pueden ser multifuncionales, pero dentro del ciclo del proyecto;
• las actividades están orientadas a la innovación;
• la resolución de conflictos es una de las tareas más importantes;
• La efectividad está determinada por el logro del objetivo final.

En consecuencia, una gestión de este tipo tiene como objetivo lograr el resultado requerido en un período de tiempo determinado con un recurso limitado en condiciones inestables. Para ello es necesario seleccionar y organizar el trabajo de personal altamente cualificado, así como introducir nuevas tecnologías y soluciones de gestión.

Al mismo tiempo, estos dos sistemas de gestión no pueden ser completamente opuestos. Pueden cruzarse y complementarse entre sí. Por ejemplo, en gestión general hay una serie de conceptos fundamentales que todo director de proyecto competente debería conocer.

Gerente de proyecto y requisitos para él.

Una característica distintiva de la gestión de proyectos es que los derechos básicos, así como la responsabilidad por el resultado obtenido, se concentran en manos de un pequeño grupo de personas o incluso de una sola persona: el director del proyecto. Esto no implica que el director del proyecto sea capaz de conocer todas las características específicas de cada proceso; su trabajo consiste en utilizar sus habilidades para seleccionar y distribuir de la manera más eficaz a los especialistas, así como la división del trabajo entre ellos.

La función principal del gerente es monitorear la implementación de tres parámetros principales:

• Calidad de trabajo. Existen métodos probados para gestionar recursos materiales y humanos, como diagramas de carga de recursos y matrices de responsabilidad del ejecutante. El problema aquí puede ser que no es fácil formular tareas y luego controlarlas usted mismo. En tales casos, se utilizan métodos desarrollados de control de calidad.
• Tiempo. Para ayudar al gerente, se han desarrollado varios programas para la formación y seguimiento de horarios de trabajo.
• Presupuesto. El especialista crea un plan financiero y se asegura de que no haya gastos excesivos.

La competencia del gerente para implementar una nueva idea se evalúa de acuerdo con los siguientes componentes: experiencia, conocimientos, habilidades, profesionalismo, ética, mentalidad (pensamiento profesional). Los requisitos para la competencia de los especialistas se especifican en el Conjunto de conocimientos, que cuenta con el respaldo de asociaciones profesionales nacionales o internacionales. Más de 125 países han aprobado dichos Códigos (PM BoK) y sus propios sistemas de certificación.

La mayor organización de certificación de gestión es IPMA, que cuenta con 55 miembros. Sus estándares se desarrollan, aprueban y ajustan con base en el principal documento normativo de la organización ICB IPMA. En Rusia, sobre esta base, la Asociación SOVNET ha desarrollado Requisitos Nacionales para la Competencia de los Especialistas (NTC), y de acuerdo con ellos se lleva a cabo la certificación de los gerentes. Los países que no son miembros de esta organización tienen sus propios sistemas de certificación. Por ejemplo, PMI en EE.UU., ENAA en Japón, AIPM en Australia.

A menudo, el director de proyecto adecuado determina el éxito de toda la empresa. Este especialista debe gestionar con precisión los factores externos e internos que influyen en la iniciativa que se está implementando:

1. En cuanto a los factores externos, la dirección debe:
   • rápida adaptación de todos los procesos a las condiciones externas cambiantes;
   • gestión de la interacción sostenible con otras entidades relacionadas con el trabajo realizado.
2. La influencia del control sobre los factores internos consta de las siguientes acciones:
   • distribución racional y redistribución oportuna de los recursos asignados para la implementación de la iniciativa;
   • coordinación constante de la interacción entre los participantes del proyecto.

Además de los parámetros internos controlados y manejables, como los costos de desarrollo, la producción de productos, la comercialización, los volúmenes de producción, las inversiones de capital y los precios, existen una serie de parámetros externos incontrolables. Estos incluyen condiciones económicas, condiciones ambientales, competencia, gustos de los consumidores, marco legal, entorno social, acceso a los recursos. Es muy difícil influir en ellos, por lo que la estructura debe establecerse y cambiar rápidamente sus actividades teniendo en cuenta estos factores.

Ventajas del método de gestión de proyectos y sus desventajas.

Un número cada vez mayor de estructuras empresariales, organizaciones estatales y municipales están introduciendo elementos de gestión de proyectos en sus actividades diarias. Incluso el Presidente y el Gobierno de Rusia han estado promoviendo este enfoque en los últimos años. ¿Qué ventajas aporta este método de trabajo?

Investigaciones realizadas por organizaciones internacionales de renombre demuestran que la introducción de metodologías de proyectos en la gestión puede mejorar significativamente los indicadores de eficiencia en los primeros años. Es muy posible ahorrar un 20% de costes, así como una reducción del tiempo de implementación de un 20-25%. Los costes directos de integración de nuevas técnicas en el trabajo ascienden a varios por ciento del importe total del plan completo y normalmente se amortizan en 1 o 2 años.

El nuevo enfoque de gestión abre las siguientes perspectivas para las organizaciones empresariales y gubernamentales:

• definición clara de las prioridades de las actividades;
• formulación inequívoca de resultados y metas esperados;
• la práctica de plasmar las iniciativas en formas claras y estructuradas de proyectos o programas;
• consideración competente de los posibles riesgos y búsqueda de formas de mitigarlos;
• lograr criterios claros para un trabajo exitoso;
• optimización de los costos de recursos de la empresa;
• aumentar la motivación del personal.

Las desventajas de cambiar a una nueva técnica incluyen los siguientes factores:

• Periodo de transicion. Puede retrasarse debido al desconocimiento de la dirección de los conceptos básicos de la gestión de proyectos o debido al sabotaje de los directivos de nivel medio que pueden perder su influencia.
• Falta de recursos. Distribuir fondos entre diferentes planes puede afectar negativamente las actividades operativas principales de la empresa, especialmente si tiene capacidades financieras limitadas.
• Personal. Sin un director de proyecto cualificado, el proceso puede estancarse. A menudo hay que contratar a un directivo y a su equipo desde fuera.

Sin embargo, a pesar de todas las dificultades, la gestión de proyectos está ganando impulso en todo el mundo. No se detiene, se desarrolla rápidamente y corresponde constantemente a la situación que se ha desarrollado en un momento determinado.