Ejemplo de carta de presentación para propuesta comercial. Propuesta comercial: plantillas, muestras y ejemplos.

¿Has oído la idea popular de que las personas no leen textos largos porque son vagas? Seguramente lo escuchaste. Entonces esto no es cierto. Tengo mucha evidencia: desde estudios serios que he leído hasta mis propias observaciones utilizando herramientas de análisis sobre cómo se comportan las personas en los sitios web. Profundizan en él, lo seleccionan con el ratón, lo copian. En una palabra, leen y con mucha atención.

Según mis observaciones, mucho mas gente da pereza escribir. ¡Aquí es donde realmente se salvan! No me refiero a escrituras puramente entretenidas, sino a textos comerciales utilitarios cuyo objetivo es atraer clientes y ganar dinero. Di lo mejor de mí - presenté de manera convincente mi oferta comercial - conseguí un cliente - vendí - gané dinero.¿Y si estamos hablando acerca de sobre textos auxiliares como carta de presentación, entonces la pereza domina a la gente por completo.

Pensé que:

• El 87% de las cartas con ofertas comerciales que he recibido a lo largo de los 9 años de mi buzón han estado vacías. No hay una sola línea escrita en el cuerpo.
• En el 2% de los casos, la oferta comercial se escribe inmediatamente en el cuerpo de la carta: la mejor opción.
• En el 11% restante, el cuerpo de la carta contiene texto aburrido y cliché con aproximadamente el siguiente contenido:

¿Por qué es importante escribir una carta de presentación?

Imaginemos lo que debe hacer una persona para responder a una propuesta comercial que le envió por correo electrónico en formato de archivo pdf adjunto a la carta. Espera que el cliente estudie los beneficios de su oferta y vuelva a llamar al número de teléfono indicado en el documento. Entonces, una llamada telefónica es la acción del cliente con la que usted cuenta: la llamada acción objetivo. ¡Pero!

Para acceder a su número de teléfono, el cliente debe realizar algunas acciones más:

1. Lea el tema y haga clic para abrir la carta.
2. Lea el texto en el cuerpo de la carta y haga clic con el mouse para abrir o descargar el archivo adjunto.
3. Lee la oferta comercial, interésate por ella y...

...ahora mismo llama al número de contacto.

La conversión de una oferta comercial constará de tres intermedias:

1. Conversión por correo electrónico abierto
2. Conversión para descargar (abrir) archivo
3. Conversión a llamada telefónica

Al destinatario se le solicita cada una de las acciones enumeradas mediante un texto específico. En el primer acto, este es el tema de la carta. El segundo contiene una carta de presentación. En el tercero, una oferta comercial directa. Si hay un eslabón débil en esta cadena, la venta fracasará. El cliente simplemente no llegará última etapa conversiones.

Y como descubrimos, casi el 90% de las cartas no tienen una buena carta de presentación, lo que hace que la cadena de ventas se rompa en esta etapa.

¿Qué debe tener una carta de presentación para que haga bien su trabajo?

Les ofrezco mi visión de la solución de este problema, mi visión sobre la estructura y lógica de la carta de presentación:

Brevedad

No hay necesidad de perder el tiempo con pensamientos aquí”, detallando todos los detalles de la propuesta comercial. Para describir todos los detalles y beneficios, ya has desarrollado una propuesta comercial y la has guardado en un archivo aparte. La carta de presentación realiza sólo una tarea táctica: trabaja para realizar la conversión intermedia. La acción esperada del destinatario (descargar un archivo) no es tan complicada como para no requerir mucha convicción para impulsarla.

A la brevedad añadiría también la sencillez. No es necesario ser florido, no intentes impresionar al destinatario con tu sofisticación en el género epistolar. No requiere, como dijo uno de mis clientes, “especial lenguaje de negocios”, es decir, la correspondencia “robótica” de la que es culpable nuestro mercado b2b. ¡Y le falta sencillez, calidez y lenguaje humano!

Recordatorio de contacto anterior

Antes de enviar una propuesta comercial, ¿llamaste al destinatario? Quizás hablaste con él en la exposición o te contactó a través del sitio web. Recuérdele cuándo y por qué lo contactó antes. Esto demostrará que su correo electrónico no es aleatorio y aumentará las posibilidades de conversión.

Orientación

Bueno, no descubriré América aquí. Las cartas con una dirección personal por nombre atraen más la atención. Es lo mismo que gritar entre la multitud: "¡Oye!" ¿Quién prestará atención y qué tipo de atención será? En el mejor de los casos, se volverán hacia ti, te mirarán y se olvidarán de ti en un segundo. Otra cosa es si gritas: "¡Hola, Andrey!" ¿Estás de acuerdo en que Andrey reaccionará mejor?

Beneficio clave de la oferta

Está 100% formulado en tu propuesta comercial. Vale la pena repetirlo en su carta de presentación. Lo único es que quizás no con las mismas palabras. De lo contrario no obtendrás una muy buena repetición. ¿Dónde formular? Depende del formato de la carta.

El formato de la carta depende del método de trabajo con la propuesta comercial y de a quién le escribe. Puede crear un encabezado que esté completo en formato y lógica. Puedes formularlo en un párrafo introductorio. Definitivamente puedo decir que esto debe hacerse desde el principio de la carta de presentación.

Beneficios adicionales

Su poder es difícil de sobreestimar. Son necesarios para potenciar el impacto del beneficio principal y, tal vez, para enganchar a quienes quedaron indiferentes ante él. Una vez más, no es necesario describirlo todo con todo detalle. Haga una lista concisa pero enfocada.

USP

No hablaremos aquí de qué es, por qué es y cómo es. Simplifiquemos todo hasta el límite. Para solucionar nuestro problema, basta con formular la singularidad de su propuesta en una carta de presentación. De nuevo breve. Una o dos frases cortas son suficientes.

Llamada a la acción

Este elemento, que es fundamental para una carta de presentación, faltaba en todas las cartas que analicé. Simplemente se detuvieron en la última frase narrativa, y no está claro por qué el autor escribió las cartas, ¿qué quería lograr del destinatario? No se puede dejar la decisión al destinatario. Salvar a las personas que se están ahogando no es obra de las propias personas que se están ahogando.

Necesitas una conversión y le dices a la persona lo que debe hacer después de leer la carta. ¿Descargar archivo? ¿Sigue el link? Escribe una oración que lo llame a esta acción. En realidad, es por eso que lo estamos intentando).

Otro momento, discreto, pero importante. En el llamado a la acción en es importante no “recordar”" No vayas demasiado lejos. El estilo de la llamada depende en gran medida de las características del público objetivo. Algunas personas necesitan escribir más suavemente, mientras que otras pueden ser agresivas. Es una estupidez exigir "contactarle ahora mismo" si le escribe al ministro, a su adjunto o simplemente a una persona importante. Piensa en las personas que leerán la carta y revisa tus palabras con atención.

Firma y contactos

Son necesarios. Y según las reglas Buenos modales Así debe ser y los contactos adecuados influyen positivamente en la confianza, bueno, los sugeridos en la carta de presentación. formas alternativas Contactos ayudará a quienes decidan hacerlo inmediatamente, sin leer la oferta comercial, a contactar contigo de forma fácil y sencilla.

¿Qué falta en esta publicación?

Es obvio: no hay ningún ejemplo. Y realmente, no. Lo admito, no me gusta publicarlos una y otra vez. Incluso la página con ejemplos de CP está desactualizada desde hace mucho tiempo, han aparecido muchos trabajos de otro nivel, pero todavía no puedo actualizarla.

Si desea obtener un ejemplo, puede escribirme o preguntarle a un consultor en el chat. 99 y 9, que no rechazaremos y seleccionaremos un ejemplo adecuado.

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El objetivo principal de una carta de presentación:

1. Introducir brevemente el contenido de la CP y animar al destinatario a leer el documento con más detalle.
2. No saturar la oferta comercial con información introductoria y de bienvenida innecesaria.

La carta de presentación puede incluir:

• catálogos de productos;
• precios de servicios;
• Calendario de eventos oficiales de la empresa, etc.

La carta de presentación es muy importante si la empresa se dedica al envío de propuestas por correo "en frío".

Como regla general, nadie abre los archivos adjuntos en dichas cartas, sino que los elimina inmediatamente. Una empresa conjunta bien redactada debería animar al destinatario a prestar un poco de atención a su propuesta. El destinatario debe estar dispuesto a dedicar unos minutos a familiarizarse con el material enviado.

También está mal negarse a constituir una empresa conjunta., si se llegó a un acuerdo verbal con el destinatario de la oferta por teléfono o durante una reunión personal. Recuerde que unas horas después de negociaciones exitosas, el cliente potencial puede olvidar la esencia de estas negociaciones o puede olvidarse por completo de esta conversación. Estará ocupado con otros asuntos y preocupaciones y simplemente no prestará atención a una carta recibida sin una carta de presentación.

Una carta así se perderá entre docenas de otras cartas. Incluso un recordatorio en persona o por teléfono no siempre produce resultados.

Es la carta de presentación la que debería evitar que su propuesta se pierda y animar a un socio potencial a conocerla lo antes posible.

¿Cómo escribir correctamente?

¿Cómo redactar este documento? La carta de presentación se puede escribir de cualquier forma, pero hay Requerimientos generales en contenido, así:

1. Apelar. Es mejor comenzar una carta con un saludo a a una persona específica. Esto no creará la apariencia de un envío masivo. Después del saludo, preséntate.
2. Presentación de la empresa. Cuéntanos brevemente sobre tu empresa. Enumere sus cualidades (15 años en el mercado, amplia experiencia, etc.).
3. Servicios. Presentar los servicios o productos de la empresa.
4. Ventajas. Cuéntenos por qué sus servicios son mejores que los de sus competidores. Ventajas de la cooperación y condiciones especiales.
5. Finalizando. La carta de presentación termina con la cortés firma del remitente: “Con todo respeto,... (cargo, razón social y nombre completo del remitente)”.

Describir ventajas y beneficios es la piedra angular de toda la carta de presentación. Presta máxima atención a este apartado. Interesar a un socio potencial con condiciones favorables es un paso importante para la posibilidad de una mayor cooperación.

Texto de ejemplo

A continuación se muestra un ejemplo de una carta de este tipo requerida antes de enviar una oferta especial:

Buenas tardes querido ______________________!
Bienvenido a la empresa LLC _________________, Moscú, representante exclusiva de _________________________________________________________ en Rusia. Le ofrecemos condiciones favorables de cooperación.
Ofrecemos:

• productos de la más alta calidad;
• los mejores precios;
• descuentos y aplazamientos;
• entrega rápida.

En los archivos adjuntos encontrará la lista de precios, la presentación del producto y las condiciones detalladas para trabajar con nuestra empresa.
Para cualquier consulta por favor llame al: _________________.
Atentamente, gerente regional de LLC _________________

¿Cuándo y cómo se envía?

Oferta comercial con una carta de presentación se puede enviar en nombre de toda la empresa o de divisiones, departamentos o empleados específicos. Se pueden enviar a una persona específica o a un grupo de destinatarios.

Si envía una carta de presentación para una propuesta comercial por correo postal, es recomendable imprimirla en papel membretado de la organización.

También es necesario tener en cuenta varios puntos al redactar una empresa conjunta:

1. Objetividad. Escriba información sólo sobre el caso y específicamente sobre su propuesta. No es necesario escribir verdades bien conocidas (“Londres es la capital de Gran Bretaña”) o “tirar agua” (“Los días soleados y cálidos de mayo nos inspiran a nuevas hazañas laborales”).
2. Brevedad. La gente es demasiado vaga para leer textos largos. Cuanto más corta sea su carta de presentación, más probabilidades habrá de que la lean. Intenta explicarlo todo. información importante(benefíciese de la cooperación con usted) en la forma más concisa.
3. No utilice la frase “propuesta comercial” en ninguna parte de la carta. Esta frase es psicológicamente aterradora. Intenta utilizar palabras diferentes. Y ponga más énfasis en los beneficios de cooperar con usted.
4. Simplicidad y claridad. No es necesario dejarse llevar por el género epistolar y amontonar su carta de presentación con términos y lenguaje profesionales. Mantenlo simple. El destinatario tendrá la sensación de que están dirigidos específicamente a él.
5. Inspiración para la acción. Indique qué debe hacer el destinatario si está interesado en la oferta: ver el archivo adjunto, visitar el sitio web, llamar al número especificado, etc. No siempre queda claro para los clientes potenciales qué se debe hacer para iniciar la cooperación. Dejar claro el procedimiento aumentará la probabilidad de obtener una respuesta de los clientes.

Conclusión

Una carta de presentación es una parte importante de cualquier propuesta de cooperación enviada. La cantidad de revisiones de su propuesta dependerá de qué tan bien esté compilada.

Los tipos de cartas comerciales pueden ser diferentes: oferta, solicitud, petición y respuesta a una solicitud. El artículo explica cómo escribir cartas comerciales de todos los tipos enumerados y proporciona ejemplos de cartas comerciales.

Del artículo aprenderás:

En las actividades comerciales, se denomina oferta comercial a un mensaje enviado por un vendedor a un comprador con una oferta de bienes o servicios y la intención de concluir una transacción, indicando sus condiciones específicas.

Cómo escribir una carta de oferta comercial

Según la norma generalmente aceptada, una carta sobre una propuesta comercial de cooperación se redacta en papel membretado de la empresa.

Los detalles requeridos para un mensaje comercial incluyen:

• Nombre de empresa;
• información de referencia sobre la empresa;
• código de empresa;
• OGRN entidad legal;
• TIN del contribuyente;
• fecha de creación de la carta;
• número de registro del artículo;
• destino;
• encabezado de carta comercial;
• firma;
• marca sobre el intérprete.

Se puede enviar una carta comercial a un destinatario específico o a varios a la vez. Algunas empresas utilizan el envío masivo de este tipo de cartas al mayor número posible de destinatarios.

Cómo escribir una carta de solicitud

Las cartas de solicitud se escriben para garantizar que el destinatario realice las acciones requeridas por el autor del mensaje. En una situación sencilla, no es necesario presentar información compleja, dar argumentos o convencer al destinatario. Entonces carta de solicitud Es mejor comenzar directamente con la declaración de la solicitud en sí.

Por ejemplo:

Le solicitamos que envíe un plan calendario para la realización de seminarios para el 1er semestre de 2018.

Solicitud: una carta de solicitud que se redacta para recibir información oficial(documentos, materiales, información).

Compara los textos de las dos cartas.

Carta de solicitud:

Una investigación:

Estructura de texto de letras

El texto de la carta de solicitud consta de dos partes: justificación (exposición de los motivos de la solicitud) y conclusión (solicitud).

A diferencia de una solicitud, una solicitud puede tener una estructura diferente. Dicha carta podrá consistir en:

Una pieza. Por ejemplo:

Les solicitamos considerar la posibilidad de suministrar cítricos en el primer trimestre de 2018 y si la decisión es positiva enviarnos una oferta.

La solicitud consta de una parte, ya que la situación no requiere justificación.

Dos partes. Por ejemplo:

Debido a la reparación del firme de la calle. Molodtsova, en el área de las casas 15 a 27 en el período del 15 al 20 de mayo de 2018, asegúrese de que el tráfico en el área especificada esté detenido por la noche.

Si el texto de la solicitud consta de dos partes, primero debe indicar los motivos por los que se escribe el mensaje y luego la solicitud.

Tres partes. Por ejemplo:

De acuerdo con el acuerdo del 12/02/2017 No. 22/56, su empresa asumió la obligación de suministrar bastidores móviles metálicos para equipos de almacenamiento de archivos en cantidades iguales en septiembre, octubre y noviembre de 2017. Sin embargo, retrasó la entrega del último lote de equipos durante dos semanas sin explicación de los motivos del retraso.

El retraso en la entrega del último lote de estanterías pone en peligro la puesta en servicio de los archivos en el plazo establecido por el contrato gubernamental. Le pedimos que tome medidas para enviar el último lote de rejillas en la cantidad de 40 piezas. a más tardar el 10 de marzo de 2018

La justificación de solicitudes o solicitudes puede ser una referencia a la legislación u otras normas reglamentarias. acto legal, una exposición de hechos o acontecimientos.

Reglas para escribir cartas.

Las cartas rogatorias y las cartas rogatorias se redactan en papel membretado.

Al emitir este tipo de mensajes se utilizan los siguientes datos:

1. destino;
2. título del texto (si el texto de la carta tiene más de 4-5 líneas);
3. firma;
4. marca sobre el intérprete.

En el proceso de preparación del mensaje, se someten a aprobación. Las marcas de aprobación (visas) se colocan en una copia de la carta. Queda una copia en poder de la organización - el autor letras. Las marcas se encuentran en parte trasera original si el mensaje se envía por fax o correo electrónico. Si hay un sistema gestión de documentos electrónicos, las marcas se registran en él.

Se puede encontrar información adicional sobre la clasificación de las cartas comerciales en el artículo “Cartas de carácter informativo”.

Cómo se realizan las solicitudes comerciales

Un tipo especial de carta de solicitud es una carta de solicitud de propuesta comercial. Esta es una apelación del comprador al vendedor con una solicitud:

• proporcionar información sobre el producto (trabajo, servicios);
• presentar una propuesta para el suministro de bienes (realización de trabajos, prestación de servicios).

Las consultas comerciales se utilizan antes de celebrar un contrato.

El texto de una solicitud comercial suele indicar:

1. nombre de los bienes (servicios);
2. las condiciones en que el autor de la carta desearía recibirlos;
3. cantidad y/o calidad;
4. momento de entrega de bienes o prestación de servicios;
5. precio;
6. otra información.

En una solicitud comercial se utilizan las siguientes expresiones:

Por favor infórmenos sobre la posibilidad de entrega...

Por favor haga una oferta por suministros...

Por favor infórmenos información detallada O…

Ejemplo de una solicitud completa:

Infórmenos sobre la posibilidad de suministrar escáneres de superficie plana modelos SKAN-200 y SKAN-320 en cantidades de 2 y 3 unidades. respectivamente, durante marzo de 2018, así como informar las condiciones de pago y plazos de entrega.

Pero hay un problema: pocas personas se atreven a abrir un archivo adjunto desde extraño. Es para estos fines que se escribe el texto que lo acompaña, es decir, un mensaje en el cuerpo de la carta que motiva a abrir el archivo adjunto.

Aprenda a escribir una carta de presentación convincente para su .

Estructura de la carta de presentación

1) Saludos. Debe ser breve, personalizado y universal (“ Buenas noches! y "¡Feliz día de San Patricio!" definitivamente no es adecuado).

Ejemplo: "¡Hola, Fedot Alisherovich!"

2) Autopresentación. Recuerde brevemente quién es usted, qué hace y en qué circunstancias ha tenido contacto con el cliente anteriormente. Si no se ha comunicado con nosotros, omita esta parte del párrafo.

Ejemplo: “Mi nombre es Vsevolod Konebrod. Soy consultor para la selección de viajes económicos a Israel, hablamos con usted por teléfono el miércoles a las 12:00”.

3) Presentación de servicios. En una o dos líneas, describe cuál es el “motivo” de tu propuesta.

Ejemplo: “Permítanme recordarles que a través de mí pueden elegir un viaje económico a Israel de forma gratuita entre 34 operadores turísticos líderes en Rusia y el mundo. Todos los tours están libres de comisiones y cargos extras.”

4) Redirigir a la acción. Empuje a la persona hacia la acción deseada y proporciónele sus contactos.

Ejemplo: “Adjunto información detallada sobre los servicios como archivo adjunto. Para cualquier pregunta por favor llameXXX- XX- XX».

5) De despedida. Al igual que con los saludos, nos atenemos al tono oficial generalmente aceptado (nada de “¡Bofetada, kukusik!”).

Ejemplo: "Con todo respeto, Vsevolod Konebrod".

Qué pasó (ejemplo de carta de presentación)

¡Hola Fedot Alisherovich!

Mi nombre es Vsevolod Konebrod. Soy consultor para la selección de viajes económicos a Israel. Hablamos con usted por teléfono el miércoles a las 12:00 horas.

Permítanme recordarles que a través de mí pueden encontrar un tour gratuito y económico a Israel de 34 operadores turísticos líderes en Rusia y el mundo. Todos los tours están libres de comisiones y cargos extras.

Adjunto información detallada sobre los servicios en el archivo adjunto. Para cualquier consulta llamar al XXX-XX-XX.

Atentamente, Vsévolod Konebrod.

Consejos para escribir una carta de presentación

Se específico. No dé conferencias sobre historia (“La gente ha tenido pasión por viajar desde la antigüedad…”) y no pretenda ser Wikipedia (“Israel es un estado en el suroeste de Asia…”). Escribe sólo la esencia de tu propuesta.

La brevedad es el alma del ingenio. Los especialistas en marketing estadounidenses creen que la longitud óptima de un mensaje de correo electrónico es de una a seis líneas, no más. Es difícil no estar de acuerdo con ellos, incluso si idioma en Inglés y más lacónico que el ruso.

No utilice la frase "propuesta comercial". En ninguna parte de la carta. Te asusta y al instante te hace parecer un vendedor. Por cierto, lo mismo se aplica al nombre del archivo adjunto a la carta.

Buena suerte a todos. Ventas a todos. ¡Ingresos para todos!

Bienvenidos a la revista sobre negocios y finanzas “Rabota-Tam”.

Una carta de presentación es un complemento a una propuesta comercial, que describe brevemente los principios de una posible cooperación. Es necesario para:

• no sobrecargar la oferta comercial con grandes cantidades de información;
• Familiarícese con el contenido del documento principal.

También se pueden adjuntar archivos adicionales a la carta de presentación: precios de bienes y servicios, calendario de eventos promocionales, invitaciones oficiales a ferias comerciales o conferencias.

Guía para escribir una carta de presentación

Aunque la carta de presentación de una propuesta comercial se redacta a discreción del remitente, aún así debe tener una estructura clara y cumplir con los cánones establecidos de la gestión empresarial moderna.

Saluda al destinatario.

Si la carta se envió después de acuerdos preliminares con la persona responsable de la organización, asegúrese de saludar al destinatario por su nombre y patronímico. De lo contrario, reemplaza el nombre con un pronombre y pasa al segundo punto.

Por ejemplo:

• "¡Hola, querida Eleanor Valentinovna!";
• “Buenas tardes, le saluda/preocupa...”

Presentarte.

Inmediatamente después del saludo, preséntese en nombre propio o de la empresa, indicando el cargo o actividad de la organización que representa. Además, recuerde la fecha y circunstancias de su contacto anterior con el destinatario. Si no ha habido comunicación previa, omita esta oferta.

Por ejemplo:

• “Mi nombre es Eleonora Valentinovna. Soy directora del departamento comercial de la empresa Superleggings, hablamos con ustedes vía videoconferencia el sábado a las 13:30”;
• "Bienvenidos a la empresa Superleggins, el fabricante líder de mallas en el mercado ruso".

Proporcionar brevemente información sobre los servicios prestados o los bienes vendidos.

Al mismo tiempo, no pierdas la oportunidad de repetirte sobre los beneficios de tu oferta comercial.

Por ejemplo:

“La empresa Superleggings te ofrece:

• la más amplia selección de leggings premium a precios asequibles;
• entrega gratuita a cualquier localidad RF;
• 15% de descuento en toda la gama de modelos.”

Informar al destinatario sobre los documentos que pueden adjuntarse a la carta.

Por ejemplo:

• “Además de la carta, se le proporciona una invitación oficial…”;
• “En el archivo adjunto lea las condiciones para recibir descuentos adicionales...”

Motivar al destinatario a la acción.

Por ejemplo:

• "¿Alguna pregunta? Contactanos en...";
• “¿Te gustaría colaborar con nosotros? Llame al número…”

Gracias por su atención en nombre de persona responsable u organización.