Liikekirjeiden etiketti: laatimista koskevat vaatimukset ja säännöt. Esimerkkejä liikekirjeiden kirjoittamisesta. Yrityskirjeenvaihdon etiketti ja etiikka

säännöt liikekirjeenvaihto ja muutaman hankalan toimenpiteen hyvien suhteiden luomiseksi kirjeen avulla ei tarvitse olla vain niiden tiedossa, joilla sähköposti on täynnä saapuvaa kirjeenvaihtoa joka työpäivä, vaan suunnitelmiin sisältyy useita kirjeenvaihtoja ja viestejä, joiden alullepanijan tulisi ole sinä. Pyökkien taikuuden omistaminen on hyödyllistä kaikille moderni nainen. Tästä on hyötyä ainakin työnhaussa – ansioluettelon lähettäminen, saatekirjeitä, lisätietoja itsestäsi pyynnöstä ja testikohteet, sekä lähettää viestejä haastatteluajan koordinoimiseksi.

Lukutaito on liikekirjeen ja kasvosi perusta

Se, että lukihäiriöstä kärsivät bloggaajat voivat olla suosittuja Internetissä, ei saa olla tekosyy virheille ja kirjoitusvirheille. Älä lohduta itseäsi sillä, että venäjän kieli ei toiminut koulussa (säännöt "ei" kirjoittamisesta erilaisia ​​osia on korkea aika tiukentaa puheita). Ole niin vaativa itseltäsi kuin mahdollista. Se on erityisen loukkaavaa liikekirjeenvaihdossa, on väärin kirjoittaa sanoja ammattialaltasi. Keskustelukumppani saattaa epäillä pätevyyttäsi.

1. Pidä sivusto gramota.ru kirjanmerkillä Internet-selaimessasi.

2. Älä käytä sanoja, joita et voi määritellä tarkasti (tarkista ainakin Wikipediasta).

3. Muista, että harvinaiset ja erityiset sanat, jotka eivät ehkä ole keskustelukumppanille tuttuja, hämmentävät häntä tai ne voidaan tulkita väärin. Jos keskustelukumppani on perehdytettävä terminologiaasi, anna etiketin sääntöjen mukaisesti selitys käytetyistä termeistä ja lyhenteistä.

4. Yritä olla tekemättä liian pitkiä lauseita. Jätä monimutkaisia ​​ja koristeellisia suunnitelmia romaanin kirjoittamiseen, äläkä liikekirjeenvaihtoon.

5. Suosittelemme, että et kirjoita viestiä heti kirjeen tekstiosaan, vaan ensin tietokoneellasi olevaan tiedostoon. Ensinnäkin Wordin sisäänrakennettu oikeinkirjoitus ja välimerkit auttavat sinua. Toiseksi poistat epämiellyttävän tilanteen, jossa lähetät liikekirjeen vahingossa ennenaikaisesti tai menetät sen esimerkiksi selaimen sulkemisen vuoksi (kun kirjoitat tekstiä Wordilla, ota tapana napsauttaa "tallenna"-kuvaketta useammin ja aseta automaattinen tallennus lyhyin väliajoin asetuksissa). Muista, että ennakoiva kirjoittaminen tabletilla ja mobiililaitteet pystyy antamaan erittäin odottamattomia korjauksia sanoillesi.

6. Ennen kuin lähetät kirjeen, lue se useaan kertaan. Jos aika on loppumassa (muuten, yksi tärkeimmistä liikekirjeen perussäännöistä ei ole viivyttää määräaikoja, joten on parempi olla vastaanottamatta kirjettä aivan viime hetkellä), lue kirjoittamasi teksti uudelleen jonkin aikaa kirjoittamisen jälkeen - puolen tunnin tai tunnin kuluttua, vaihtaminen johonkin muuhun asiaan.

Asiallinen kirjeenvaihto. Tärkeitä yksityiskohtia

Yksityiskohtien huomioiminen liikekirjeenvaihdossa puhuu kunnioituksesta ja säästää aikaa

7. Älä jätä huomiotta kirjeen "aihe"-kentän täyttämistä . Jos lähetät ensimmäisen kylmän sähköpostisi, otsikko voi olla tehokas, käyttökelvoton ja kiehtova. Mutta jos kirjettäsi odotetaan jo tai olet ollut kirjeenvaihdossa vastaanottajan kanssa jonkin aikaa, aiheen tulee olla lyhyt, selkeä ja ytimekäs. Näin löydät tarvittaessa kirjeen nopeasti postista (sekä itsellesi että vastaanottajalle).

8. Pitkät "Re: Re: Re:" -ketjut antavat vaikutelman pentueesta. Älä pelkää aloittaa uutta ketjua keskustelukumppanisi kanssa, lainaa vain asiaankuuluvia aikaisempia viestejä (ja kyllä, ne on "vedettävä mukaan", jos esimerkiksi keskustelet tietyn projektin yksityiskohdista, sovit budjetista / hinnat / palvelupaketit jne. - tässä tapauksessa lainaus on kätevää ja liikeetiketti edellyttää sitä).

9. Jos saapuva viesti sisältää sinulle useita kysymyksiä, vastaa niihin lainaten jokainen erikseen. Jos lähetät kirjeen, jossa on useita kysymyksiä, käytä numerointia, jaa teksti kappaleiksi. Pidä kiinni selkeästä rakenteesta.

10. Kommentoi kirjeen tekstiosassa kaikkia viestin liitteitä. Allekirjoita kaikki liitetyt tiedostot, jotta vastaanottaja saa välittömästi tiedon niiden sisällöstä .

11. Allekirjoitus on erittäin tärkeä yksityiskohta liikekirje. Postipalvelujen asetuksissa voit yleensä asettaa automaattisen allekirjoituksen kaikille kirjeille. Hyvin kirjoitettu allekirjoitus vastaa käyntikorttien, hyvien käyntikorttien painamista. Käytä allekirjoituksessa nimen ja sukunimen lisäksi asemasi nimitystä, yhteystietoja (puhelin, skype), yrityksen logoa. Yhtä luovasti relevantteja (muistoisia ja työssään työskentelevään henkilöön tai yritykseen liittyviä) käyntikortteja pidetään parhaina, joten allekirjoitus voi olla "sirulla varustettu", joka osoittaa yhteytesi yritykseen tai kertoo rakkaudestasi yritystä kohtaan. ovat tekemässä. Esimerkiksi jotkut kustantajan "Mann, Ivanov ja Ferber" työntekijät käyttävät allekirjoituksessa lisälausetta "Nyt luen ..." (ja lisää uuden julkaisijan nimi). Catering-alan yritysten edustajat voivat täydentää kirjeitä "maukkaan päivän" toiveilla jne. Joskus tällaisesta liikekirjeenvaihdosta tulisi sopia johdon kanssa.

12. Yrityskirjeenvaihdossa NameWoman suosittelee erillistä postiosoitetta. On toivottavaa, että se heijastelee yrityksen nimeä tai yrityksen verkkosivun verkkotunnusta, nimeäsi (täysi, ilman lyhennettä) ja sukunimeäsi. Älä käytä postinimessä numeroita, jotka osoittavat ikäsi tai syntymävuotesi. Aseman näyttäminen postin otsikossa on täysin hyväksyttävää, mutta jotkut ihmiset välttävät tätä, koska he aikovat olla vaihtamatta postilaatikkoa ja siirtyvät uraportaat ylöspäin.

Ansioluetteloiden ja vastaavien lähettämiseen liikekirjeitä Vältä myös leikkimielisten tai liian luovien sähköpostiosoitteiden käyttöä. Varsinkin jos olet hakija vakavaan tehtävään suuressa yrityksessä.

liikekirjeen etiketti

13. Liikekirjeen tyylin ei tarvitse olla kuivaa. Mutta rakennusten vakavuus ja tietty ankaruus on pakollinen sääntö. Luovu deminutiivisuitteista ja slangista, puhekielisistä ilmauksista.

14. Hymiöt voivat olla sudenkuoppia. Liiketuttavan ensimmäisissä kirjeissä niiden ei pitäisi periaatteessa olla. Vakiintuneessa kontaktissa hymyilevät sulut ovat edelleen hyväksyttäviä, mutta älä liioittele sitä, äläkä tule tällaisten kirjeen "söpöjen koristeiden" aloittajaksi. Surulliset ja kaikki luovat animoidut hymiöt liikekirjeenvaihdossa (ja erityisesti tilanteissa, joissa olet "alhaalta") on ehdottomasti kielletty.

15. Muista käyttää kunnioittavaa tervehdystä ja osoitetta nimellä, etunimellä ja isännimellä kirjeen alussa ja tarvittaessa tekstin jälkeen. Tätä ei vaadi vain liikekirjeenvaihdon etiikka, vaan sen avulla voit lisätä keskustelukumppanin kiinnostusta viestiäsi kohtaan ja uskollisuutta sitä kohtaan. Vastaanottajat ovat aina tarkkaavaisempia osoitekirjeissä, joten yritä selvittää etukäteen sen henkilön nimi, jolle sinun tulee kirjoittaa, ja millaista osoitetta hän haluaa (etunimen tai etunimen ja isänimen mukaan).

Yrityskirjeenvaihdon sääntöjen mukaan normaalitapauksissa vastaus tulee lähettää työpäivän kuluessa, enintään kahden. Jos saat kirjeen viimeisten tuntien aikana Vappu ennen pitkää viikonloppua tai lomaa, sinun ei tarvitse antaa yksityiskohtaista vastausta ei-kiireelliseen kirjeeseen. Yrityskirjeen etiketin mukaan on kuitenkin järkevää lähettää lyhyt vastaus, että olet vastaanottanut kirjeen ja huomautus, että olet tällä hetkellä poissa ja vastaat yksityiskohtaisesti tällaisen päivämäärän jälkeen tai viimeistään sellaisen ja sellaisen määräajan jälkeen. . Samoin tulee toimia, jos sinun on täsmennettävä tietoja, jotka sinun on saatava kolmannelta osapuolelta, tai tekemällä perusteellinen tiedonkeruu ja materiaalin valmistelu, jotta voit vastata.

Jos puolestaan ​​tarvitset vastauskirjeen keskustelukumppanilta, voit kopioida pyyntösi 3 työpäivän kuluttua. Jos tarvitset kiireellistä vastausta, kirjoita siitä oikein jo ensimmäisessä kirjeessäsi (selvitä mahdolliset syyt) ja pyydä myös vahvistusta sen vastaanottamisesta. Muuten: tarkista roskapostikansiosi säännöllisesti (kerran kolmessa päivässä).

Ja vähän lisää siitä, miltä kaunis liikekirje näyttää. Yrityskirjeen rekisteröinti

Kirjeen tulee olla helppolukuinen ja helposti ymmärrettävä. Lyhyet lauseet, vähintään partisiipit ja partisiipin käännökset – yksinkertaisia ​​malleja on liikekirjeenvaihdon perusta. Mikä muu auttaa sinua esittämään täydellisen näytekirjeen kaikkien sääntöjen mukaisesti?

16. Kirjeenvaihtosi kappaleet eivät saa olla pidempiä kuin 7-10 riviä.

17. Liikekirjeen teksti havaitaan paremmin ja näyttää siistimmältä, jos kappaleiden välit ovat suuremmat kuin yhden kappaleen rivien väliset välit.

19. Isoilla kirjaimilla kirjoitetut sanat, ja varsinkin lauseet ja kokonaiset lauseet, nähdään huutamisena, painostuksena ja epäkunnioituksena. Yrityskirjeenvaihdossa tämä tyyli ei ole käytettävissä. Älä salli itsellesi tätä, vaikka olisit pomo, joka on tyytymätön alaisiinsa.

Business kohteliaisuus ja verkostoituminen

20. Anna keskustelukumppanin hyväksyä ehdotuksesi, heijastaa mielipidettään, antaa sinulle neuvoja, jättää kommentti tai esittää kysymys. Helpoin tapa tehdä tämä on käyttää kirjeessä lauseita "mitä mieltä olet tästä?", "jos sinulla on kysyttävää, yritän vastata niihin", "kirjoita minulle päätöksestäsi".

21. Ole tarkkaavainen vastaanottajalta tuleviin signaaleihin. Kiinnitä huomiota keskustelukumppanisi kirjoitustyyliin, siihen, kuinka hän puhuttelee sinua. Muista peilin psykologinen sääntö. On hienoa, jos kirjeesi kuvastaa hänen tyyliään (mutta ei tietenkään kirjoitettu väärin). Jos hän mainitsee jonkun henkilökohtaisia ​​tietoja- huomioi se. Ole kohtelias ja oikea, heijasta iloa, myötätuntoa, osallistumista, onnittele lomien johdosta.

22. Lomasta puheen ollen. Jos yrityskirjeenvaihto tapahtuu virallisten vapaapäivien ympärillä, onnittele keskustelukumppania menneistä / tulevista lomapäivistä. Tärkeitä asiakkaita ja niitä, joiden kanssa käytät pitkää liikekirjeenvaihtoa etiketin sääntöjen mukaisesti, tulee onnitella erillisellä kirjeellä. On hyödyllistä tietää, milloin keskustelukumppanillasi on syntymäpäivä - nämä tiedot on yleensä helppo saada sosiaalisista verkostoista.

Hallitse yksilöllistä asiakaskuntaasi ja ammatillista kontaktikuntaasi. Suku- ja etunimien, asemien ja puhelinnumeroiden, sosiaalisten verkostojen ja sähköpostilinkkien lisäksi kirjoita muistiin henkilötietoja, merkitse projektit ja asiat, joiden tiet ovat jo risteytyneet yrityskirjeenvaihdossa.

23. Liikekirjeenvaihdon etiikka ja alkeellinen kohteliaisuus sanovat: älä unohda kiitollisuuden sanoja. Onnittelut, neuvot, selvennykset, kutsut, tiedote, nopea vastaus yrityksesi kirjekaveriltasi.

Milena Just

Liikekirjeenvaihto (sekä liikekeskustelu) ovat jokaisen vakavan liikemiehen tai poliitikon kasvot. Monet neuvottelu- ja kokoustaitoja sujuvasti hallitsevat liikemiehet joutuvat usein avuttomaksi virallisen asiakirjan tai liikekirjeen laatimisen edessä. Syynä tähän on erikoisuus puhe tarkoittaa Ja puheetiketti kirjoitettu liikepuhe.

Monet liikemiehet, jotka hallitsevat sujuvasti keskustelujen, neuvottelujen ja tapaamisten johtamisen tyyliä ja taitoa, joutuvat usein avuttomaksi virallisen asiakirjan tai liikekirjeen laatimisen edessä. Syynä tähän on puhevälineiden omaperäisyys ja kirjoitetun liikepuheen puheetiketti.

1. Yrityskirjeenvaihdon kieli

Kauppakirjeen kielelle on ominaista neutraali esityssävy, jossa käytetään loogisen, ei tunneperäisen tosiasioiden arvioinnin keinoja, ei ole kansankielisiä ja murreisia sanoja ja ilmaisuja sekä välihuomioita, modaalisanoja. ja nimet subjektiivisilla arvioinneilla. Tällaisen kirjeenvaihdon kielen tehtävänä on tarjota objektiivinen asenne esitettyihin tosiasioihin, riistää niiltä emotionaaliset sävyt ja myös heijastaa tiukasti loogista esitysjärjestystä.

Liikepuheen semanttinen tarkkuus on yksi tärkeimmistä ehdoista, joilla varmistetaan liikekirjeen käytännöllinen ja usein laillinen arvo. Väärin valittu sana voi todellakin vääristää merkittävästi tällaisen kirjaimen merkitystä, antaa mahdollisuuden tietyn lauseen kaksinkertaiseen tulkintaan tai antaa koko tekstille ei-toivotun sävyn.

Liikekirjeenvaihdossa tosiasioiden valinta on tärkeää. Annettujen tosiseikkojen määrän tulee olla riittävä vahvistamaan lausunnon, mutta ne eivät saa olla merkityksettömiä ja edustaa luetteloita samantyyppisistä tiedoista Tosiasiat eivät saa olla vain oikein valittuja ja huolellisesti tarkistettuja, vaan myös erittäin informatiivisia. Jokainen tällainen tosiasia sisältää vain tarvittavat tiedot, mikä riittää tähän tapaukseen. Vasta silloin vastaanottaja ei tarvitse lisätietoa ymmärtääkseen kirjoitetun.

Jokaisen liikekirjeen ja virallisen asiakirjan tulee olla vakuuttava Uskottavuuden antamisen pääedellytys on todisteet Oikein valitut oikeat tosiasiat ja vakuuttava argumentaatio ovat mitä kaikki liikeasiakirjat tai liikekirjeet tarvitsevat.

2. Liikekirjeen puheetiketti

Liiketoiminnan kirjeenvaihto pitkään aikaan säilytti henkilökohtaisen kirjeenvaihdon muodon, ja siksi se käytiin ensimmäisessä persoonassa. Ajan myötä liikekumppaneiden väliset suhteet saivat julkisen luonteen. Siksi yksityisen kirjeen muoto joutui yhä enemmän ristiriitaan julkisen olemuksen kanssa liikesuhteita. Tämä johti merkittäviä muutoksia kun sitä käytetään liikekirjeenvaihdossa sanallisia kaavoja ilmaisemaan liiketoiminnan etiketti.

Tällaisia ​​muutoksia ei ilmaistu niinkään liikekirjoituksen "yksinkertaistamisessa", toisin sanoen tiettyjen perinteisten sanallisen kohteliaisuuden ilmaisujen hylkäämisessä, vaan niiden korvaamisessa nykyaikaisilla ilmaisuilla. On olemassa vakaita kommunikaatiomuotoja, pyyntöjä, muistutuksia, kieltäytymisiä, takuita jne. Tarkastellaanpa näitä puheetiketin muotoja tarkemmin. Aloitetaan pronominien käytöstä.

Liikekirjeen tiedot ovat niin tavallisia, että niiden ilmaiseminen henkilökohtaisen havainnon kautta on täysin perusteetonta. Liikekirjeessä ei ilmaista yritysten, yritysten, laitosten ja organisaatioiden yksittäisiä, vaan ryhmäintressejä. Siksi tällaisen kirjeen tekstiä ei esitetä niinkään omasta "minästä", vaan omasta "meistä". Mutta pronominia "me" liiketekstissä ei yleensä käytetä, koska verbin pääte osoittaa jo ensimmäistä henkilöä monikko.

Verbin äänimuodon valinta on eettisestä näkökulmasta erittäin tärkeä. Otetaan esimerkkinä seuraava lause: "Et täytä velvollisuuksiasi." Sama lause, mutta passiivista ääntä käyttäen, näyttää erilaiselta: "Voitteita, joita olet ottanut, ei täytetty." Ensimmäisessä tapauksessa velvoitteiden noudattamatta jättäminen katsotaan tietyn henkilön syyksi. Toisessa tapauksessa huomio keskittyy vain velvoitteiden täyttämättä jättämisen tosiasiaan, eikä konkreettista syyllistä nimetä suoraan, vaan vain tarkoitetaan.

Kun määrättyjen tai kiinteiden toimien lähteeksi on tarpeen valita oikeus- tai virallinen henkilö, käytetään verbin aktiivista ääntä. Tässä tapauksessa lause alkaa pääsääntöisesti aiheesta, ja itse verbiä käytetään nykyisessä muodossa, esimerkiksi: "Oikeudellinen palvelu selittää ..."

Passiivista ääntä käytetään tapauksissa, joissa itse toiminto on paljon tärkeämpi kuin sen lähde (esim. "Maksu on taattu", "Kirje lähetetty", "Hakemuksesi on vastaanotettu"), ja myös silloin, kun toiminnon lähde on melko ilmeinen (esimerkiksi: "Työn alkamispäivää ei ole vielä määritetty.

Verbin muodon valinta liittyy myös liike-elämän kirjeenvaihdon normeihin. Kun on tarpeen korostaa jatkuvasti tapahtuvan tai toistuvasti tapahtuvan toiminnan ei-toivottomuutta tai laittomuutta, käytetään verbin epätäydellistä muotoa, esimerkiksi: "Työntekijäsi rikkovat jatkuvasti turvallisuusmääräyksiä." Jos on tarpeen korostaa, että toiminta on jo tapahtunut, käytetään verbin täydellistä muotoa, esimerkiksi: "Tiimi on jo aloittanut tavanomaisen työnsä."

Johdantosanojen ja -lauseiden avulla voit lisätä erilaisia ​​​​sävyjä virallisen kirjeenvaihdon sävyyn. Tällaisten sanojen ja ilmaisujen avulla voi esimerkiksi vähentää esityksen sävyn intensiteettiä, mikä näkyy vertailemalla seuraavia esimerkkejä: "Lähetä konttorissasi oleva seminaariohjelma." Sama lause, mutta johdantosanalla: "Lähetä seminaarin ohjelma, joka sijaitsee ilmeisesti haarassasi" - poistaa välittömästi lausunnon kategorisuuden ja tekee siitä tahdikkempaa.

Jos vertaamme kahta lausetta: "Pyyntöäsi ei voida tyydyttää" ja "Valitettavasti pyyntöäsi ei voida tyydyttää", voimme päätellä, että toinen on etiketin kannalta parempi, koska se ilmaisee enemmän kunnioitusta vastaanottajaa kohtaan.

Kuinka paljon johdantosanat vähentävät liikekirjeenvaihdon kuivuutta ja antavat sille kunnioitusta, näkyy seuraavasta lauseesta: ”Yritys pyytää mahdollisuuksien mukaan lähettämään edustajansa tuotteidemme laatua käsittelevän asiantuntijatoimikunnan kokoukseen. .”

Siten johdantosanojen ja lauseiden käyttö auttaa poistamaan liikekirjeen liiallista kategorisuutta ja kuivuutta ja mahdollistaa myös hyvän tahdon ja kunnioituksen lisäksi myös herkkyyden elementtien sisällyttämisen siihen kumppanin kanssa asioidessa, eli kyky säästää poliittista ja ammatillista ylpeyttään.

3. Liiketoiminnan kirjeenvaihdon etiketin ominaisuudet

Samaa ammattia harjoittavien tai samaa poliittista vakaumusta omaavien henkilöiden joukossa suositeltavin puhemuoto on "rakas kollega" (tai "rakkaat kollegat"). Yksi sana "kollega" ilman sanaa "kunnioitettu" antaa kirjeelle neutraalin sävyn. "Rakkaat kollegat" on tunnepitoisempi muoto ja sitä käytetään useimmiten onnittelukirjeissä.

Tapauksissa, joissa liikekirje ei ole virallinen asiakirja, vaan se on luonteeltaan henkilökohtainen, valituksessa mainitaan vain nimi ja sukunimi. Myös vastaanottajan sukunimen sisällyttäminen valitukseen antaa kirjeelle kohtelias-virallisen luonteen.

Liikesuhteen selvityskirje koostuu yleensä kahdesta osasta: päätöksen perusteluista ja itse päätöksestä. Näiden osien järjestely kirjeessä voi olla erilainen. Mikäli käsiteltävästä asiasta tehdään myönteinen päätös, on suositeltavaa aloittaa kirje päätöksen sanamuodolla. Kielteinen päätös sijoittuu psykologisesti paremmin kirjeen loppuun.

Kun muotoilet kieltäytymistä, sinun on oltava mahdollisimman oikea. Ennen kuin teet kielteisen päätöksen, sinun on ensin selitettävä yksityiskohtaisesti, mikä sen aiheutti. Vain silloin kieltäytyminen ei tee jyrkästi negatiivista vaikutelmaa - loppujen lopuksi sitä edelsi vakuuttava perustelu, joka oli puettu muotoon, joka ei loukkaa kumppanin ylpeyttä.

Sisällön objektiivisuuden säilyttämiseksi liikekirjeenvaihdon sävyn tulee aina pysyä neutraalina. Liikekirjeissä ei voida hyväksyä töykeyttä, tahdikkuutta ja muita epäkunnioitusta vastaanottajaa kohtaan. Samanaikaisesti ei pidä mennä toiseen äärimmäisyyteen - liialliseen kohteliaisuuteen: liiketeksteissä lauseet, kuten "älä kieltäydy kohteliaisuudesta..." ovat sopimattomia. Nykyaikaiselle liikekirjeenvaihdolle on todennäköisemmin ominaista kuivuus ja ankaruus kuin intohimo liialliseen kohteliaisuuteen.

Bisneshenkilö ei aina ole välinpitämätöntä, kuka allekirjoitti hänelle osoitetun kirjeen. Liiketoiminnan kirjeenvaihdon sävyyn vaikuttaa merkittävästi liikeasiakirjojen allekirjoituskäytäntö. Se edellyttää virallisen allekirjoitusjärjestyksen noudattamista: esimerkiksi johtajan allekirjoittama vastaus kirjeeseen on myös johtajan (ainakin hänen sijaisensa) allekirjoitettava. Apulaisjohtajan allekirjoittaman kirjeen vastauksen voi kuitenkin allekirjoittaa johtaja.

Yrityselämä tarjoaa monia tilaisuuksia esittää erilaisia ​​pyyntöjä. Tällaisissa pyyntökirjeissä mainitaan yleensä itse pyynnön lisäksi perustelu tai kiinnostus sen toteuttamiseen. Pyyntökirjeen yleisin versio vastaa henkilökohtaisen tai kollektiivisen hakemuksen muotoa. Pyyntö voi olla:

• ensimmäinen henkilö yksikkö("Kysyä...");
• monikon ensimmäisestä henkilöstä ("Please...");
• yksikön kolmannesta henkilöstä (" Poliittinen puolue"Unity" kysyy ... ");
• monikon kolmannesta persoonasta, jos käytetään useita kollektiivimerkityksiä omaavia substantiivija ("Yrityksen toimitusjohtaja ja hallitus kysyvät...").

Pyynnön sisältävään kirjeeseen on todellakin annettava selkeä vastaus siihen, täytetäänkö vai evätäänkö tällainen pyyntö. Tarjouksen sisältävä kirje vaatii myös täsmällisen vastauksen: hyväksyykö vai hylkääkö toinen osapuoli tarjouksen. Lähetettyihin sähköposteihin tulee vastata:

• viittaukset alkuperäiseen kirjeeseen on merkitty;
• terminologian identiteettiä ja johdonmukaisuutta sisällön näkökohtien esittämisessä noudatetaan.

Liiketoiminnan kirjeenvaihto- tärkeä osa yrityskuvaa. Hän voi olla suuri apu. menestyvä ura tai vahingoittaa kumppanuuksia.

Liiketoiminnan kirjeenvaihto on eräänlainen taide. Sitä voidaan verrata oratorioon. Me kaikki tiedämme, että puhuja on opittava ja että tietomme ja taitomme on siirrettävä todelliseen elämään. Samalla tavalla liikekirjeenvaihdossa on noudatettava tiettyjä liikekirjeenvaihdon sääntöjä, ja on myös erittäin tärkeää käyttää liikekirjeen etikettiä tärkeiden asiakirjojen asiantuntevaan laatimiseen.

Liikekirjeiden kirjoittamisen pääominaisuus on käyttää liiketoiminnan kieltä. Muodollinen kirjeenvaihto käyttää yhtenäisiä puhekuvioita, jotka koostuvat yrityskirjoittamiseen käytetyistä vakiolauseista. Eli liikekirjeenvaihdossa käytetään omituisia kliseisiä lauseita, joiden avulla voit ilmaista ajatuksia tarkemmin ytimekkäällä tulkinnalla. Tämä kirjoitusasu on jo käytössä. pitkiä vuosia ja auttaa aina muutamassa minuutissa säveltämään halutun tekstin helposti.

Ei koskaan liikekirjeenvaihdossa älä käytä tunnetyyliä ajatuksen ilmaisu. Käytä yleensä neutraalia kerrontyyliä. Käytä loogisia arviointityökaluja. Älä käytä dialektisia ja puhekielisiä ilmaisuja. On kiellettyä käyttää välilyöntejä ja deminutiivisanoja. Myös modaalisten sanojen käyttöä ei suositella. Liikeasiakirjassa tulee olla selkeä looginen ajatus.

Eli yksi tärkeistä ehdoista yritysasiakirjan kirjoittamiselle on se, että on noudatettava semanttista tarkkuutta.

Liikeasiakirjan käytännön arvo riippuu tarkkuudesta ja johdonmukaisuudesta. Käytä moniselitteisiä sanoja huolellisesti, jotta vastaanottaja ymmärtää sinut oikein.

Liiketoiminnan kirjeenvaihdon tulisi sisältää paitsi tuomioita ja ajatuksia myös tosiasiallinen komponentti (eli kaiken on tuettava tosiasioilla). Tosiasioiden on kuitenkin oltava totta, ja ne on valittava huolellisesti, tutkittava ja niiden luotettavuus tarkistettava. Tämä on välttämätöntä, jotta vastaanottaja voi helposti ymmärtää kirjeesi merkityksen.

Jos olet kirjoittanut liikekirjeen asiantuntevasti ja järkevästi, olet luonut uuden työkalun tavoitteesi saavuttamiseksi.

Tehdään johtopäätös: Yritysasiakirjan pääkomponentit ovat tarkistettuja tietoja, hyvin valittuja tosiasioita ja todisteita.

liikekirjeen etiketti on joukko tiettyjä yhteiskunnassa vahvistettuja sääntöjä ja suosituksia. Asiakirjoja laadittaessa on ehdottomasti noudatettava näitä sääntöjä.

Soveltamisvuosien aikana yrityskirjeenvaihto on muuttunut, muuttunut ja nykyään sillä on erityisiä lomakkeita, joiden avulla voit esittää pyynnön, ilmoituksen, muistutuksen tai kieltäytymisen.

Yritysasiakirjan laatiminen, älä sovella omaa käsitystäsi, käytä vakiolomakkeita, ota yhteyttä yrityksen puolesta, älä itsesi puolesta. Eli kirjoita koko kertomus monikon ensimmäisessä persoonassa (oletetaan pronomini "me"), ja verbin loppu korostaa, että tämä on esityksen julkinen luonne.

Kiinnitä huomiota myös vakuuslomakkeisiin. Käytä mieluiten passiivinen ääni. Katsotaanpa esimerkkiä. Lause "Laitteen toimittamatta jättäminen, laitteita ei toimitettu" kuulostaa liian ankaralta ja antaa vaikutelman, että tiettyä henkilöä syytetään, kun taas lause "Laitetoimitusvelvoitteita ei täytetty" korostaa tilauksen toimittamatta jättämistä ja ei peritä maksuja.

Myös liikekirjeenvaihtosäännöt on suositeltavaa valita verbimuodon muodot - täydelliset ja epätäydelliset verbityypit. Joskus käytetään lisäaksentteja - johdantoilmauksia ja lauseita, joiden avulla voit lievittää jännitystä tervehdysäänessä ja koko tekstissä, mutta silti täyttää kohteliaisuuden ja tahdikkuuden, hyväntahtoisuuden ja herkkyyden vaatimukset ja samalla säilyttää vastaanottajan ammattimaisuuden. .

Virallisissa teksteissä käytetään kunnioittavan muotoisia sanoja, tunnevärisiä sanoja sekä neutraaleja vetoomuksia. Yrityskirjeenvaihdon säännöt sallivat sinun hakea henkilökohtaisen suunnitelman kirjeessä nimellä - isännimellä. Jos lisäät sukunimen, se tekee osoitteesta virallisemman ja virallisemman.

Kun selvität suhteita kumppaneihin tai organisaatioihin, kirjoita tekstit kahteen osaan - yksi toimittaa päätökset, toinen - päätöksen johtopäätös. Nämä osat voidaan vaihtaa keskenään. Mutta jos päätös on kielteinen, aloita perusteluista ja ilmaise päätös kirjeen toisella puoliskolla. Joten kirje on vähemmän kategorinen eikä vahingoita vastaanottajan itsetuntoa millään tavalla.

Yrityskirjeenvaihdon kieli tarkoittaa sääntöjä, jotka on kehitetty liikeasiakirjojen allekirjoittamista varten. Järjestystä on noudatettava. Jos saat johtajan allekirjoittaman kirjeen, on kirjeesi oltava myös johtajan tai ensimmäisen sijaisen allekirjoittama, kun vastaat. Vastauksessa sinun on välitettävä ydin tarkasti ja johdonmukaisesti noudattaen sisältöä.

Älä koskaan aliarvioi liikekirjeenvaihtoa. Liikekeskustelun ohella hän voi olla hyvä apu uralla. Tai päinvastoin, pilata kumppanuussuhteet. Lisäksi kaupan onnistuminen tai liittolaisten hankkiminen voi riippua yhdestä sanasta. Yrityskuva perustuu kykyyn käydä pätevästi kirjeenvaihtoa.

Hyvä puhuja ei välttämättä ole hyvä kirjoittaja. Vaikka liikemies pystyy voittamaan kilpailijoiden luottamuksen yhdellä silmäyksellä, keskustelemaan kenen tahansa kumppanin kanssa, jos hän on loistava pitää kokouksia ja liikekeskusteluja, kirjalliset asiakirjat voivat olla kuivia ja haalistuneet. Monet ihmiset vain istuvat tuntikausia tyhjällä pöydällä tietämättä mistä aloittaa. Liiketoiminnan kirjeenvaihto- Tämä on joukko sääntöjä ja työkaluja, jotka sinun on tiedettävä voidaksesi laatia asiakirjoja pätevästi.

Kirjallisen puheen pääominaisuus on yhtenäisten puhevälineiden käyttö ja jatkuva toisto. Postimerkkejä löytyy usein virallisesta kirjeenvaihdosta. Ne sallivat parempi ilmaista ajatus, sulje pois erilaisia ​​tulkintoja tekstiä, jotta se olisi ytimekkäämpi. Vain tätä klisesarjaa voidaan käyttää asiakirjan tai kirjeen kirjoittamiseen. Vakiolauseita on käytetty kirjallisessa puheessa vuosikymmeniä, joten kuka tahansa voi helposti säveltää tekstiä. Sinun ei tarvitse valita sanamuotoa pitkään, koska ne ovat kaikki käsillä. Leimalauseita käyttävät asiakirjat kirjoitetaan minuuteissa eivätkä vaadi paljon vaivaa.

Liikekirjeenvaihto ei hyväksy liiallista emotionaalisuutta esityksessä. Siinä on neutraali sävy. Emotionaalisten arviointikeinojen sijaan käytetään loogisia keinoja. Älä käytä asiakirjoissa murteita tai puhekielisiä ilmaisuja. Tabu on myös asetettu välilauseille tai sanoille, joissa on subjektiivisia arviointiliitteitä (esim. deminutiivit). Modaalisia sanoja ei myöskään toivota käyttää virallisessa puheessa. Tekstiä kirjoitettaessa on keskityttävä tosiasioihin, ei tunnekomponenttiin. Asiakirjan tulee noudattaa selkeää esityslogiikkaa.

Semanttinen tarkkuus ei ole yksinkertainen sääntö, se on tärkeä ehto, joka varmistaa asiakirjan käytännön arvon. Looginen esitys toimii myös juridisena osana. Jos valitset sanan, joka tulkitsee sisällön kahdella tavalla, merkitys voi muuttua dramaattisesti. Koko teksti saa ei-toivotun tonaalisuuden.

Yrityskirjeenvaihdossa tärkeä rooli toistaa paitsi lauseiden rakentamisen, myös varsinaisen komponentin. Jokainen tuomio, jokainen asiakirjassa ilmaistu ajatus on tuettava riittävällä määrällä tosiasioita. Itse tosiasiat eivät saa olla samantyyppisiä tai merkityksettömiä. Asiakirjoja laadittaessa on tarpeen valita tiedot huolellisesti, tarkistaa kaikki tiedot ja kiinnittää huomiota niiden luotettavuuteen. Jos kaikki tosiasiat vastaavat näitä parametreja, lukija ymmärtää helposti kirjoitetun merkityksen, hän ei tarvitse lisäponnisteluja tai tietoja ymmärtääkseen.

Lisäksi useimpien liikeasiakirjojen tarkoitus on vakuuttaa lukija ymmärtämään kantansa. Pätevä ja vakuuttava argumentointi on tärkein työkalu tämän tavoitteen saavuttamiseksi. Varmennetut tiedot, riittävä määrä tosiasioita ja todisteita ovat minkä tahansa asiakirjan pääkomponentteja: kirjeitä, muistio tai Mainostarjous.

Liikekirjeen puheetiketti

Kuten julkinen etiketti, liikeviestinnän etiketti on joukko sääntöjä, jotka ovat juurtuneet yhteiskuntaan. Normi ​​edellyttää näiden sääntöjen noudattamista asiakirjojen valmistelussa, kirjallisessa yhteydenpidossa kollegoiden ja kumppaneiden kanssa.

Monien vuosien ajan liikekirjeenvaihto on liitetty henkilökohtaiseen kirjeenvaihtoon, joten asiakirjoissa käytettiin ensimmäisen persoonan verbejä. Sitten kirjeet alkoivat saada julkista luonnetta, ja henkilökohtaiset kirjeenvaihdot eivät enää korreloineet tämän luonteen kanssa. Siksi liikekirjeenvaihdossa käytetyt sanalliset kaavat alkoivat ajan myötä muuttua.

Sanallisen kohteliaisuuden ilmaisuista tuli muutoksen kohteita. He alkoivat siirtyä pois liikepuheesta ja väistyä kiinteille ilmauksille. Nykyään on olemassa erityisiä vakaita lomakkeita, joiden avulla voit ilmaista pyynnön tai kieltäytymisen, muistutuksen tai ilmoituksen. Aiomme selittää liikekirjeen ominaisuudet pronominien käytön kanssa.

Asiakirjoja kirjoitettaessa henkilökohtainen käsitys ei koske, koska välitetyt tiedot ovat vakioita. Liikekirjeenvaihdossa ilmaistut intressit eivät ole ilmaisia erityinen henkilö vaan koko organisaatio tai yritys. Kaikki asiakirjoissa kuvatut pyynnöt tai vetoomukset ovat monikon ensimmäisessä persoonassa, ei yksikössä. Eli pronomini "me" oletetaan, ei "minä". Itse pronominia "me" ei kuitenkaan ole kirjoitettu. Osoitteen julkinen luonne ilmaistaan ​​käyttämällä verbimuotoa. Verbin pääte määrittää tarkasti esityksen tyypin monikon ensimmäisessä persoonassa.

Erityistä huomiota kiinnitetään vakuuslomakkeisiin. Passiivisen äänen käyttö on suositeltavaa. Esimerkiksi lause "Et ole täyttänyt velvollisuuksiasi, lämmityspattereiden vaihto ei tuotettu” näyttää liian ankaralta, ikään kuin kirjoittaja syyttää tästä tiettyä henkilöä. Passiivisen äänen käyttö - "Patterien vaihtovelvoitteita ei täytetty" antaa sinun osoittaa itse velvoitteiden täyttämättä jättämisen, eikä se aiheuta syytöksiä. Syyllisiä oletetaan, mutta niitä ei ole erikseen tunnistettu.

Voimassa olevien vakuuksien käyttäminen allokoinnissa on suositeltavaa virallinen Se on kuvattujen toimien lähde. Esimerkiksi "lakipalvelu selittää..." Tässä tapauksessa on parempi käyttää suoraa sanajärjestystä ja valita verbimuodoksi nykyinen aika.

Passiivisen äänen käyttö liittyy tarjottavan tiedon luonteeseen. Jos on tarpeen keskittyä toimintaan, ei esiintyjään, voidaan käyttää passiivisia äänilomakkeita: kirje on lähetetty, hakemus on vastaanotettu jne. Passiivinen ääni soveltuu myös lauseisiin, joissa kohde on ilmeinen. Esimerkiksi "työn määräajat on jo määritetty."

Lisäksi, liikekirjeenvaihtosäännöt säätelee verbimuodon valintaa. Epätäydellistä aspektia käytetään korostamaan ei-toivottua toimintaa, joka toistuu jatkuvasti. Esimerkiksi "Työntekijät rikkovat rutiininomaisesti turvallisuussääntöjä." Täydellinen näkymä voi korostaa toiminnan täydellisyyttä, esimerkiksi "Työntekijät ovat aloittaneet työnsä."

Vaikka asiakirjat ovat neutraaleja, joskus on tarpeen lisätä lisäaksentteja. Tätä varten käytetään johdantosanoja ja ilmaisuja. Usein johdantorakenteet avulla voit lievittää jännitystä tarinan sävyssä. Esimerkiksi lause "Lähetä asiakirjat toimistossasi" kuulostaa liian kategoriselta. Jos muutat lausetta, lisää johdantosana: "Lähetä asiakirjoja, jotka näyttävät olevan toimistossasi", niin sävy muuttuu neutraaliksi, kategorisuus ja jännitys katoavat. Siksi koko ehdotus on tahdikkuuden ja kohteliaisuuden normien mukainen.

Toinen esimerkki osoittaa kunnioittavan sävyn antamista asiakirjalle. Ilmaus "Pyyntöäsi ei voitu hyväksyä" eroaa merkittävästi lauseesta "Valitettavasti pyyntöäsi ei voitu hyväksyä". Toinen vaihtoehto on hyväksyttävämpi liikekirjeen etiketin kannalta. Voit siis osoittaa kunnioitustasi ja välttää liiallista töykeyttä.

Myös johdantorakenteet tekevät tekstistä vähemmän kuivaa. Lause "Lähetä, jos mahdollista, edustaja asiantuntijana määrittämään tuotteidemme laatu" olisi liikeetiketin sääntöjen mukainen.

Johdatussanojen ja -rakenteiden käyttö tekee liiketekstistä vähemmän kuivaa ja kategorista. Heidän avullaan voit osoittaa kunnioitusta vastaanottajaa kohtaan, osoittaa hyvää tahtoa ja herkkyyttäsi. Näin voit säilyttää vastaanottajan ammatillisen ylpeyden.

Useimmiten asiakirjoissa ja muissa virallisissa teksteissä käytetään sanan "kunnioitettu" muotoja. Jos laitat pilkun valituksen jälkeen, lause tulkitaan neutraaliksi, jokapäiväiseksi. Jos laitetaan Huutomerkki, niin se osoittaa asiakirjan tärkeyden, sen merkityksen.

Kun viitataan saman ammatin henkilöihin, ilmaisu "rakas kollega" (tai "rakkaat kollegat", jos me puhumme ihmisryhmästä). lause " Hyvät kollegat” käytetään useammin virallisia onnitteluja kirjoitettaessa, koska sillä on tunnepitoinen konnotaatio. Neutraalissa osoitteessa käytetään yksinkertaisesti sanaa "kollegat".

Kaikki liikekirjeet eivät ole virallisia asiakirjoja. säännellään, että henkilökohtaista tekstiä kirjoitettaessa on suositeltavaa puhua henkilölle nimellä ja sukunimellä. Sukunimi lisää muodollisuutta, tekee valituksesta kohteliaamman ja muodollisemman.

Kumppanien tai organisaatioiden välisten suhteiden selventämiseksi laaditaan tekstejä, jotka koostuvat kahdesta osasta. Ensimmäinen osa perustelee päätöstä, toinen on johtopäätös tästä päätöksestä. Tekstin luonteesta riippuen nämä osat voidaan järjestää eri järjestykseen. Psykologisesti on parempi siirtää kielteinen päätös kirjeen loppuun aloittaen perusteluista. Jos päätös on myönteinen, voit aloittaa tekstin sillä ja kirjoittaa sitten perustelun.

Kielteisen päätöksen sisältävää asiakirjaa laadittaessa tulee kiinnittää erityistä huomiota perusteluihin. Tarkin ja yksityiskohtaisin perustelu auttaa tekemään asiakirjasta oikeamman, luomaan kunnioittavan sävyn. Äkillinen hylkääminen voi vaikuttaa vastaanottajan itsetuntoon, millä on usein negatiivinen vaikutus tuleviin ihmissuhteisiin. Jos sijoitat asiakirjan alkuun yksityiskohtaisen ja yksityiskohtaisen perustelun, itse kieltäytymistä ei koeta jyrkästi negatiivisesti.

Yrityskirjeenvaihdon säännöt eivät hyväksy liiallista emotionaalisuutta esityksessä. Asiakirjojen ja kirjeiden tulee pitää kertomus neutraalina. Tämä tekee niistä objektiivisempia. Et saa käyttää töykeitä ilmaisuja, osoittaa epäkunnioitustasi tai tahdikkuuttasi vastaanottajaa kohtaan. Vältä myös liiallista kohteliaisuutta. Liikekirjeenvaihdossa ei pitäisi olla lauseita, kuten "älä kieltäydy kohteliaisuudesta". On parempi pysyä kuivassa ja tiukassa esittelyssä kuin käyttää kohteliaita muotoja väärin.

Liikepuheen neutraalisuus ja julkinen luonne ei tarkoita, etteikö keskustelukumppani olisi kiinnostunut siitä, kuka hänelle on lähettänyt liikekirjeen. säätelee asiakirjojen allekirjoittamista koskevia sääntöjä. On olemassa virallinen määräys, jota on noudatettava. Jos kirjeen on allekirjoittanut yrityksen johtaja, siihen tulee vastauksessa olla myös johtajan tai hänen sijaisensa allekirjoitus. Jos kirjeen on allekirjoittanut sijainen, johtaja voi vastata siihen etiketin mukaisesti.

Yksi tärkeimmistä aiheista, joita käsitellään liikekirjeitä kirjoitettaessa, ovat pyynnöt. Pyynnön lisäksi on sisällytettävä sen perustelut. Pyyntökirjeet kirjoitetaan saman kaavan mukaan henkilökohtaisen tai kollektiivisen hakemuksen lomakkeiden kanssa. Pyynnön esittämiseen liikekirjeessä on useita vaihtoehtoja:

• käyttämällä yksikön ensimmäisen persoonan muotoa (Please ...);
• käyttämällä monikon ensimmäisen persoonan muotoa (Please ...);
• käyttämällä yksikön kolmannen persoonan muotoa (Organisaatio pyytää...);
• käyttämällä monikon kolmannen persoonan muotoa (puheenjohtajan ja hallituksen pyynnöstä).

Liikekirjeen etiketti viittaa siihen, että kirjeisiin on vastattava. Vastauksen luonne riippuu pyyntökirjeen luonteesta.

Jos pyyntökirje on vastaanotettu, vastauksessa on oltava perustelut ja päätös siitä, hyväksytäänkö pyyntö vai ei. Jos on vastaanotettu tarjouskirje, tulee vastauksessa olla päätös siitä, hyväksytäänkö tarjous vai ei. Jokaisessa vastaussähköpostissa on linkki pyyntösähköpostiin. Asiakirjaa koottaessa on välttämätöntä ilmaista sen olemus tarkasti ja johdonmukaisesti, huomioida sisällön identiteetti.

Jos löydät virheen, korosta tekstinpätkä ja napsauta Ctrl+Enter.

Liikenneetiketti yleensä on vuonna 2010 vahvistettu käyttäytymisjärjestys yritysviestintä. Etenkin liikeetiketti ilmenee kirjeen tekstin esittämisenä, ensisijaisesti valitusmuodoissa, pyyntöjen, muistutusten, kieltäytymisten, väitteiden ilmaisemisessa, argumentointimenetelmissä, ohjeiden muotoilussa, viimeisissä sanoissa.

Vetoomus - vaadittu elementti kaupallinen kirjeenvaihto. Valitusta on nyt alettu käyttää liikekirjeissä, jos kirje on osoitettu suoraan virkamiehelle. Yleisiä osoitekaavoja ovat esimerkiksi seuraavat: Dear Sir (Rouva), sukunimen; Hyvät kollegat (kun puhut ryhmälle henkilöitä, joilla on yhteinen ammatti); Hyvä Sergei Ivanovich (kutsukirjeissä, vetoomuksissa kuuluisille ihmisille) jne.

Liikekirjeenvaihdossa pronominit "minä", "hän" tulee jättää pois, niiden sijaan käytetään pronomineja "me", "sinä". On muistettava, että passiiviset rakenteet ovat parempia kuin todelliset: ei "me teemme sen", vaan "me teemme sen"; ei "tarjoat", vaan "tarjotit" ... jne.

Myönteisen kuvan muodostumiselle organisaatiosta on erittäin tärkeää noudattaa sellaista liikeetiketin normia, kuten oikea-aikainen vastaus pyyntöön, liikeehdotukseen jne., kun voit antaa lopullisen vastauksen. Pahoittelut viivästyksestä: "Pahoittelemme odottamatonta viivästystä ja sinulle aiheutunutta haittaa."

Jos odotit vastausta ja se on sinulle tärkeää, kiitä seuraavassa kirjeessä kumppanillesi. Esimerkiksi: "Kiitos tämän vuoden 16. marraskuuta päivätystä kirjeestä, jossa pyysit ...".

Jos sinuun on tullut pyyntö, jota et voi täyttää, perustele kieltäytymisesi, suosittele vastaanottajaa ottamaan yhteyttä toiseen organisaatioon tai sinuun, mutta myöhemmin. Älä turvaudu siihen, mitä yleisesti kutsutaan "perääntymiseksi".

Liikekirjeenvaihdossa on sopimatonta käyttää teeskenteleviä, sokerisia ilmaisuja, kuten "Ole niin kiltti ...", "Älä kieltäydy kohteliaisuudesta ilmoittaa ..." jne.

Jos haluat muistuttaa kumppania tarpeesta täyttää hänen velvoitteensa, muotoile muistutus rauhallisesti, ilman raakoja ilmaisuja, esimerkiksi: ”Muistutamme, että sopimuksen täyttämisen määräaika 16.12.2002 nro 25 /42 vanhenee...”. Vastauksena kovaan valituskirjeeseen, noudata myös tätä normia: "Meidän on pahoiteltava sekä sinulle että asiakkaillenne aiheutunutta haittaa, joka johtuu tavaroiden myöhästymisestä ...".

Kun valmistellaan vastauskirjettä, kiinnitä huomiota tarvittavan "osoittajan" suunnitteluun. Jos johtaja on allekirjoittanut vastaanotetun kirjeen, vastaus tulee osoittaa hänen nimelleen, jos toinen virkamies - vastata hänen nimeensä.

Etiketin ilmentymä on myös lopullisten kohteliaisuuskaavojen käyttö. Jos kirjeen teksti alkaa kaavalla henkilökohtaista vetoomusta vastaanottajalle, niin tekstin lopussa, ennen allekirjoitusta, tulee olla lopullinen kohteliaisuuskaava: "Kunnioituksella ..."; joissakin tapauksissa - "Teidän ...", "Ystävällisin terveisin ...".