Как справиться со сложными делами? Амбициозные цели?! как съесть слона…

Закрыть работающие программы

Мы с вами проводили ревизию времени и делали снимок дня. Сегодня проведем ревизию того, что незримо отравляет нашу жизнь и отнимает у нас энергию.

Представьте: вы хотите посмотреть на своем компьютере фильм. Но в то же время вы оставили открытыми кучу программ: визуальный редактор, браузер с кучей вкладок, скайп и несколько документов. Вы открываете фильм, но он почему-то идет урывками - тормозит. Компьютер гудит, перегревается в попытках осилить множество параллельных процессов, но в конечном итоге перегорает.

Мало кто задумывался, что то же самое происходит и с нами, когда мы открываем и не завершаем множество задач . Наш мозг помнит о каждой, потому что начатое нужно довести до конца. Отдать книгу в библиотеку, перешить любимое платье, отремонтировать сапоги… В число этих «повисших» задач входит все, что под грифом «отложить на потом». Это задачи не первой важности. Но мы держим их в голове на случай, когда появится свободное время. И даже когда оно появляется, заниматься ими нам не хочется.

Что же делать?

Выделите час, не меньше. Возьмите тетрадь и выпишите все задачи, которые вы поставили в режим ожидания свободного времени. Все-все . Весь час вы потратите на вспоминание чего-то еще. Но не останавливайтесь, пока час не пройдет. Все. Теперь каждому делу в списке назначьте дедлайн и придумайте как проще и быстрее всего от него отделаться. По возможности делегируйте . Встраивайте в свое расписание. Делайте что хотите, но у вас есть месяц, чтобы избавиться от этого списка.

Делегирование – не роскошь

В прошлой статье мы делали снимок дня. Это очень важное упражнение. Помимо того, что оно помогает найти дыры в расписании, снимок еще и помогает нам увидеть действия на которые мы тратим больше всего времени. А еще он демонстрирует нам как мы затягиваем подготовку к делам, бессознательно пытаясь оттянуть их во времени. Именно их нужно по возможности делегировать.

Считается, что делегирование - это финансовая возможность нанять помощника. Но это не так. На самом деле, первые, кому мы можем делегировать, это ближний круг - родные. Как правило, они рады нам помочь, ведь для многих то, что для вас является тяжелой рутиной, совершенно не обременительно.

Подключайте детей и вообще всех, кто располагает массой свободного времени. Также можно подключить знакомых. Пользуясь теорией шести рукопожатий - всегда можно найти нужного мастера и воспользоваться его услугами с большой скидкой или бартером. Мамочки могут объединиться и по очереди устраивать у себя дома детский сад. Сегодня одна сидит с детьми всех своих подруг, дав им возможность провести день так, как хочется, а завтра они меняются.

Съесть большого слона

Когда мы разгрузили голову от мелких фоновых задач и делегировали часть рутин, пришло время тех больших дел до которых давно не доходили руки.

Психологи называют такие задачи слонами за их необъятность.

Совершенно не ясно с какой стороны к ним подойти и как начать. Мы съедим этого слона по кусочкам, тогда он перестанет казаться таким большим.

Первое, что делаем - это выбираем задачу и намечаем ей дедлайн . Теперь нужно разбить задачу на этапы . Потом делим их на задачи и расписываем каждую задачу в пункты и так до тех пор, пока мы не дойдем до односложных действий. Например, проект «сходить к стоматологу» может долгие годы висеть в памяти до тех пор, пока не заболит зуб. Но в нашей с вами методике для того, чтобы попасть к стоматологу, нужно расписать посещение врача по пунктам. Например:

1. Выбрать пять стоматологических клиник в районе дома.

2. Позвонить подруге, которая недавно советовала какого-то своего друга стоматолога. Обзвонить пять клиник и друга-стоматолога подруги.

3. Сравнить цены и уровень гарантий.

4. Записаться на прием.

5. Сходить на прием.

В таком виде у проекта есть шанс осуществиться куда больше, чем если это просто запись в ежедневнике «Сходить к стоматологу». Для того, чтобы все точно получилось, у каждого из этих шести пунктов должен стоять свой дедлайн. И заметьте: некоторые действия занимают 5 минут. Но все вместе они тянут на целую задачу. И так по отрезкам в 5 минут или час их можно раскидать на каждый день недели и вот уже за неделю мы съели слона!

в продолжение темы про пушистые хвосты. Поработав со списком своих незавершенных дел, вы явно обнаружите в них те, которые никак не укладываются в период получаса-часа. Они требуют значительно больше времени и включают многоэтапные действия. Они настолько объемны, что мы порой не знаем, с какой стороны к ним подступиться. Этакие слоны. А так как они еще и не особо срочные, то взаимодействие с ними откладывается и откладывается.
Как правило, это дела, которые на самом деле важные. Да, они не горят по срокам, но они могут качественно изменить нашу жизнь. Они могут вывести ее на новый уровень. Они требуют от нас преодоления и усилий. И поэтому все время хочется выделить для них побольше времени, чтобы заняться ими с толком, чувством, расстановкой. Мы к ним как бы внутреннее готовимся. Набираемся сил.
Да, мы готовимся есть слона вместо того, чтобы уже начать его есть. А если точнее, мы готовимся жить, вместо того, чтобы уже жить.
Мне это тоже очень знакомо. И сейчас передо мной стоит несколько таких слонов. И я уже вторую неделю «держу их в морозилке» вместо того, что начать «разделывать тушу». И это вторая неделя, когда внешний мир со своими делами управляет мной, а не я управляю внешним миром исходя из своих целей. Грустно? Немножко да. Что мной движет, когда я так делаю? Мое стремление к основательности. Порой излишнее. У вас это может быть что-то иное, что-то свое.
К чему я этим делюсь? К тому, что слоны возникают у каждого из нас. Точнее у каждого, кто хочет от жизни большего. Потому, что мы стремимся плыть против течения. И порой течение оказывается сильнее, и мы разрешаем уносить ему нас в сторону. Как в моем примере. Главное, вовремя спохватиться и начать грести в нужном направлении. К своим целям. А если мы хотим большего, то наши цели, как правило, амбициозны. Амбициозны для нас самих на этом этапе жизни. Мы как бы делаем себе вызов. Вызов, а я смогу осилить вот этого слона или нет?
Так вот, вернусь к большим делам (слонам). Их можно осилить, если поглощать их по кусочкам. Разбить большой проект на ряд крупных кусков. А потом каждый крупный кусок разделить еще на несколько мелких. А каждый мелкий на несколько маленьких задач. Получится схемка в виде дерева. И каждые мелкие задачи — это конкретные дела или действия, которые можно сделать методом быстрого отстрела. И там по маленьким кусочкам, вы сами не заметите, как большой слон начинает уменьшаться в размерах.
Главное, начните с того, что найдите каждый день немного времени для продумывания плана «разделки туши», а потом для выполнения задач по слону. Присвойте этой задаче статус приоритетной и выполняйте ее как можно раньше остальных дел. Тогда появится ощущение, что вы живете, исходя из своих интересов.

А мне понравилось. С энтузиазмом я ринулась применять полученные знания в повседневной жизни. И знаете, получалось! Моя карьера стала двигаться вперед, жизнь заиграла новыми красками.

Условие поставлено. Перед вами огромное млекопитающее. Среднестатистический самец весом 5 тонн, высотой 3,5 метра. От того, сможете ли вы его съесть, зависит ваша жизнь и благополучие всего человечества. Привлекать других людей по условиям задания нельзя. Ваши действия?

Правильно! Слона можно съесть только по частям! Подготовив необходимые инструменты для разделки туши, вы кромсаете громадину на кусочки, и через определенное время (тут уж от личного метаболизма зависит) — планета спасена, а вы купаетесь в лучах заслуженной славы.

Теперь от метафор перейдем к делу.

Какие долгосрочные цели стоят перед вами на сегодняшний день? Похудеть на 20 килограммов? Выучить суахили? Или написать, наконец-то, нетленку из жизни эльфов Серединного мира? Не стесняйтесь, если кому-то постороннему ваша цель кажется мелкой и приземленной. Бывают слоны карликовые, а бывают африканские. К тому же никто не заставляет вас оповещать о своих желаниях окружающих.

В сладких фантазиях вы давно нежитесь на золотистом песочке пляжа, демонстрируя завистливым женщинам и восхищенным мужчинам свое постройневшее, помолодевшее тело? А может, прижимаете к груди сладко пахнущую свежей типографской краской книгу со своей фамилией на обложке? Или… Зачем вам понадобился суахили, мне придумать не удалось. Но это ваши проблемы. Надо — так надо!

Сколько можно мечтать? Давайте за работу!

Этап первый — подготовка необходимых инструментов.

Адреса ближайших к дому фитнесс-центров, русско-суахильский словарь, самоучитель А. Пупкина «Как написать шедевр». Примерно такой набор видится мне, скованной недостатком информации о ваших желаниях. Ваша же фантазия безгранична. Вы уже давно продумали, что может помочь в работе. Так что — дерзайте! От меня только совет: не нужно затягивать подготовительный этап. Время в данном случае работает против вас.

Этап второй — контроль.

Кстати, сколько времени вы отвели себе на решение глобальной задачи? Год? Полгода? Пока не знаете? Правильно! Тут все зависит от многих факторов: вложения средств, времени, которое вы можете уделить решению проблемы, физических возможностей.

Делите слона на небольшие кусочки. Такие, чтоб не подавиться. Худеть на полкило в неделю, писать по две страницы в день, учить по 500 новых слов в месяц. Расчерчиваем табличку, где указываем исходные и желаемые данные. Много пустых клеточек в таблице понадобятся для внесения промежуточных результатов. Вуа-ля!

И не забывайте себя поздравлять с маленькими победами. Каждая из них — ступенька к большой цели.

Этап третий — действие.

Самая скучная часть. Тут нужно просто делать дело. Не поддаваться лени и слабости, находить необходимые вдохновение и мотивацию. И работать, работать, работать…

Этап четвертый — победа.

Звучат фанфары. Вы оглядываетесь назад, вспоминаете, какую огромную работу проделали и с гордостью говорите: «Я съел слона!»

Путь к цели часто непрост. Но пусть нас не пугают трудности. В их преодолении заложено немало удовольствия. А теперь — вернемся к нашим слонам! Приятного аппетита!

Прокрастинация - этот сложный с виду термин на самом деле обозначает стремление откладывать все дела «на потом». «Начну писать проект с понедельника», «позвоню клиентам после обеда», «не могу начать писать курсовую, опять все останется на последнюю неделю», «начну писать статью, чтобы закончить ее за 10 минут до дедлайна», - такой подход к выполнению намеченного знаком практически всем.

Как бороться с прокрастинацией, как перестать откладывать жизнь на потом, не отвлекаясь на мелочи, крадущие драгоценное время?

Основные компоненты прокрастинации

Этому феномену посвящено немало исследований психологов и нейробиологов, под симптомы прокрастинации подведен научный фундамент, и даже существует формула, ее описывающая.

Компоненты прокрастинации:

• Низкий уровень ожиданий . Вы откладываете выполнение дела, в успехе которого не уверены. Не начинаете использование диеты, потому что сомневаетесь в ее эффективности; не пишете книгу, потому что не думаете, что она будет интересна читателям; не идете записываться на курсы массажистов, потому что уверены, что не найдете работу по этой специальности, и т. д.
• Откладываемая задача не содержит для вас никакую ценность . Мы избегаем выполнения неприятных для нас дел, особенно если наготове есть альтернативные варианты времяпрепровождения.

  Какая разница, когда будет наведен порядок на рабочем столе (вымыты окна, разобраны документы, заполнена налоговая декларация), днем раньше или днем позже? А пока можно разложить пасьянс (полистать журналы, пропустить по бокалу пива, поиграть в «Танки»).

• Импульсивность того, кто планирует свое время . Такие люди, горячо отдаваясь одной стороне своей жизни, напрочь выпускают из виду другие проблемы, требующие внимания.

  Не забронировал номер в гостинице заранее, потому что сначала занимался более срочными делами, а потом просто забыл; не подал вовремя документы на повышение квалификации, потому что сначала сдавал проект, а потом навалились семейные проблемы, - многие люди, спонтанно строящие свою жизнь, могут привести достаточно таких примеров.

• Промедление, отсрочки . Установка примерно такая: чем больше времени до наступления события, тем меньше шагов предпринимается по его реализации. Почти наверняка вам приходилось в спешке заканчивать то, что можно было бы сделать не спеша, причем о сроке сдачи проекта (курсовой, отчета, статьи, книги) вы знали задолго до крайней черты (дедлайна).

  И как неприятно осознавать, что можно было бы сделать работу лучше, ярче, качественней. Этот компонент сильней всего проявляется у импульсивных людей.

Как бороться с прокрастинацией, используя эту формулу? Все просто:

• увеличить веру в успех (долю ожидания),
• повысить ценность события (сделать награду приятной),
• уменьшить импульсивность при выполнении,
• снизить количество времени, затраченного на промедление и отсрочки.

Повышение оптимизма

• «Спираль успеха» . Поставьте перед собой несколько вполне достижимых целей, желательно по освоению чего-то нового, и последовательно и настойчиво достигайте их.

  Успех в новом деле мотивирует на успех в решении большинства жизненных задач. Подсознание настроится на успех и проблема, как избавиться от прокрастинации, приблизится к своему разрешению.

• «Мысленное сравнение» . Сопоставьте две картины: того, к чему вы стремитесь, и картину того, что есть на данный момент. Стимулом станет понимание того, что ситуацию нужно срочно менять.
• «Заместительная победа» . Здесь требуется заразиться оптимизмом от тех, кто уже узнал секрет того, как перестать откладывать жизнь на потом. Нужно присоединиться к позитивным сообществам, объединениям, читать книги и слушать лекции тех, кто познал вкус успеха.

Повышение ценности задачи

• «Поток». Выполняя скучную задачу, усложните ее, чтобы найти толику интереса для себя. Например, нарезая овощи для консервирования, придайте им замысловатую форму. Придумывая странные игры и задачи, вы войдете в своеобразное состояние потока.
• «Поиск значения». Найдите связь между выполняемой задачей и любимым делом, построив логическую цепочку. Например: посещение курсов повышения квалификации поможет получить категорию, это приведет к повышению зарплаты. Лишние доходы позволят выделить больше средств для хобби – коллекционирования того, что вам нравится собирать.
• Занимайтесь неинтересным делом в период боевой готовности организма. Используйте для этого продуктивный период, связанный со своими биоритмами.
• Нормализуйте свой рацион, отказавшись от мучной пищи в пользу овощей и фруктов.
• Делайте простейшие упражнения, занимайтесь спортом.
• Постарайтесь навести порядок в своей рабочей зоне. Даже если вы убежденный сторонник регулируемого хаоса, беспорядок подсознательно влияет на наше настроение.

Импульсивность под контролем

Чаще всего эти факторы – телевизор и интернет, главные враги последовательной работы. Придется их просто отключить, не поднимается рука сделать это самим – попросите об этом одолжении близких. Можно назначить себе ощутимое наказание за невыполнение той или иной задачи и рассказать об этом кому – нибудь, кто сможет проконтролировать ее выполнение.

Ешьте слона по частям

Сроки для выполнения маленьких задач заметно короче, и это помогает начать работу над задачей, что очень часто – самое трудное. «Дорога в тысячу ли начинается с первого шага» - говорит китайская пословица в подтверждение вышесказанному. Выполнив первую маленькую задачу, можно считать, что и большая цель приблизилась. Дальше очередь второго и последующих этапов.

Решая проблему, как перестать , нужно определить, какой из компонентов прокрастинации в вашем случае нуждается в коррекции и воспользоваться полезными рекомендациями.